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公司發(fā)文管理制度（通用10篇）
隨著社會一步步向前發(fā)展，人們運(yùn)用到制度的場合不斷增多，制度是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位，為了維護(hù)正常的工作、勞動、學(xué)習(xí)、生活的秩序，保證國家各項(xiàng)政策的順利執(zhí)行和各項(xiàng)工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的應(yīng)用文。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請教誰？以下是小編為大家收集的公司發(fā)文管理制度，希望對大家有所幫助。
公司發(fā)文管理制度 1
為提高發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮公文在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制訂本制度。
一、本文所指的文件是指：
1、以公司名義向公司內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件，如規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免以及向公司以外的單位、團(tuán)體等發(fā)出的正式文件等；
2、以各管理部門名義發(fā)出的文件。
二、公文種類及編號
1、公司內(nèi)部使用的公文種類主要包括：
⑴決定：適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出的安排；任免和聘用管理人員；
⑵通知：適用于公司轉(zhuǎn)發(fā)上級政府部門公文；發(fā)布規(guī)章制度；傳達(dá)要求各部門執(zhí)行的事項(xiàng)；
�、峭▓�(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或者情況；
�、葓�(bào)告：適用于下級部門向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議、答復(fù)上級部門的詢問等；
⑸請示：適用于下級部門向上級請求指示、批準(zhǔn)；
⑹批復(fù)：適用于上級部門答復(fù)下級請示事項(xiàng)；
�、撕哼m用于不相隸屬的部門之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)-1-問題；
�、虝h紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)；
�、蜎Q議：適用于公司會議議定的重要事項(xiàng)；
⑽制度、管理辦法：適用于公司明確和規(guī)范各項(xiàng)具體工作。
2、文件編號
�、艑居兄卮笥绊懙臎Q議（定）、制度、辦法、通知等文，由綜合辦以公司紅頭文統(tǒng)一編號下發(fā)，具體文件編號：XXXX[年份]序號。
�、乒疽话阈缘奈募掳l(fā)，以文件類別劃分，如：人事、通知、通報(bào)、決定等，全部由綜合辦統(tǒng)一編文號，如XXXX（通知）[年份]序號、XXXX（通報(bào)）[年份]序號。
�、巧a(chǎn)辦如需對內(nèi)下發(fā)文件的，全部到綜合辦編號存檔，其余部門無發(fā)文權(quán)限。如其他部門確需下發(fā)通知等文，全部以廠部或與綜合辦聯(lián)合下發(fā)。
�、群喴祝▎危┑耐ㄖ⒁蟮任�，無需編號，可以直接下發(fā)。
三、文件的'簽署與蓋章
1、各部門均無對外發(fā)文權(quán)限，對外發(fā)文只能以公司名義；
2、以公司紅頭發(fā)布的文件應(yīng)由公司董事長或總經(jīng)理進(jìn)行簽署；收文部門必須簽字，以便存檔；
3、以公司名義發(fā)布的文件應(yīng)蓋公司公章；以部門名義發(fā)出的文件應(yīng)蓋本部門印章。若因特殊情況需蓋公司公章，應(yīng)經(jīng)分管經(jīng)理同意。
4、公司綜合辦負(fù)責(zé)對以公司名義發(fā)布的文件進(jìn)行編號及管理。文件正式發(fā)布前應(yīng)與分管經(jīng)理取得一致意見，并有分管經(jīng)理書面或郵件批準(zhǔn)。
四、文件的發(fā)放與歸檔和銷毀
1、未經(jīng)相應(yīng)權(quán)限負(fù)責(zé)人審核同意的文件，一律不準(zhǔn)發(fā)放；所有發(fā)放文件，應(yīng)存檔保留；
2、以公司名義發(fā)放文件由綜合辦登記和歸檔，各部門發(fā)文由發(fā)文部門指定人員進(jìn)行登記和歸檔。歸檔部門應(yīng)存有所發(fā)文件的電子版本和蓋有印章的紙質(zhì)版。
3、沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過公文管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以定期銷毀。
五、執(zhí)行日期
本制度自下發(fā)之日起開始執(zhí)行
公司發(fā)文管理制度 2
第一章總則
第一條為規(guī)范和嚴(yán)肅公司發(fā)文工作，提高發(fā)文效率、保證發(fā)文質(zhì)量，保證文書的安全、及時傳遞，特制定本管理辦法。
第二條公司所有文書的呈批和發(fā)文由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章行文規(guī)則
第三條公文的種類
公文類別主要有：通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、決定、決議、批復(fù)、函、會議紀(jì)要、總結(jié)、計(jì)劃、簡報(bào)、制度、規(guī)定、辦法等。
第四條公文格式
公文格式一般包括：標(biāo)題、主送部門（領(lǐng)導(dǎo)）、正文、附件、發(fā)文單位（單位公章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機(jī)密等級、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。
