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業(yè)主檔案管理制度
在現(xiàn)在社會，越來越多地方需要用到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編精心整理的業(yè)主檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
業(yè)主檔案管理制度1
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責(zé)
1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的.《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;
b、業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關(guān)支持文件
《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
業(yè)主檔案管理制度2
管理處業(yè)主檔案管理程序
一.目的
規(guī)范客戶檔案的管理工作。
二.適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的動態(tài)管理。
三.職責(zé)
1.物業(yè)部主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2.行政接待人員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四.程序要點
1.業(yè)主檔案內(nèi)容。
1)經(jīng)業(yè)主簽署的《業(yè)主公約》。
2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
6)《業(yè)主入住驗房表》。
7)《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。
8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
10)業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書)。
11)其他應(yīng)保存的'資料。
2.檔案盒(夾)的制作。
1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
2)在檔案標(biāo)貼紙上的打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理公司××管理處物業(yè)部管理的業(yè)主檔案。
3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3.業(yè)主檔案袋的制作。
1)準(zhǔn)備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。
2)將寫有'棟號、樓層號、房號'的標(biāo)貼紙貼在檔案袋封面上。
4.將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
5.將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
6.按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
7.業(yè)主檔案的跟蹤。
1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,行政接待人員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;
b)業(yè)主發(fā)生更替時。
2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,行政接待人員應(yīng)至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。
3)對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應(yīng)及時為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
8.業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
9.業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
10.具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
11.本規(guī)程執(zhí)行情況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績效考評的依據(jù)之一。
12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便于檢索;
13.檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;
14.借閱檔案要經(jīng)過批準(zhǔn),并做好記錄。
業(yè)主檔案管理制度3
(20xx年x月x日業(yè)委會會議通過)
第一條所有檔案資料,由業(yè)主委員會指定專人負(fù)責(zé)保管。
第二條各種檔案資料應(yīng)分類進行登記、編號,妥善保管。
第三條檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。
第四條檔案資料主要包括:
(一)各類會議記錄、紀(jì)要;
(二)業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決議、決定等書面材料;
(三)各屆業(yè)主委員會產(chǎn)生、備案的材料;
(四)山莊內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊及業(yè)主聯(lián)系方式;
(五)訂立的物業(yè)管理服務(wù)合同;
(六)山莊標(biāo)識,有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件;
(七)業(yè)主和使用人的書面意見、建議書;
(八)維修資金收支情況清冊;
(九)會議錄音、錄像、照片等;
(十)竣工總平面圖,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料;
(十一)設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術(shù)資料;
(十二)物業(yè)工程驗收和質(zhì)量保修文件,物業(yè)使用說明文件;
(十三)物業(yè)管理所必需的其他資料,包括物業(yè)交費統(tǒng)計表、物業(yè)經(jīng)營開支統(tǒng)計表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊等;
(十四)其它有關(guān)材料。
第五條委員因工作需要須查閱檔案資料,并認(rèn)真填寫檔案查閱單,不得將資料帶出檔案室。
第六條業(yè)主查閱檔案資料,須經(jīng)兩名業(yè)委會委員簽字同意,并辦理查閱手續(xù),不得將資料帶出檔案室。
第七條查閱檔案的委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的'隱私權(quán),依法保守秘密,若泄密依法承擔(dān)全部責(zé)任。
第八條因管理不當(dāng),發(fā)生檔案資料遺失或殘缺,檔案管理人員的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償由此產(chǎn)生的損失。
第九條本制度經(jīng)業(yè)主委員會會議通過,按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。
業(yè)主檔案管理制度4
管理處的服務(wù)過程是小區(qū)運營的最基本的組成部分。負(fù)責(zé)公共區(qū)域各地點的各項服務(wù)場地管理,也是面對業(yè)主各類服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。
1、管理處的主要業(yè)主管理任務(wù):
管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內(nèi)容,才可能更好的服務(wù)業(yè)主。
2、管理處業(yè)主管理的日常工作包括:
及時上行下達業(yè)主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。
協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
做好與業(yè)主有關(guān)各類文件的.檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
接聽業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;
接聽業(yè)主工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù);
3、業(yè)主檔案管理
業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般
業(yè)主檔案包括以下的資料:
收集業(yè)主單位資料
業(yè)主繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
業(yè)主裝修工程文件
業(yè)主遷入時填具之資料
業(yè)主資料補充
業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料
緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料
業(yè)主與管理處往來文件
業(yè)主違規(guī)事項與欠費記錄
業(yè)主請修記錄
業(yè)主投訴記錄
10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)
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