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公司證照管理管理制度（精選14篇）
在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，越來(lái)越多地方需要用到制度，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。我們?cè)撛趺磾M定制度呢？以下是小編收集整理的公司證照管理管理制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
公司證照管理管理制度 1
一、公司證照由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。
二、證照是指由上級(jí)主管部門(mén)頒發(fā)的各類證書(shū)、批文等。如:營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書(shū)、稅務(wù)登記證、isp經(jīng)營(yíng)許可證等等。
三、證照的使用包括借用、復(fù)印等。
四、證照使用必須填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)單》。
五、證照借用程序:借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保理人。
六、證照復(fù)印程序:借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。
七、如需使用原件，則須總經(jīng)理核準(zhǔn)。
八、證照復(fù)印件必須加蓋再?gòu)?fù)印無(wú)效章。
九、證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫(xiě)《證照使用登記表》。
公司證照管理管理制度 2
1 .公司所有證照由總經(jīng)理辦公室保管，未經(jīng)總經(jīng)理同意，不得擅自委托他人保管。
2 .公司證照保管必須嚴(yán)格按規(guī)定辦理，并加鎖存放于安全柜內(nèi)。
3 .由總經(jīng)理辦公室建立證照臺(tái)賬并定期核對(duì)臺(tái)賬記錄與證照原件，保證二者相符。
4 .未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得攜帶拿出總經(jīng)理辦公室。
5 .未經(jīng)總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得私自動(dòng)用公司證照(包括管理證照人員)。對(duì)于非法使用證照者視情節(jié)輕重和造成損失的程度，按公司規(guī)定予以處罰。
6 .使用證照必須登記，注明使用證照的名稱、用途、時(shí)間、歸還日期等。
7 .管理證照人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。
8 .所屬分公司證照管理與使用參照上述制度執(zhí)行。
公司證照管理管理制度 3
第一章總則
公司印章、證件是公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外行使權(quán)力的標(biāo)志，也是公司名稱的法律體現(xiàn)。印章與證照是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，為進(jìn)一步規(guī)范公司所有印章、證照的安全使用及管理，維護(hù)印章與證照的嚴(yán)肅性，加強(qiáng)印章制發(fā)、使用、廢止及證照管理，提高各相關(guān)使用環(huán)節(jié)的工作效率，從而使公司印章、證件的管理更加趨于規(guī)范化、制度化，現(xiàn)結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。
第二章適用范圍
本制度適用于公司各部門(mén)、各子公司所有的印章和證照。
第三章職責(zé)范圍
1、公司總經(jīng)辦
2、負(fù)責(zé)建立健全公司印章、證照管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。
3、負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施與監(jiān)督。
4、公司其它各部門(mén)、子公司
5、負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行
第四章印章、證照分類
1、公司印章、證照的分類
2、公司印章包括行政專用公章、法人代表私章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、業(yè)務(wù)專用章、部門(mén)章、公司銀行U盾等。
3、證照包括企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照（正本、副本）、組織機(jī)構(gòu)代碼證（正本、副本）、衛(wèi)生許可證、特種行業(yè)許可證、銀行開(kāi)戶許可證、稅務(wù)登記證（國(guó)稅、地稅）、法人代表身份證（復(fù)印件）等。
第五章印章的刻制與注銷
1、凡因工作需要并符合規(guī)定配置或更換印章的部門(mén)，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《刻制印章申請(qǐng)表》向總經(jīng)辦或財(cái)務(wù)室提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)同意并批準(zhǔn)后方可刻制或更換。
2、印章刻制或新證照辦理或更換由總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，刻制標(biāo)準(zhǔn)或證照辦理應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。
3、申請(qǐng)新辦的印章或證照須在總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)室進(jìn)行登記，并做好印模采樣或證照掃描、復(fù)印工作，由總裁辦進(jìn)行存檔后，原件由使用部門(mén)簽收方可進(jìn)行辦理。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫(xiě)《印章管理登記表》，備案并留好印章樣圖。
第六章印章、證照的管理
1、印章、證照的管理
2、公司印章、證照由公司董事授權(quán)以下部門(mén)分別管理：
�。�1）公司的所有印章、證照，均由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)登記、留樣與存檔，印章應(yīng)注明啟用時(shí)間、廢止時(shí)間、廢止原因等，證照應(yīng)注明年檢年審時(shí)間，均應(yīng)明確相關(guān)保管人、經(jīng)辦人。
（2）由于印章磨損而需要更換印章或證照年檢到期，統(tǒng)一由公司總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)室登記、留樣或辦理年檢年審手續(xù)。公司總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)室應(yīng)對(duì)公司各類印章和證照保管明細(xì)進(jìn)行匯總并定期更新，明細(xì)表包括印章證照名稱、主管部門(mén)、專管人、辦理日期、年檢年審日期等。
（3）所有印章或證照均由專人管理，不得轉(zhuǎn)借他人，如有遺失、損壞和作廢，必須及時(shí)向公司總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)室報(bào)告。
3、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照（正副本）、公司公章、稅務(wù)登記證（正副本）、組織機(jī)構(gòu)代碼證（正副本）由總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)管理及使用。
4、銀行開(kāi)戶許可證、銀行支付U盤(pán)、法人印章、支票購(gòu)買憑證由財(cái)務(wù)室出納員負(fù)責(zé)管理及使用。
5、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)管理及使用。
6、總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)室專人保管《印章規(guī)范使用表》，財(cái)務(wù)專用章、法人代表私章統(tǒng)一收歸公司財(cái)務(wù)部專管，行政公單統(tǒng)一收歸公司總經(jīng)辦專管，不得授權(quán)委托管理。
7、部門(mén)撤銷或重組，原使用部門(mén)有關(guān)印章、證照應(yīng)交回公司總經(jīng)辦，由公司總經(jīng)辦上報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后負(fù)責(zé)作廢、保存、銷毀或辦理注銷手續(xù)。
8、印章或證照丟失、損毀、被盜，要及時(shí)向公司總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)室書(shū)面報(bào)告，并與總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)室商量補(bǔ)救措施。
9、各部門(mén)不得擅自刻制印章或辦理證照，由此引起的一切法律責(zé)任均由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)，并一并追究所在部門(mén)主要負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。
10、印章遺失處理
（1）印章因不慎遺失或損壞，可以按下述程序補(bǔ)刻：公司印章遺失應(yīng)于發(fā)現(xiàn)當(dāng)日登報(bào)掛失并報(bào)總經(jīng)辦備案，然后憑掛失公告及工商部門(mén)開(kāi)具的證明到公安局指定點(diǎn)刻制；若各部門(mén)使用的印章遺失或要求更換新的應(yīng)向總經(jīng)辦部出具書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)辦報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由總經(jīng)辦（或指派人員）辦理。
11、印章注銷
（1）公司印章如果需要注銷的，先填寫(xiě)印章注銷申請(qǐng)報(bào)告，上報(bào)總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。印章注銷申請(qǐng)報(bào)告批準(zhǔn)之后，由總經(jīng)辦派專人與需要注銷印章部門(mén)管理人員按照國(guó)家規(guī)定的注銷程序進(jìn)行注銷。
第七章印章、證照的'使用
1、印章、證照的使用