1.標(biāo)題：公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明發(fā)文部門、事由和公文種類。
2.主送部門：指公文主要送達(dá)的單位（領(lǐng)導(dǎo)）或部門，凡是向上級報(bào)送均為主送部門；一般只寫一個主送部門，不得多頭主送。如需要，同時報(bào)送另一上級，可以用抄報(bào)的形式。
3.正式公文的主體：文字簡明扼要、條理清楚、實(shí)事求是。
4.發(fā)文單位：寫在公文下面偏右，要寫全稱，如以領(lǐng)導(dǎo)個人名義行文，應(yīng)冠以職務(wù)身份。
5.發(fā)文日期：公文必須注明發(fā)文日期，以表明從何時開始下文。發(fā)文日期在發(fā)文部門下面向右錯開，要寫全年月日。發(fā)文日期一般以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
6.抄報(bào)、抄送單位：屬上級的列入抄報(bào)，平行或下級列入抄送。
7.文件版頭：正式公文一般都有版頭，版頭以紅色大寫印上“XXXX公司文件”，下面加一道紅線，通常稱為紅頭文件。所有以公司名義下發(fā)的公文一律用紅頭文件形式。
8.公文編號：一般包括編字、年號、順序號。
9.機(jī)密等級：機(jī)密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)機(jī)密程度劃分等級，分別注明“絕密”，“機(jī)密”，“秘密”,“普通”字樣。
10.附件：公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，發(fā)文部門之前注明附件名稱和件數(shù)。
11.其它：公文排版要求詳見附件。
第五條行文要求
1.行文須嚴(yán)格區(qū)分公文類別，并嚴(yán)格按相應(yīng)格式書寫、排版；
2.明確發(fā)文權(quán)限。屬于全面的，重要的方針政策性問題，以公司名義行文。屬于限定方針范圍內(nèi)的日常業(yè)務(wù)工作問題，以有關(guān)部門名義行文。
3.公文由主辦部門經(jīng)辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審核、簽字后交辦公室登記。由辦公室送呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。發(fā)文涉及幾個部門的`，經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門會簽后，再上交辦公室。
第六條關(guān)于公司的公文編字
為便于公司公文的使用、保管、立卷、歸檔和查閱，將公司公文編字明確為：
第三章發(fā)文程序及要求
第七條發(fā)文程序包括擬稿、校對、審核、簽發(fā)、用印、發(fā)文、歸檔等程序。
（一）公文的草擬、打印、校對。
1.經(jīng)辦人負(fù)責(zé)公文的起草（包括錄入、排版）。草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙（見附表三），起草公文的人名、地點(diǎn)、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號要準(zhǔn)確，時間要寫具體的年月日。人名、地名、文件名稱、事物名稱等，不得用簡稱。
2.起草公文后，到辦公室統(tǒng)一打印、輸出。辦公室秘書負(fù)責(zé)核對公文符合公文格式后加蓋“擬文專用章”。
3.公文打印后、由擬稿人校對無誤后簽字。
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文件起草后，由經(jīng)辦部門經(jīng)理審核、簽字。如涉及其他部門，經(jīng)辦部門送相關(guān)部門會簽。把“文件呈批單”（具體格式見附表），同文件一并交辦公室。
（三）公文的核稿。
所有公文呈批前由辦公室負(fù)責(zé)核稿。核稿的主要內(nèi)容包括：
1.文件呈批單是否填寫準(zhǔn)確，完整。所有相關(guān)部門是否都已簽字。
2.公文打印、排版格式是否符合公司要求；
3.公文意思是否得表達(dá)清楚、準(zhǔn)確。
如核稿不合格，辦公室簽署修改意見后交經(jīng)辦人重新辦理。
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辦公室核稿通過后，在“文件呈批單”上填寫公文編號和密級，簽署處理意見。在“發(fā)文登記表”上登記后，由辦公室主任根據(jù)事情的輕重緩急，在文件呈批表上加蓋“特急”和“急件”字樣。按審批權(quán)限、業(yè)務(wù)性質(zhì)分類，分別呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。辦公室不得積壓文件，要及時呈批或下發(fā)。
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公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱文件，“特急”文件須馬上批辦，“急件”須當(dāng)天批辦。所有文件的必須在兩個工作日之內(nèi)閱批完畢。
公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文稿與原意不符，由辦公室退回?cái)M稿人重寫。如果僅涉及文字問題，直接由辦公室負(fù)責(zé)修改。
擬稿人重寫后，再次送簽時必須附上修改前的所有原稿。辦公室負(fù)責(zé)核對修改稿與原稿，確保公文嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行了修改，并且經(jīng)辦人已經(jīng)告知相關(guān)部門經(jīng)理（由辦公室秘書電話查詢）。
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公文簽發(fā)后，交辦公室主任。辦公室主任審查后交辦公室秘書登記、打印正式文稿；打印前辦公室秘書瀏覽文件內(nèi)容，檢查所打印文件的合法性、并在打印登記簿上詳細(xì)登記文件名、份數(shù)、頁數(shù)、經(jīng)辦人等，具體見《打印登記簿》；