2、所有涉及公司公章、法人代表私章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章的手續(xù)均要填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》。
3、按《用印申請(qǐng)表》內(nèi)容填寫(xiě)完整，且由申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，否則將不予審批。
4、主要用印文件審批流程：
�。�1）合同：主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)→公司總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)室審核→（公司經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)審批→總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)室蓋章（合同原件存檔公司總經(jīng)辦，復(fù)印件由相關(guān)部門(mén)存檔）→返回主辦部門(mén)。
（2）對(duì)外公文及證明：主辦部門(mén)簽字確認(rèn)→公司總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)室確認(rèn)→公司經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)審批→公司總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)室蓋章（《用印申請(qǐng)表》、復(fù)印件存檔）→返回主辦部門(mén)。
�。�3）支票等其他用印文件：主辦部門(mén)→財(cái)務(wù)部審核→報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)→返回財(cái)務(wù)部（《用印申請(qǐng)表》、復(fù)印件存檔）→返回主辦部門(mén)（注：支票等需在《用印申請(qǐng)表》標(biāo)注票號(hào)）。
第八章印章、證照的使用要求
1、印章、證照的使用要求：
�。�1）印章或證照管理人員對(duì)不符合用印手續(xù)、用印文件內(nèi)容與審批件不符的，或不符合證照辦理程序的，有權(quán)拒絕辦理并及時(shí)告知部門(mén)負(fù)責(zé)人。
�。�2）蓋章確保規(guī)范、清晰，上不壓正文，下騎年蓋月。
（3）財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章無(wú)需經(jīng)上述程序，但內(nèi)部須建立用印登記表備查。
�。�4）公司印章（一般為行政專用公章、法人代表私章）不允許隨意帶出公司，確因工作需要將印章或證照帶出使用的，應(yīng)按規(guī)定填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》說(shuō)明事項(xiàng)，經(jīng)董事授權(quán)批準(zhǔn)后攜帶使用；使用完畢，立即歸還印章保管部門(mén)。
公司證照管理管理制度 4
一、目的
為防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的利益，規(guī)范公司各類印章及證照的管理，確保公司此工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本辦法。
二、適用范圍
本規(guī)定適用于機(jī)構(gòu)總部、屬下各子公司。
三、證照印章類型
1、印章類型
公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門(mén)印章、及各類專門(mén)印章。
2、證照種類
企業(yè)資格證件：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照（正副本）、法人組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證（包括國(guó)地稅正、副本）、資質(zhì)證照、社保證書(shū)、用工證書(shū)、車輛使用證等；
企業(yè)榮譽(yù)證書(shū)、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等
企業(yè)人員資格證書(shū)：如項(xiàng)目經(jīng)理資格證書(shū)、職稱證書(shū)、特殊工種上崗證書(shū)等。
四、保管
1、保管人必須建立《印章證照明細(xì)清單》，詳細(xì)登記公司證照名稱、數(shù)量、批準(zhǔn)時(shí)間、批準(zhǔn)部門(mén)、證書(shū)經(jīng)營(yíng)范圍、有效時(shí)間、年檢時(shí)間等；
2、各類印章證照未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許任何人隨意翻動(dòng)、復(fù)印、外借，更不允許擅自涂改、出租、變?cè)臁⑥D(zhuǎn)讓、出賣或以企業(yè)證件進(jìn)行擔(dān)保，違反上述規(guī)定者，將追究證件使用人的責(zé)任；
3、不同的印章和證件由不同的部門(mén)保管，具體如下：
五、證照印章使用
1、印章使用
�。�1）加蓋印章程序
申請(qǐng)加蓋公章、合同專用章，由印章使用人填寫(xiě)《印章使用登記表》，注明使用事由、使用部門(mén)、使用人、分?jǐn)?shù)、使用日期等內(nèi)容，報(bào)總裁審批。
子公司申請(qǐng)加蓋公章、合同專用章由印章使用人填寫(xiě)《印章使用登記表》，注明使用事由、使用部門(mén)、使用人、分?jǐn)?shù)、使用日期等內(nèi)容，報(bào)子公司總經(jīng)理審批。
財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章使用程序按財(cái)務(wù)相關(guān)制度執(zhí)行。
各部門(mén)印章的使用由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
印章使用人憑審批后的《印章使用登記表》至印章保管人處蓋章。蓋章時(shí)，保險(xiǎn)柜需人力資源行政部人員與計(jì)劃財(cái)務(wù)部人員共同開(kāi)啟。
（2）印章借出規(guī)定
公司印章原則上不得借出，如遇特殊情況必須借出的，應(yīng)按以下流程執(zhí)行。如遇工作需要攜帶印章外出是，應(yīng)由印章借出人填寫(xiě)《印章證照借出登記表》，報(bào)總裁審批，各子公司借出印章，報(bào)子公司總經(jīng)理審批。
印章借用人憑審批后的`《印章證照借出登記表》至印章保管人處辦理領(lǐng)用，如借出的是公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章時(shí)，必須有一名同行人員陪同印章借出人共同辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，在業(yè)務(wù)過(guò)程中，印章借出人、同行人與印章不能分離，兩人共同負(fù)有保證公司印章安全及正確使用的責(zé)任，同行人員還具有見(jiàn)證所加蓋印章資料與印章借出人申請(qǐng)內(nèi)容是否一致（或相關(guān)）的責(zé)任。
印章借出期間，印章借出人只能將印章用于經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的用途，并于事物處理完畢后立即將印章交還印章保管人處，印章歸還時(shí)間不得而知超出借出當(dāng)日公司下班時(shí)間。
印章歸還時(shí)，借印人須至印章保管人處辦理歸還手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。
2、證照（正、副本）原件借出流程及規(guī)定
如因工作需要攜帶證照外出，應(yīng)由使用人填寫(xiě)《印章證照借出登記表》，報(bào)總裁審批。
證照借出人憑《印章證照借出登記表》至證照保管人處辦理借出手續(xù)。
證照（正、副本）原件借出期間，使用人只能將證照（正、副本）原件用于經(jīng)過(guò)審批的用途，并于事務(wù)辦理完畢后立即將證照交換證照保管人處，證照歸還時(shí)間不得超出借出當(dāng)日公司下班時(shí)間（證照年審、變更等相關(guān)情況除外）。
證照歸還時(shí)，借出人須至證照保管人處辦理歸還手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。
六、本規(guī)定從公布之日起執(zhí)行。
公司證照管理管理制度 5
為進(jìn)一步深化規(guī)范公司各類證照的管理，進(jìn)一步盤(pán)活公司無(wú)形資產(chǎn)，確保公司各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本規(guī)定。
一、本規(guī)定適用于公司所有證照的管理。包括總公司和下屬公司的.法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營(yíng)許可證、企業(yè)代碼證、稅務(wù)登記證、房產(chǎn)證、土地證及經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)中所需的各類證件及公司統(tǒng)一為員工辦理的健康證、工作證等。
二、辦公室是公司證照管理的職能部門(mén)。負(fù)責(zé)各種證照的申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷;證照的保管、登記、備案。在辦理證照過(guò)程中有關(guān)部室根據(jù)職責(zé)承辦部分事項(xiàng)和全部事項(xiàng)。
三、各類證照由辦公室(財(cái)務(wù))登記造冊(cè)，委派專人統(tǒng)一管理。證件保管人必須妥善保管各類證照，如出現(xiàn)損壞或丟失，要立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告外，并與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)，同時(shí)由質(zhì)檢部追究其相關(guān)責(zé)任。
四、各部門(mén)如需使用證照必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意批準(zhǔn)，說(shuō)明使用范圍和使用時(shí)間，辦理使用登記手續(xù)后，方可攜帶外出，使用完畢后，用件人和證件管理人應(yīng)在登記表上注明領(lǐng)取(交回)時(shí)間并簽字。
五、各類證照未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動(dòng)、復(fù)印、外借，更不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。
六、證件保管人需對(duì)到期的證件，提醒主管領(lǐng)導(dǎo)安排相關(guān)人員及時(shí)驗(yàn)證。不及時(shí)驗(yàn)證者，造成的各類損失由相關(guān)責(zé)任人擔(dān)負(fù)，并追究其責(zé)任。
七、證件主管人因工作需要而調(diào)動(dòng)崗位時(shí)，應(yīng)填制“證件移交清冊(cè)”，移交人和接交人在與證件清單核對(duì)數(shù)目后，二人均在“證件移交清冊(cè)”上簽字。
八、公司為服務(wù)員辦理的健康證由服務(wù)部委派專人妥善保管，不得遺失;公司為職工辦理的工作證由個(gè)人保管，職工在調(diào)離、退休時(shí)必須交回工作證 。
八、本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
公司證照管理管理制度 6
一、目的：印章與證照是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，為進(jìn)一步規(guī)范公司所有印章、證照的安全使用及管理，維護(hù)印章與證照的嚴(yán)肅性，加強(qiáng)印章制發(fā)、使用、廢止及證照管理，提高各相關(guān)使用環(huán)節(jié)的工作效率，保障公司的合法權(quán)益與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常運(yùn)行，特制定本制度。
二、適用范圍：本制度適用于公司各部門(mén)所有的印章和證照
三、管理部門(mén)：綜合管理部
四、職責(zé)范圍：
(一)綜合管理部負(fù)責(zé)建立健全公司印章、證照管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。
(二)負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施與監(jiān)督。
五、內(nèi)容：
(一)印章、證照分類：公司印章包括行政專用公章、法人代表私章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、業(yè)務(wù)專用章、部門(mén)章等。證照包括企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正本、副本)、組織機(jī)構(gòu)代碼證(正本、副本、IC卡)、銀行開(kāi)戶許可證、稅務(wù)登記證(國(guó)稅、地稅)、法人代表身份證(復(fù)印件)等。
(二)印章的刻制與注銷：凡因工作需要并符合規(guī)定配置或更換印章的部門(mén)，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《刻制印章申請(qǐng)表》向綜合管理部提出申請(qǐng)，綜合管理部經(jīng)理確認(rèn)同意并批準(zhǔn)后方可刻制或更換。印章刻制或新證照辦理或更換由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，刻制標(biāo)準(zhǔn)或證照辦理應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。
(三)申請(qǐng)新辦的印章或證照須在綜合管理部進(jìn)行登記，并做好印模采樣或證照掃描、復(fù)印工作，由綜合管理部進(jìn)行存檔后，原件由使用部門(mén)簽收方可進(jìn)行辦理。印章刻好后由綜合管理部辦理印章登記手續(xù)，填寫(xiě)《印章管理登記表》，備案并留好印章樣圖。
(四)印章、證照的管理：
1、公司的所有印章、證照，均由綜合管理部負(fù)責(zé)登記、留樣與存檔，印章應(yīng)注明啟用時(shí)間、廢止時(shí)間、廢止原因等，證照應(yīng)注明年檢年審時(shí)間，均應(yīng)明確相關(guān)保管人、經(jīng)辦人。
2、由于印章磨損而需要更換印章或證照年檢到期，統(tǒng)一由綜合管理部登記、留樣或辦理年檢年審手續(xù)。綜合管理部應(yīng)對(duì)公司各類印章和證照保管明細(xì)進(jìn)行匯總并定期更新，明細(xì)表包括印章證照名稱、主管部門(mén)、專管人、辦理日期、年檢年審日期等。
3、所有印章或證照均由專人管理，不得轉(zhuǎn)借他人，如有遺失、損壞和作廢，必須及時(shí)向綜合管理部報(bào)告。
4、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正副本)、公司公章、稅務(wù)登記證(正副本)、組織機(jī)構(gòu)代碼證(正副本、IC卡)由綜合管理部負(fù)責(zé)管理及使用。
5、銀行開(kāi)戶許可證、銀行支付U盤(pán)、法人印章、支票購(gòu)買憑證由財(cái)務(wù)室出納員負(fù)責(zé)管理及使用。
6、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)管理及使用。
7、綜合管理部專人保管《印章規(guī)范使用表》，財(cái)務(wù)專用章、法人代表私章統(tǒng)一收歸公司財(cái)務(wù)專管。
8、印章或證照丟失、損毀、被盜，要及時(shí)向綜合管理部書(shū)面報(bào)告，并與綜合管理部商量補(bǔ)救措施。
9、各部門(mén)不得擅自刻制印章或辦理證照，由此引起的一切法律責(zé)任均由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)，并一并追究所在部門(mén)主要負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。
10、印章因不慎遺失或損壞，可以按下述程序補(bǔ)刻：公司印章遺失應(yīng)于發(fā)現(xiàn)當(dāng)日登報(bào)掛失并報(bào)綜合管理部備案，然后憑掛失公告及工商部門(mén)開(kāi)具的證明到公安局指定點(diǎn)刻制;若各部門(mén)使用的印章遺失或要求更換新的應(yīng)向綜合管理部出具書(shū)面申請(qǐng)。
(五)印章、證照的使用：所有涉及公司公章、法人代表私章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章的`手續(xù)均要填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》。按《用印申請(qǐng)表》內(nèi)容填寫(xiě)完整，且由申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，否則將不予審批。
(六)介紹信管理：
1、介紹信種類：存根介紹(法人授權(quán)書(shū)、法人證明書(shū)等)、信箋介紹、證明信。
2、介紹信一般由綜合管理部負(fù)責(zé)歸檔保存。
3、開(kāi)具介紹信要按照印章使用程序嚴(yán)格履行審批手續(xù)。一般事宜由部門(mén)經(jīng)理簽字后綜合管理部審核;重要事宜需由各級(jí)主管簽署意見(jiàn)后，由綜合管理部報(bào)總經(jīng)理審批;使用存根介紹必須經(jīng)總經(jīng)理審批，如使用已由法人代表簽字的空白授權(quán)書(shū)，須報(bào)總經(jīng)理或法人代表本人同意。
4、因情況變化，介紹信領(lǐng)用人沒(méi)有使用介紹信，應(yīng)及時(shí)退還。
5、如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)向綜合管理部反映，及時(shí)采取相應(yīng)措施。公司不允許開(kāi)具蓋有公司公章的空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開(kāi)具的，由申請(qǐng)人寫(xiě)明原因(用途)，并在審批表上注明為何需蓋空白資料，必須經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)，公司綜合管理部做特別登記、追蹤管理。持空白介紹信外出工作歸來(lái)，向公司原開(kāi)具處匯報(bào)登記其介紹信的用途，未使用的必須交回。
六、本制度自總經(jīng)理批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。
七、本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。
公司證照管理管理制度 7
第一條公司證照由行政部指定專人統(tǒng)一管理。
第二條證照是指由上級(jí)主管部門(mén)頒發(fā)的各類證書(shū)、批文等。
如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書(shū)、稅務(wù)登記證、ISP經(jīng)營(yíng)許可證等。
第三條證照的使用包括借用、復(fù)印等。
第四條證照使用必須填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)單》。
第五條證照借用程序
借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管總監(jiān)審核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保管人。
第六條證照復(fù)印程序
借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管總監(jiān)核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→發(fā)放復(fù)印件，如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。
第七條如需使用原件，則總總經(jīng)理須核準(zhǔn)。
第八條證照復(fù)印件必須加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效章”。證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫(xiě)《證照使用登記表》。
公司證照管理管理制度 8
第一節(jié)總則
第一條為加強(qiáng)公司的證照資質(zhì)的管理，確保證照在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中安全、有效、合法的使用，特制訂本制度。
第二條公司的證照管理本著“及時(shí)辦理、及時(shí)年檢、統(tǒng)一保管”原則，保證證照管理的效率和安全性。行政部負(fù)責(zé)辦理、監(jiān)督檢查工作。
第二節(jié)資質(zhì)證照的種類
第三條種類
一、資質(zhì)證照種類包括基礎(chǔ)證照、專業(yè)證照及獲獎(jiǎng)證照三類：
(一)基礎(chǔ)證照是指公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本、稅務(wù)登記證正副本、銀行開(kāi)戶許可證等企業(yè)合法經(jīng)營(yíng)所需要的各種證照;
(二)專業(yè)證照是指經(jīng)營(yíng)中取得的專業(yè)類證照：如電力工程施工總承包三級(jí)資質(zhì)、機(jī)電設(shè)備安裝工程專業(yè)承包三級(jí)資質(zhì)、環(huán)保工程專業(yè)承包三級(jí)資質(zhì)、安全生產(chǎn)許可證、社保登記證、建造師證、安全員證、崗位資格證、技術(shù)人員學(xué)歷證、個(gè)人的職稱證等。