對于不需要蓋章的文件，在打印正式文稿后，由辦公室秘書填寫“發(fā)文登記簿”后，進(jìn)行發(fā)文，同時將一份正式文件、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿中的終稿、文件呈批單及該文件電子版存檔備案。
對于需要蓋章的文件見下一步；
�。ㄆ撸┕纳w印、登記。
需要蓋章的文件，打印后由辦公室秘書履行蓋章手續(xù)。對兩張以上的文件另外加蓋騎縫蓋�！拔募逝鷨巍庇赊k公室秘書留存?zhèn)洳椋?/p>
公司發(fā)文管理制度 3
第一章總則
第一條為了規(guī)范公司對收發(fā)文的管理，提高文件的利用效率，進(jìn)而提高公司工作質(zhì)量和工作效率，特制定本規(guī)定。
第二條公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司規(guī)章制度、請示、指示和答復(fù)問題，指導(dǎo)工作，報(bào)告情況等的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件收發(fā)的管理工作，有效地為公司服務(wù)。
第三條公司所收發(fā)文件由綜合部行政科統(tǒng)一簽收、發(fā)放、傳遞、保管和立卷歸檔。行政科指定專職人員負(fù)責(zé)收文和發(fā)文管理工作。收發(fā)文人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實(shí)填寫收文登記表和發(fā)文登記表。行政科必須按照準(zhǔn)確、及時、安全、統(tǒng)一的原則做好公司的收發(fā)文管理工作。
第二章發(fā)文辦理
第四條發(fā)文，發(fā)文辦理是指公司對外發(fā)出的公文，首先要擬稿，稿子寫好后要送部門負(fù)責(zé)人審核，然后報(bào)請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，簽發(fā)后送印，印制好校對后發(fā)出。發(fā)文辦理主要包括以下幾個工作程序：
1、擬稿：擬稿是指把領(lǐng)導(dǎo)人或公司的發(fā)文意圖條理化、顯物化，是發(fā)文處理的關(guān)鍵程序之一。公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。
2、核稿：核稿是指由擬稿部門負(fù)責(zé)人對擬好的文稿進(jìn)行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。
3、會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會簽。有關(guān)部門會簽后送綜合部負(fù)責(zé)人對公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。
4、簽發(fā)：工程部、總工辦的一般事務(wù)性公文送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。其他文件如重要請示、報(bào)告、制度及辦法等一律送總經(jīng)理簽發(fā)。
5、發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，并對待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號、設(shè)計(jì)版面格式等。
6、繕�。嚎樣∈侵赴匆押灠l(fā)的文稿進(jìn)行繕寫或打印，并由相關(guān)人員負(fù)責(zé)校對。
7、用印：用印是指綜合部對已繕印號的公文進(jìn)行蓋章。
8、發(fā)文登記：發(fā)文登記是指由綜合部行政人員將待發(fā)公文登記造冊，以備存查。
9、分發(fā)：分發(fā)是指由綜合部行政人員把用過印并已登記過的公文通過適當(dāng)?shù)姆绞剑ㄈ玎]寄、傳真、電子郵件、專人遞送、來人簽收等）傳遞給收文單位。
10、注發(fā)：注發(fā)是指由綜合部行政人員對發(fā)文辦理結(jié)果予以注明。如誰經(jīng)手，發(fā)了一份什么文件，經(jīng)由什么渠道發(fā)出等。
11、存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，綜合部行政人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的`硬盤）。
第三章收文辦理
第六條收文是指外部機(jī)關(guān)送達(dá)公司的公務(wù)文書和材料，包括文件、電報(bào)、其他文字資料等。收文辦理是指對來自公司外部的文件所實(shí)施的處置與管理。工程管理類收文暫按工程部有關(guān)規(guī)定辦理，行政科定期對工程部的收文進(jìn)行備份存檔。收文辦理主要包括以下幾個程序：
1、簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。收到來文，首先要看清是否屬于本單位收文，然后清點(diǎn)，核實(shí)來文數(shù)量、封皮編號與投遞是否相符，檢查文件裝封是否破散，密封條是否被拆等情況，檢查無誤后，方可簽字、蓋章、注時。
2、收文登記：收文登記是指對收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。
3、擬辦：在收文登記后，由綜合部行政人員送綜合部負(fù)責(zé)人審核，符合有關(guān)規(guī)定的，綜合部應(yīng)及時提出辦理意見和建議，送請主要領(lǐng)導(dǎo)人批示后交有關(guān)部門辦理。
4、批辦：批辦是指主要領(lǐng)導(dǎo)人對收文的辦理寫出指示性意見。
5、分辦：需要辦理的文件，要按批辦意見，分送有關(guān)部門或承辦人員辦理。
6、傳閱：需要傳閱的文件，要按批示意見傳閱。傳閱中，應(yīng)先送主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)閱：各部門間安排主管部門先看。領(lǐng)導(dǎo)同志閱文后要簽字、注時。如有閱批意見，要按領(lǐng)導(dǎo)同志的意見，做好補(bǔ)辦工作。文件傳閱前，要認(rèn)真登記，閱完后進(jìn)行檢查，隨時掌握文件的去向