(三)獲獎(jiǎng)證照是指公司經(jīng)營(yíng)中獲得的各項(xiàng)榮譽(yù)證書(shū)、專利證書(shū)等。
第三節(jié)資質(zhì)證照的辦理部門(mén)
第四條辦理部門(mén)
(一)公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證均由行政部統(tǒng)籌辦理;
(二)公司稅務(wù)登記證、銀行開(kāi)戶許可證均由財(cái)務(wù)部統(tǒng)籌辦理;
(三)公司專業(yè)證照、專利及獲獎(jiǎng)證照均由行政部統(tǒng)籌辦理;
第五條證照除正常的年檢和換證外，凡涉及變更或注銷的，必須由董事會(huì)批準(zhǔn)后方可辦理。
第六條證照的辦理必須在規(guī)定期限內(nèi)完成，如因個(gè)人原因超過(guò)規(guī)定期限未辦理以致證照過(guò)期的，將追究證照經(jīng)辦人員責(zé)任。如被罰款的，所罰款項(xiàng)全部由經(jīng)辦人承擔(dān)。
第七條所有證照辦理完畢后，必須將原件備案至相應(yīng)保管部門(mén)。
第八條證照辦理過(guò)程中產(chǎn)生的費(fèi)用由經(jīng)辦人員憑票據(jù)辦理報(bào)銷手續(xù)。
第四節(jié)證照保管及使用
第九條行政部負(fù)責(zé)公司證照的統(tǒng)一管理。所有證照原件由行政部專人負(fù)責(zé)保管，并負(fù)責(zé)登記、備案并保留掃描件。
第十條行政部應(yīng)妥善保管印章和證照，存放于專門(mén)的、干燥的文件柜里，不用時(shí)注意上鎖，未經(jīng)許可不得啟用、濫用、復(fù)印、外借等，證照類的還應(yīng)備掃描件歸檔和留存復(fù)印件以備急用。保管期間，公司及部門(mén)印章、證照管理員為管理責(zé)任人。
第十一條行政部應(yīng)在政府有關(guān)部門(mén)規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，組織完成各種證照的年度檢審，確保證照的有效性。
第十二條為保證公司的合法經(jīng)營(yíng)，公司以個(gè)人名義出資辦理的.職稱證、資質(zhì)證、資格證等各種證件的產(chǎn)權(quán)屬于公司，由行政部統(tǒng)一保管，任何人不得據(jù)為己有。證照檢審時(shí)，相關(guān)部門(mén)和人員有責(zé)任予以協(xié)助，并提供所需的材料。
第十三條公司各部門(mén)或外單位需要使用公司證照復(fù)印件，須填寫(xiě)《資質(zhì)文件使用登記表》(若部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)未能簽署，須上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽署，部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)補(bǔ)簽)。掃描件需要傳送時(shí)，須有水印“此掃描件僅作為辦理xx用”，需要復(fù)印的，由行政部統(tǒng)一復(fù)印并加蓋“再次復(fù)印無(wú)效”印章，必要時(shí)加注“復(fù)印件僅用于辦理xx用”。
第十四條公司證照原件(正本或副本)帶出和借用，行政用證須經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)，項(xiàng)目用證須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后的《證照外出使用審批單》，不得擅自用于他事，期間要妥善保管，攜帶人應(yīng)防止丟失，用完后應(yīng)立即歸還還原保管部門(mén)。并在登記表上注銷。
第十五條印章證照保管員為第一責(zé)任人。帶出和借用期間，攜帶人為第一責(zé)任人，審批人為第二責(zé)任人。
第十六條當(dāng)印章和證照管理人員發(fā)生人事變動(dòng)或離職，應(yīng)向交接人移交印章、證照及其他相關(guān)工作，同時(shí)填寫(xiě)《證照交接單》，常務(wù)副總為監(jiān)交人。
第十七條證照遺失必須馬上告知行政部，由行政部證照保管人登報(bào)聲明證照作廢，并按主管部門(mén)的要求重新補(bǔ)辦新證照。
第十八條如因個(gè)人疏忽引起證照遺失的，由遺失人承擔(dān)全部責(zé)任，所發(fā)生的費(fèi)用全部由遺失人承擔(dān)。
公司證照管理管理制度 9
第一條為加強(qiáng)酒店證照的管理，制定本制度。
第二條酒店證照是指經(jīng)政府職能部門(mén)核發(fā)給公司的證明企業(yè)合法經(jīng)營(yíng)的有效證件。
第三條酒店證照包括:法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營(yíng)許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、房產(chǎn)證、土地證、及其它證件。
第四條酒店應(yīng)依據(jù)政府職能部門(mén)的規(guī)定，及時(shí)辦理有關(guān)證照，積極參與職能部門(mén)或行業(yè)舉行的有利于酒店經(jīng)營(yíng)、可以提高公司聲譽(yù)、信譽(yù)的'評(píng)比活動(dòng)。
第五條酒店辦公室是證照管理的職能部門(mén)。負(fù)責(zé)各種證照的申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷;證照的保管、登記、備案;經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所懸掛有關(guān)證照的檢查。在辦理證照過(guò)程中有關(guān)科室根據(jù)職責(zé)承辦部分事項(xiàng)和全部事項(xiàng)。
第六條證照的管理
一、酒店證照的管理范圍:酒店的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、行業(yè)經(jīng)營(yíng)許可證。
二、酒店證照的管理內(nèi)容:證照的保管、登記、備案、歸檔和根據(jù)酒店經(jīng)營(yíng)變化需加強(qiáng)管理的其它內(nèi)容。
第七條證照管理的具體要求
一、證照必須按經(jīng)營(yíng)內(nèi)容合法登記，按時(shí)年檢。證照在申報(bào)、注冊(cè)、年檢辦理完畢后，其相關(guān)文件和材料一律交由辦公室妥善保管，按發(fā)證機(jī)關(guān)的要求在經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)的顯著部位正照上墻，副本、副證入柜。
二、如需使用證照必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)，說(shuō)明使用范圍和使用時(shí)間，辦理外出攜帶手續(xù)后，方可攜帶外出。
三、酒店證照未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動(dòng)、復(fù)印、外借。
四、酒店證照不得丟失、損壞。如出現(xiàn)損壞或丟失，除立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告外，要立即與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。
五、不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。
六、酒店證照交辦公室保管，管理人員要及時(shí)登記證照管理臺(tái)帳。證照的登記內(nèi)容包括:企業(yè)名稱、住所、注冊(cè)資金、企業(yè)類型、主要經(jīng)營(yíng)范圍、稅務(wù)登記證號(hào)、注冊(cè)號(hào)、企業(yè)代碼證號(hào)、使用期限等。
公司證照管理管理制度 10
第一條為加強(qiáng)公司證照的管理，制定本制度。
第二條公司證照是指經(jīng)政府職能部門(mén)核發(fā)的，證明企業(yè)合法經(jīng)營(yíng)的有效證件。
第三條公司證照包括：法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、稅務(wù)登記證、物業(yè)資質(zhì)證、及其它證件。
第四條公司應(yīng)依據(jù)政府職能部門(mén)的規(guī)定，及時(shí)辦理有關(guān)證照，積極參與職能部門(mén)或行業(yè)舉行的有利于公司經(jīng)營(yíng)、可以提高公司聲譽(yù)、信譽(yù)的評(píng)比活動(dòng)。
第五條公司總經(jīng)辦是公司證照管理的職能部門(mén)。
負(fù)責(zé)各種證照的申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷；
證照的保管、登記、備案；
相關(guān)證照的檢查。
在辦理證照過(guò)程中相關(guān)部門(mén)根據(jù)職責(zé)承辦部分事項(xiàng)和全部事項(xiàng)。
第六條證照的管理
一、公司證照的管理范圍：公司的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、分公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)代碼證、物業(yè)資質(zhì)證書(shū)。
二、公司證照的管理內(nèi)容：證照的保管、登記、備案、歸檔。
第七條證照管理的具體要求
一、證照在申報(bào)、注冊(cè)、年檢辦理完畢后，其相關(guān)文件和材料一律交由總經(jīng)辦妥善保管，按發(fā)證機(jī)關(guān)的要求在經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)的顯著部位正照上墻，副本、副證入柜。
二、如需使用證照必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)，說(shuō)明使用范圍和使用時(shí)間，辦理相關(guān)手續(xù)后，方可攜帶外出。
三、公司證照未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動(dòng)、復(fù)印、外借。
四、公司證照不得丟失、損壞。
如出現(xiàn)損壞或丟失，除立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告外，要立即與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。
五、不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。
六、企業(yè)證照交辦公室保管，管理人員要及時(shí)登記證照管理臺(tái)帳。
證照的登記內(nèi)容包括：企業(yè)名稱、住所、注冊(cè)資金、企業(yè)類型、主要經(jīng)營(yíng)范圍、稅務(wù)登記證號(hào)、注冊(cè)號(hào)、企業(yè)代碼證號(hào)、使用期限等。
第八條證照的備案
一、經(jīng)有關(guān)部門(mén)核準(zhǔn)后的證照每年均需到公司辦公室進(jìn)行備案。
（連續(xù)使用的證照除外）
二、凡備案內(nèi)容涉及到的`企業(yè)證照，各項(xiàng)目部均需報(bào)公司總經(jīng)辦備案。
未能通過(guò)年檢和未經(jīng)有關(guān)部門(mén)核準(zhǔn)的證照要及時(shí)說(shuō)明原因。
第九條證照的歸檔
一、各種證照要分類歸檔。
歸檔的資料要齊全完整，自申報(bào)到各種相關(guān)手續(xù)辦完的資料均要?dú)w入檔案。
二、歸檔的證照要復(fù)印全套資料隨法人身份證等相關(guān)證件一并歸檔。
三、由公司總經(jīng)辦直接經(jīng)辦或由公司其它項(xiàng)目或部門(mén)承辦、協(xié)辦的證照材料，手續(xù)等，全部完成后統(tǒng)一交公司總經(jīng)辦歸檔。
公司證照管理管理制度 11
一、總則
1. 為加強(qiáng)公司證照的管理，確保證照的安全、完整和有效使用，特制定本管理制度。
2. 本制度適用于公司各類證照的辦理、保管、使用、年檢、變更及注銷等相關(guān)管理工作。
二、證照的分類與范圍
1. 營(yíng)業(yè)執(zhí)照：包括公司的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、非法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照，是公司合法經(jīng)營(yíng)的基本憑證。
2. 經(jīng)營(yíng)許可證：依據(jù)公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍，如生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、食品經(jīng)營(yíng)許可證、道路運(yùn)輸許可證等，確保公司在許可范圍內(nèi)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。
3. 資質(zhì)證書(shū)：例如建筑企業(yè)資質(zhì)證書(shū)、工程設(shè)計(jì)資質(zhì)證書(shū)、高新技術(shù)企業(yè)證書(shū)等，體現(xiàn)公司在特定領(lǐng)域的專業(yè)資質(zhì)和能力。
4. 稅務(wù)登記證：包括國(guó)稅登記證、地稅登記證（現(xiàn)已多證合一，但相關(guān)信息仍需重點(diǎn)管理），用于公司稅務(wù)申報(bào)和繳納等相關(guān)工作。
5. 組織機(jī)構(gòu)代碼證（部分地區(qū)已與營(yíng)業(yè)執(zhí)照合一）：是公司在全國(guó)組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心的唯一標(biāo)識(shí)。
6. 其他重要證照：如開(kāi)戶許可證、社會(huì)保險(xiǎn)登記證、統(tǒng)計(jì)登記證、注冊(cè)商標(biāo)證書(shū)、專利證書(shū)等，對(duì)公司的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展具有重要意義。
三、證照的辦理
1. 辦理責(zé)任部門(mén)
營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等基礎(chǔ)證照的辦理和變更由公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)。
經(jīng)營(yíng)許可證、資質(zhì)證書(shū)等根據(jù)業(yè)務(wù)歸屬，分別由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)牽頭辦理，行政部門(mén)協(xié)助提供必要的文件資料。
其他證照依據(jù)其性質(zhì)和用途，指定專門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理，如財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)開(kāi)戶許可證的辦理，知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)負(fù)責(zé)注冊(cè)商標(biāo)證書(shū)和專利證書(shū)的辦理等。
2. 辦理流程
準(zhǔn)備資料：辦理部門(mén)根據(jù)證照辦理要求，收集、整理相關(guān)申請(qǐng)資料，包括但不限于公司章程、法定代表人身份證明、注冊(cè)資本證明、經(jīng)營(yíng)范圍說(shuō)明、人員資質(zhì)證明、場(chǎng)地證明等。資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。
提交申請(qǐng)：將準(zhǔn)備好的資料按照規(guī)定的程序和渠道提交給相應(yīng)的政府主管部門(mén)或授權(quán)機(jī)構(gòu)。對(duì)于線上申請(qǐng)的證照，要確保電子資料的格式正確、上傳完整。
跟蹤進(jìn)度：辦理部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤證照辦理進(jìn)度，及時(shí)與主管部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，處理可能出現(xiàn)的`問(wèn)題，如資料補(bǔ)充、現(xiàn)場(chǎng)核查等。
領(lǐng)取證照：證照辦理完成后，辦理人員應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取，并確保證照的完整性和準(zhǔn)確性。
四、證照的保管
1. 集中保管原則
公司證照統(tǒng)一由行政部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)保管，建立專門(mén)的證照保管庫(kù)或文件柜，實(shí)行集中存放。保管人員應(yīng)確保保管環(huán)境安全、干燥、防火、防潮、防蟲(chóng)蛀。
2. 保管清單與檔案建立
建立證照保管清單，詳細(xì)記錄證照名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)日期、有效期、正本/副本數(shù)量、存放位置等信息。
為每份證照建立獨(dú)立的檔案，包括證照的復(fù)印件、辦理過(guò)程中的申請(qǐng)資料、審批文件、年檢記錄、變更記錄等相關(guān)文件資料，便于查詢和管理。
3. 保管交接
保管人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)。交接雙方在證照保管清單上簽字確認(rèn)，同時(shí)對(duì)證照的數(shù)量、完整性和檔案資料進(jìn)行核對(duì)檢查，確保交接無(wú)遺漏、無(wú)差錯(cuò)。
五、證照的使用
1. 使用申請(qǐng)
公司內(nèi)部部門(mén)或員工因工作需要使用證照原件時(shí)，應(yīng)提前填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用目的、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用人等信息，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
對(duì)于重要證照的使用，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等，除部門(mén)負(fù)責(zé)人審批外，還需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2. 使用登記
經(jīng)批準(zhǔn)后，保管人員根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放證照，并在《證照使用登記表》上詳細(xì)記錄證照的出借情況，包括借出時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、實(shí)際歸還時(shí)間、使用人簽字等。
使用人在使用過(guò)程中應(yīng)妥善保管證照，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于與申請(qǐng)用途無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。
3. 歸還檢查
使用人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還證照。保管人員在收回證照時(shí)，應(yīng)檢查證照是否完好無(wú)損，如有損壞或遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并按照規(guī)定程序處理。
六、證照的年檢、變更與注銷
1. 年檢管理
證照保管部門(mén)應(yīng)建立證照年檢提醒機(jī)制，根據(jù)各類證照的年檢要求，提前通知相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備年檢資料。
負(fù)責(zé)年檢的部門(mén)按照規(guī)定的時(shí)間和程序完成證照年檢工作，確保公司證照的持續(xù)有效。年檢完成后，及時(shí)將年檢記錄更新到證照檔案中。
2. 變更管理
當(dāng)公司的名稱、地址、法定代表人、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資本等信息發(fā)生變更時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知證照保管部門(mén)。保管部門(mén)根據(jù)變更情況，確定需要變更的證照種類，并通知辦理部門(mén)啟動(dòng)變更程序。
變更辦理過(guò)程中，要確保提交的資料準(zhǔn)確、齊全，變更完成后，及時(shí)更新證照保管清單和檔案資料。
3. 注銷管理
當(dāng)公司的某些業(yè)務(wù)終止或證照不再需要時(shí)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由辦理部門(mén)按照規(guī)定程序辦理證照注銷手續(xù)。
注銷完成后，將相關(guān)文件資料整理歸檔，同時(shí)在證照保管清單中注明注銷情況。
七、責(zé)任追究
1. 對(duì)違反本管理制度，導(dǎo)致證照遺失、損壞、過(guò)期未年檢或非法使用的相關(guān)責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處罰，并要求其承擔(dān)由此造成的經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任。
2. 因證照管理不善給公司造成重大損失或不良影響的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。
八、附則
1. 本管理制度應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)的變化和公司發(fā)展的實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行修訂和完善。