7、承辦：承辦是指按照領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見，由相關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門或負(fù)責(zé)人具體承擔(dān)收文的辦理。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文—4—
件，主辦單位要主動會同有關(guān)單位協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。
8、催辦：催辦是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見，由行政科督促承辦部門盡快上報(bào)辦理結(jié)果。
9、注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。
第四章公文管理（立卷歸檔）
第七條無論是收文還是發(fā)文，都要按檔案管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行科學(xué)管理。已發(fā)出的公文，要把定稿、存本管理好，以備查考或歸檔；收進(jìn)辦結(jié)的公文，也要妥善保管，以備隨時調(diào)用。
公文管理主要包括以下幾個程序：
1、制定立卷類目表：按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的實(shí)際情況制定公司立卷類目表。
2、歸卷：按立卷類目表上規(guī)定的項(xiàng)目準(zhǔn)備卷夾或櫥柜，并隨時把已辦完的公文歸到相應(yīng)的文件夾或類目里面。
3、調(diào)用：對已經(jīng)歸卷的任何一份公文要能隨時調(diào)出，以便為公司工作服務(wù)。
4、立卷：按公文立卷的有關(guān)規(guī)定把已歸入卷夾的公文立成合乎規(guī)范的公文案卷。
公司發(fā)文管理制度 4
一、公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序；
二、酒店的收文，由保密室簽收登記，總經(jīng)理的收文由酒店總經(jīng)理簽收，屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收件，一律交收件人親自拆封；
三、公文登記后，由總經(jīng)理室根據(jù)總經(jīng)理的批示轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由保密員送交，并經(jīng)登記，簽收后才可送交；
四、閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級以上文件須到保密室閱讀。因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時退還，秘密級以上文件，各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室；
五、各部門或個人對承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延積壓；
六、各部門均實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對自己經(jīng)手處理的`公文，應(yīng)件件有落實(shí)，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事；
七、公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第三季度移交完成；
八、各級干部調(diào)動時，應(yīng)將文件（含保密記錄本）清理移交，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時送保密室登記保管；
九、沒有存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由酒店總經(jīng)理室定期銷毀，銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷，秘密級以上文件，不準(zhǔn)作廢品處理，一律集中按有關(guān)規(guī)定處理。
公司發(fā)文管理制度 5
為使公文的簽收及發(fā)放及時、準(zhǔn)確，確保公文制作規(guī)范，保存完整、齊備。提高公文處理的工作效率和公文質(zhì)量。特制訂本制度
一、企業(yè)常用公文的構(gòu)成
企業(yè)常用公文包括請示、報(bào)告、申請、決定、決議、批復(fù)、通告、通知、通報(bào)、函件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、講話稿等。
二、文書收發(fā)管理
1、企業(yè)各部門與外界來往公文的收發(fā)由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。辦公室主任指定專門人員負(fù)責(zé)往來公文的收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、制作、核稿、校對、發(fā)文等事宜。以傳真、郵件、郵寄等方式到達(dá)的公文全部由辦公室接收。再按公文按審批程序送至承辦部門。如遇特殊情況無法及時送達(dá)，應(yīng)提前電話通知知承辦部門。文件傳閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將有密級的'文書帶回家、宿舍及公共場所，也不得傳至權(quán)限范圍之外的人員。
2、負(fù)責(zé)人閱讀、批閱公文，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將公文交至辦公室。閱批公文一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名，并作擬辦意見，責(zé)成相關(guān)部門辦理。如需備查，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。辦公室對公文負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門接到公文后應(yīng)立即指派專人辦理，不得將公文壓放、分散。