2. 本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。
公司證照管理管理制度 12
一、目的
為規(guī)范公司證照管理工作，保證公司各類證照的安全、有序管理和正常使用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司總部、各分公司、子公司及辦事處所有證照的管理。
三、管理職責(zé)
1. 總經(jīng)辦
作為公司證照管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)制定和完善證照管理制度，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。
統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司證照的辦理、年檢、變更、注銷等相關(guān)工作，對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。
負(fù)責(zé)保管公司核心證照，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照正本、重要資質(zhì)證書(shū)正本等，建立和維護(hù)公司證照總臺(tái)賬。
2. 各業(yè)務(wù)部門(mén)
根據(jù)業(yè)務(wù)范圍，負(fù)責(zé)相關(guān)證照的辦理申請(qǐng)、資料準(zhǔn)備工作。如業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展新業(yè)務(wù)需要辦理特定經(jīng)營(yíng)許可證時(shí)，負(fù)責(zé)收集業(yè)務(wù)相關(guān)資料并向總經(jīng)辦提出辦理申請(qǐng)。
協(xié)助總經(jīng)辦進(jìn)行證照的年檢、變更、注銷等工作，提供業(yè)務(wù)方面所需的信息和資料。
在本部門(mén)工作需要時(shí)，按規(guī)定流程申請(qǐng)使用相關(guān)證照，并確保使用過(guò)程中的安全和合規(guī)。
3. 財(cái)務(wù)部門(mén)
負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)相關(guān)證照的辦理、保管和使用，如稅務(wù)登記證、開(kāi)戶許可證等。
在證照辦理過(guò)程中，提供財(cái)務(wù)報(bào)表、資金證明等相關(guān)財(cái)務(wù)資料。
參與公司證照管理的監(jiān)督工作，確保涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的.證照管理符合法律法規(guī)和財(cái)務(wù)規(guī)范。
四、證照分類
1. 基礎(chǔ)證照：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證（若有）、稅務(wù)登記證（或多證合一后的證照），是公司合法經(jīng)營(yíng)的必備證明。
2. 業(yè)務(wù)證照：根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域不同，包括但不限于各類生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證、行業(yè)資質(zhì)證書(shū)等，用于證明公司具備開(kāi)展相應(yīng)業(yè)務(wù)的資格和能力。
3. 財(cái)務(wù)證照：開(kāi)戶許可證、信用等級(jí)證書(shū)等與公司財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的證照。
4. 知識(shí)產(chǎn)權(quán)證照：如注冊(cè)商標(biāo)證書(shū)、專利證書(shū)、著作權(quán)登記證書(shū)等，體現(xiàn)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果。
5. 其他證照：社會(huì)保險(xiǎn)登記證、統(tǒng)計(jì)登記證、海關(guān)報(bào)關(guān)單位注冊(cè)登記證書(shū)等其他對(duì)公司運(yùn)營(yíng)有重要意義的證照。
五、證照辦理
1. 辦理計(jì)劃
各業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定年度證照辦理計(jì)劃，明確辦理證照的類型、目標(biāo)時(shí)間、責(zé)任人和預(yù)算等信息，并提交總經(jīng)辦審核。
總經(jīng)辦結(jié)合公司整體情況對(duì)計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保辦理工作有序推進(jìn)。對(duì)于新增業(yè)務(wù)所需的證照，應(yīng)及時(shí)納入辦理計(jì)劃。
2. 辦理流程
需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門(mén)提出證照辦理需求后，總經(jīng)辦組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行可行性研究，確認(rèn)辦理證照的必要性、可行性和合法性。
資料籌備：確定辦理后，業(yè)務(wù)部門(mén)牽頭收集證照辦理所需的資料，包括公司基本信息、人員資質(zhì)、設(shè)備清單、場(chǎng)地證明、業(yè)務(wù)合同等。資料收集過(guò)程中要確保其真實(shí)性、完整性和有效性，涉及多部門(mén)的資料由總經(jīng)辦協(xié)調(diào)收集。
申請(qǐng)?zhí)峤唬嘿Y料準(zhǔn)備齊全后，由總經(jīng)辦或指定的辦理部門(mén)按照政府主管部門(mén)或相關(guān)機(jī)構(gòu)的要求，填寫(xiě)申請(qǐng)表，提交申請(qǐng)資料。對(duì)于線上申請(qǐng)，要嚴(yán)格按照系統(tǒng)提示操作，確保申請(qǐng)信息準(zhǔn)確無(wú)誤。
審核跟進(jìn)：在證照辦理申請(qǐng)?zhí)峤缓螅k理部門(mén)要密切關(guān)注審核進(jìn)度，及時(shí)響應(yīng)主管部門(mén)的反饋。如需要補(bǔ)充資料或進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核查，辦理部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)工作。
領(lǐng)取與備案：證照辦理完成后，辦理人員及時(shí)領(lǐng)取，并將證照副本復(fù)印件交總經(jīng)辦備案�？偨�(jīng)辦在證照總臺(tái)賬中更新證照信息，包括證照編號(hào)、頒發(fā)日期、有效期等。
六、證照保管
1. 保管環(huán)境
公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的證照保管場(chǎng)所，配備防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，確保證照保存環(huán)境安全可靠。
證照保管場(chǎng)所應(yīng)實(shí)行專人管理，非保管人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。
2. 保管方式
證照應(yīng)分類存放，每份證照應(yīng)配備專門(mén)的檔案袋或文件夾，標(biāo)明證照名稱、編號(hào)等信息。
建立電子檔案庫(kù)，對(duì)證照的掃描件或電子證照進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查詢和使用。電子檔案應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
3. 定期盤(pán)點(diǎn)
總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織證照的定期盤(pán)點(diǎn)工作，每季度至少進(jìn)行一次。盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括證照的數(shù)量、完整性、有效期等情況。
盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，如證照遺失、損壞或即將過(guò)期等，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。
七、證照使用
1. 使用審批
公司內(nèi)部使用證照時(shí)，使用人應(yīng)填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明使用目的、使用范圍、使用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。申請(qǐng)單經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，根據(jù)證照的重要程度，報(bào)總經(jīng)辦或公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
對(duì)于外部單位借用公司證照的情況，除履行內(nèi)部審批程序外，還需簽訂證照借用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，確保公司權(quán)益不受損害。
2. 使用登記
經(jīng)批準(zhǔn)后，保管人員按照申請(qǐng)單發(fā)放證照，并在《證照使用記錄簿》上詳細(xì)記錄證照的出借情況，包括使用人、使用日期、歸還日期、用途等信息。
使用人在使用證照過(guò)程中應(yīng)妥善保管，不得在證照上涂改、標(biāo)記或損壞。如因特殊情況需要復(fù)印或掃描證照，應(yīng)再次申請(qǐng)并注明用途，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。
3. 歸還管理
使用人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將證照交回保管部門(mén)。保管人員在接收證照時(shí)，應(yīng)檢查證照的完整性和狀態(tài)，如有異常情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并進(jìn)行處理。
八、證照年檢、變更與注銷
1. 年檢管理
總經(jīng)辦根據(jù)各類證照的年檢要求，制定年檢計(jì)劃，并提前通知相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備年檢資料。
各部門(mén)按照分工，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成年檢資料的準(zhǔn)備工作，并提交給總經(jīng)辦或負(fù)責(zé)年檢的部門(mén)。年檢部門(mén)按照政府主管部門(mén)的要求完成年檢手續(xù)，獲取年檢合格標(biāo)識(shí)或相關(guān)證明文件。
年檢完成后，及時(shí)將年檢信息更新到證照臺(tái)賬和檔案中，并妥善保管年檢資料。
2. 變更管理
當(dāng)公司發(fā)生名稱變更、法定代表人變更、經(jīng)營(yíng)范圍變更、注冊(cè)資本變更、注冊(cè)地址變更等情況時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在變更事項(xiàng)確定后xx個(gè)工作日內(nèi)通知總經(jīng)辦。
總經(jīng)辦根據(jù)變更情況，確定需要變更的證照清單，并組織相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備變更資料。變更資料準(zhǔn)備完成后，按照規(guī)定的程序向主管部門(mén)提交變更申請(qǐng)。
在變更過(guò)程中，要確保所有相關(guān)證照都及時(shí)、準(zhǔn)確地完成變更，避免因證照信息不一致而導(dǎo)致的問(wèn)題。變更完成后，更新證照臺(tái)賬和檔案中的相應(yīng)信息。
3. 注銷管理
當(dāng)公司終止某項(xiàng)業(yè)務(wù)或因其他原因需要注銷證照時(shí)，由業(yè)務(wù)部門(mén)提出注銷申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)辦審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
注銷證照應(yīng)按照政府主管部門(mén)規(guī)定的程序進(jìn)行，辦理注銷手續(xù)時(shí)，要確保提交的資料齊全、準(zhǔn)確。注銷完成后，將相關(guān)文件資料整理歸檔，并在證照臺(tái)賬中注明注銷情況。
九、培訓(xùn)與考核
1. 總經(jīng)辦定期組織公司員工進(jìn)行證照管理培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括證照管理制度、辦理流程、使用規(guī)范、年檢要求等，提高員工對(duì)證照管理的重視程度和業(yè)務(wù)能力。
2. 建立證照管理考核機(jī)制，將證照管理工作納入各部門(mén)和相關(guān)人員的績(jī)效考核體系。對(duì)在證照管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反證照管理制度的行為進(jìn)行相應(yīng)的處罰。
十、附則
1. 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，如有未盡事宜，參照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和政策執(zhí)行。
2. 本制度自發(fā)布之日起施行。
公司證照管理管理制度 13
總則
1. 為加強(qiáng)公司證照的管理，確保公司各類證照的安全、有效使用，特制定本管理制度。本制度適用于公司所有證照的管理。
2. 證照管理的基本原則是專人負(fù)責(zé)、分類保管、規(guī)范使用、嚴(yán)格審批。
證照的范圍
本制度所指的證照包括但不限于：
1. 企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照（正、副本）：公司合法經(jīng)營(yíng)的基本憑證，包含公司名稱、類型、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資本等重要信息。
2. 組織機(jī)構(gòu)代碼證（正、副本）：用于標(biāo)識(shí)公司組織機(jī)構(gòu)的代碼，在辦理各類業(yè)務(wù)中具有重要作用。
3. 稅務(wù)登記證（正、副本）：包括國(guó)稅登記證和地稅登記證，是公司依法納稅的依據(jù)，記錄了公司的.納稅識(shí)別號(hào)等信息。
4. 開(kāi)戶許可證：公司銀行結(jié)算賬戶開(kāi)立的許可證明，用于辦理資金收付業(yè)務(wù)。
5. 法定代表人身份證復(fù)印件：用于辦理與公司法定代表人相關(guān)的業(yè)務(wù)。
6. 公司章程：規(guī)定公司組織和活動(dòng)基本規(guī)則的文件，是公司設(shè)立和運(yùn)營(yíng)的重要依據(jù)。
7. 各類經(jīng)營(yíng)許可證：如行業(yè)特定的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證等，根據(jù)公司業(yè)務(wù)性質(zhì)而定，是公司開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)的必備許可。
8. 資質(zhì)證書(shū)：體現(xiàn)公司在某一領(lǐng)域?qū)I(yè)能力和水平的證書(shū)，如建筑企業(yè)資質(zhì)證書(shū)等。
9. 其他相關(guān)證照：如社會(huì)保險(xiǎn)登記證、統(tǒng)計(jì)登記證等與公司運(yùn)營(yíng)相關(guān)的證照。
證照的保管
1. 專人負(fù)責(zé)
公司指定專門(mén)的證照管理員負(fù)責(zé)證照的統(tǒng)一管理。證照管理員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。
證照管理員的職責(zé)包括：建立證照檔案、負(fù)責(zé)證照的日常保管、辦理證照的借閱和使用登記、跟蹤證照的有效期并及時(shí)辦理證照的年檢、換證等相關(guān)手續(xù)。
2. 分類保管
建立專門(mén)的證照保管庫(kù)或使用專門(mén)的保險(xiǎn)柜存放證照。證照應(yīng)按照類別、重要性等因素進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。
對(duì)于電子證照，應(yīng)在安全的電子存儲(chǔ)設(shè)備或系統(tǒng)中進(jìn)行備份，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，確保電子證照的安全性。
證照的使用
1. 內(nèi)部使用
公司內(nèi)部人員因工作需要使用證照時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用目的、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，將申請(qǐng)表提交證照管理員。證照管理員根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，在確認(rèn)無(wú)誤后，將證照交付使用人，并辦理出借登記手續(xù)。使用人在使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還證照，證照管理員核對(duì)無(wú)誤后辦理歸還登記。
2. 外部使用
公司證照如需對(duì)外提供或使用（如辦理銀行貸款、參加招投標(biāo)等），除填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批外，還需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理）審批。
在對(duì)外使用證照過(guò)程中，應(yīng)確保證照的安全，避免證照被篡改、丟失或泄露。如涉及證照復(fù)印件的使用，應(yīng)在復(fù)印件上注明“僅供xx使用，再次復(fù)印無(wú)效”字樣，并加蓋公司公章。
證照的年檢、換證與補(bǔ)辦
1. 證照管理員應(yīng)建立證照有效期臺(tái)賬，詳細(xì)記錄各類證照的有效期、年檢時(shí)間、換證時(shí)間等信息。
2. 在證照年檢或換證期限前 3 個(gè)月，證照管理員應(yīng)提前通知相關(guān)部門(mén)或人員準(zhǔn)備年檢或換證所需的資料，并負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。
3. 如證照不慎丟失或損壞，證照管理員應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照相關(guān)規(guī)定辦理補(bǔ)辦手續(xù)。補(bǔ)辦過(guò)程中，應(yīng)登報(bào)聲明原證照作廢（如需），并準(zhǔn)備好補(bǔ)辦所需的證明材料，確保補(bǔ)辦工作順利進(jìn)行。
監(jiān)督與檢查
1. 公司定期對(duì)證照管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證照的保管是否安全、使用是否規(guī)范、有效期管理是否到位等。
2. 對(duì)于違反本管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職等處罰；如因證照管理不善給公司造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的賠償責(zé)任。
附則
1. 本管理制度自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，由公司管理層負(fù)責(zé)解釋和修訂。
2. 隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和法律法規(guī)的變化，應(yīng)及時(shí)對(duì)證照管理的范圍、流程等內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和完善。
公司證照管理管理制度 14
一、目的
為規(guī)范公司證照的管理，保障公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開(kāi)展，防止證照丟失、損壞、過(guò)期或被濫用，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有證照的管理工作。
二、管理職責(zé)
1. 綜合管理部門(mén)職責(zé)
綜合管理部門(mén)是公司證照管理的牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)制定和完善證照管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。
指定專人擔(dān)任證照管理專員，負(fù)責(zé)證照的日常管理工作，包括證照的收集、整理、保管、登記、借閱、年檢、換證等事宜。
2. 相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)
各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)提供與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)證照的辦理、年檢、換證所需的資料，并協(xié)助證照管理專員完成相關(guān)工作。
在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，如需使用證照，應(yīng)按照規(guī)定流程向證照管理專員申請(qǐng)，并在使用完畢后及時(shí)歸還。
三、證照分類
1. 基礎(chǔ)證照
營(yíng)業(yè)執(zhí)照：是公司合法經(jīng)營(yíng)的首要證明，記錄了公司的基本信息，如名稱、住所、法定代表人、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍等。營(yíng)業(yè)執(zhí)照分為正本和副本，正本應(yīng)懸掛于公司主要經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所或辦公地點(diǎn)的醒目位置，副本用于辦理各類業(yè)務(wù)。
稅務(wù)登記證：包括國(guó)家稅務(wù)登記證和地方稅務(wù)登記證，用于公司稅務(wù)申報(bào)、納稅等相關(guān)稅務(wù)事宜，是公司履行納稅義務(wù)的重要憑證。
組織機(jī)構(gòu)代碼證：是對(duì)中華人民共和國(guó)境內(nèi)依法注冊(cè)、依法登記的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和民辦非企業(yè)單位等機(jī)構(gòu)頒發(fā)的在全國(guó)范圍內(nèi)唯一的、始終不變的代碼標(biāo)識(shí)，在辦理銀行開(kāi)戶、社保繳納等多項(xiàng)業(yè)務(wù)中都需要使用。
2. 行業(yè)特定證照
根據(jù)公司所處行業(yè)不同，還可能擁有以下證照：
如從事食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的公司需有食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營(yíng)許可證；從事建筑工程的公司需有建筑企業(yè)資質(zhì)證書(shū)、安全生產(chǎn)許可證等。這些證照是公司在特定行業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)的必備條件，直接關(guān)系到公司業(yè)務(wù)的合法性和專業(yè)性。
3. 其他輔助證照
法定代表人身份證明、公司章程、股東會(huì)決議等文件，在公司辦理重大事項(xiàng)（如貸款、投資、變更登記等）時(shí)需要作為輔助證明材料使用。
銀行開(kāi)戶許可證，用于公司銀行賬戶的開(kāi)立和使用，是公司資金往來(lái)的重要依據(jù)。
各類榮譽(yù)證書(shū)、認(rèn)證證書(shū)等，雖然不直接影響公司的經(jīng)營(yíng)合法性，但對(duì)公司的形象和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力有一定的提升作用。
四、證照保管
1. 保管環(huán)境
公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的證照保管場(chǎng)所，如證照室或使用專用的保險(xiǎn)柜。保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)等功能，確保證照的安全存放。
對(duì)于電子證照，應(yīng)存儲(chǔ)在公司內(nèi)部安全的服務(wù)器或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。
2. 保管方式
證照管理專員應(yīng)將各類證照進(jìn)行分類編號(hào)，建立證照清單和檔案。證照清單應(yīng)詳細(xì)記錄證照名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)日期、有效期、保管位置等信息。
每本證照應(yīng)裝入專門(mén)的證照袋或證照夾，并在外部標(biāo)明證照名稱和編號(hào)，便于查找和管理。對(duì)于重要的證照，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照正本，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，防止損壞。
五、證照使用
1. 申請(qǐng)流程
公司內(nèi)部人員因工作需要使用證照時(shí)，應(yīng)提前填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)單》。申請(qǐng)單應(yīng)包括申請(qǐng)人姓名、所在部門(mén)、申請(qǐng)使用的證照名稱、用途、使用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。
申請(qǐng)人將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)單提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)核實(shí)申請(qǐng)用途的真實(shí)性和必要性，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。
對(duì)于一般性的證照使用申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，交證照管理專員辦理出借手續(xù)；對(duì)于涉及公司重大利益或高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)的證照使用（如大額貸款、重大項(xiàng)目投標(biāo)等），還需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)理或董事長(zhǎng)）審批。
2. 使用規(guī)定
證照管理專員根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)單，將證照交付申請(qǐng)人，并在《證照使用登記臺(tái)賬》上進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括出借日期、出借人、歸還日期（預(yù)計(jì)）等信息。
申請(qǐng)人在使用證照過(guò)程中，應(yīng)妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于與申請(qǐng)用途不符的事項(xiàng)。如因特殊情況需要延長(zhǎng)使用時(shí)間或變更使用用途，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。
使用完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將證照歸還給證照管理專員。證照管理專員核對(duì)證照的完整性和真實(shí)性后，在《證照使用登記臺(tái)賬》上記錄歸還日期，并將證照放回原保管位置。
六、證照的年檢、換證與更新
1. 計(jì)劃制定
證照管理專員應(yīng)根據(jù)各類證照的有效期和年檢、換證要求，制定年度《證照年檢、換證計(jì)劃》，明確各項(xiàng)證照年檢、換證的.時(shí)間節(jié)點(diǎn)、負(fù)責(zé)部門(mén)和人員、所需資料等內(nèi)容，并將計(jì)劃分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。
2. 資料準(zhǔn)備與辦理
相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照計(jì)劃要求，及時(shí)準(zhǔn)備證照年檢、換證所需的資料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、經(jīng)營(yíng)情況說(shuō)明等，并提交給證照管理專員。
證照管理專員負(fù)責(zé)整理和審核資料的完整性和準(zhǔn)確性，然后按照規(guī)定的程序和要求，向證照頒發(fā)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)年檢、換證或更新。在辦理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)跟蹤辦理進(jìn)度，確保年檢、換證工作順利完成。
3. 特殊情況處理
如果在年檢、換證過(guò)程中發(fā)現(xiàn)證照存在問(wèn)題（如信息變更、不符合新的法規(guī)要求等），證照管理專員應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)共同解決問(wèn)題。可能需要對(duì)證照進(jìn)行變更登記、重新申請(qǐng)等操作，以確保證照的合法性和有效性。
七、證照的遺失與補(bǔ)辦
1. 掛失聲明
如發(fā)現(xiàn)證照遺失，證照管理專員應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并在第一時(shí)間在公司內(nèi)部發(fā)布遺失通告，同時(shí)根據(jù)證照的重要性和相關(guān)規(guī)定，在報(bào)紙、雜志等媒體上刊登掛失聲明，聲明原證照作廢。
2. 補(bǔ)辦程序
準(zhǔn)備補(bǔ)辦證照所需的材料，通常包括公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、掛失聲明、補(bǔ)辦申請(qǐng)書(shū)等。不同類型的證照可能需要不同的補(bǔ)辦材料，證照管理專員應(yīng)根據(jù)具體情況向相關(guān)部門(mén)咨詢和準(zhǔn)備。
按照證照頒發(fā)機(jī)構(gòu)的要求，提交補(bǔ)辦申請(qǐng)和材料，并繳納相應(yīng)的補(bǔ)辦費(fèi)用（如有）。在補(bǔ)辦過(guò)程中，應(yīng)積極配合相關(guān)部門(mén)的調(diào)查和審核，確保補(bǔ)辦工作盡快完成。
八、監(jiān)督與考核
1. 綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)證照管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，檢查內(nèi)容包括證照的保管情況、使用記錄、年檢和換證進(jìn)度、遺失補(bǔ)辦情況等。
2. 對(duì)于嚴(yán)格遵守證照管理制度、在證照管理工作中表現(xiàn)出色的部門(mén)和個(gè)人，公司應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反證照管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、追究相關(guān)責(zé)任等處罰，對(duì)因證照管理不善給公司造成損失的，應(yīng)依法要求責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。
九、附則
1. 本制度如與國(guó)家法律法規(guī)、政策規(guī)定相沖突，以國(guó)家法律法規(guī)、政策規(guī)定為準(zhǔn)。
2. 本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂。
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