三、公文的制作
公司發(fā)文工作集中在總公司辦公室。凡是以xxxx公司名義發(fā)出的通告、決定、請示、通知、報(bào)告、會議紀(jì)要等均屬于發(fā)文范圍。各部門不得以xxxx的名義擅自對外發(fā)送正式公文。各部門需要向上級反映匯報(bào)重要情況或向下安排重要工作要求發(fā)文的，應(yīng)向辦公室提出發(fā)文申請，并將文字底稿交辦公室審核。發(fā)文經(jīng)辦公室主任、分管經(jīng)理核稿、修改后，交總經(jīng)理會簽后由辦公室統(tǒng)一打印、蓋章和分發(fā)。
四、公文歸檔與保管
1、全部處理完后的文書，按照一定的分類進(jìn)行整理與編輯，并在文書保存本上做好登記。
2、企業(yè)個人不得保存企業(yè)文書、凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交行政部登記保管，調(diào)離企業(yè)的員工應(yīng)將文件記錄本清理移交。
3、如果職務(wù)或部門計(jì)劃發(fā)生變更或做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。
4、當(dāng)年的公文于次年7月份前整理裝訂后編號遞交檔案室存檔。存檔時應(yīng)列出詳細(xì)地文檔明細(xì)，一式3份。并由檔案管理員、監(jiān)交人確認(rèn)簽字以備查詢調(diào)閱。
本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
公司發(fā)文管理制度 6
1.為使公司(以下簡稱公司)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效益和辦理公文質(zhì)量，結(jié)合公司實(shí)際，特制訂本管理規(guī)定。
2適用范圍本規(guī)定適用于公司機(jī)關(guān)、分子公司及各單位。
3規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》
《集團(tuán)公司機(jī)關(guān)公文處理辦法》
《集團(tuán)公司公文管理辦法》
4職責(zé)
4.1經(jīng)理(黨委)辦公室負(fù)責(zé)公司機(jī)關(guān)部門公文管理和對分子公司公文的管理、檢查、指導(dǎo)工作。
4.2各分子公司辦公室或相關(guān)部門負(fù)責(zé)本單位公文管理工作。
4.3公司主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)公文的審閱簽發(fā)工作。
4.4行文部門負(fù)責(zé)公文的擬辦和發(fā)文手續(xù)辦理工作。
4.5公司檔案室負(fù)責(zé)公文的歸檔指導(dǎo)工作;按歸檔范圍，督促檢查、指導(dǎo)工作。
5活動描述
5.1管理原則
5.1.1公司和子公司形成的公文，是在履行管理職能過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的'公務(wù)文書，是傳達(dá)、貫徹、落實(shí)黨和國家的路線、方針、政策，請示和報(bào)告問題，批復(fù)和部署工作，商洽和交流情況的重要工具。
5.1.2公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公司經(jīng)理(黨委)辦公室是公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)公司的公文處理工作，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司分子公司和機(jī)關(guān)部室公文處理工作。
5.1.3公文處理必須堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時、安全，統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、催辦、用印、審核、立卷、歸檔和銷毀。
5.1.4公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家和企業(yè)有關(guān)保密法規(guī)，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密安全。
5.2管理內(nèi)容
5.2.1公文種類
5.2.1.1通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級單位公文;傳達(dá)要求下級單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng);任免和聘用人員。
5.2.1.2通報(bào)：用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。
5.2.1.3報(bào)告：用于向上級匯報(bào)工作，反映情況，提出建議或者意見，答復(fù)上級詢問的事項(xiàng)。
5.2.1.4請示：用于向上級請求批示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。
5.2.1.5批復(fù)：用于答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)。
5.2.1.6決定：用于對重要問題或重大行動做出安排及決策。
5.2.1.7意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。
5.2.1.8會議紀(jì)要：用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。
5.2.1.9函：用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
5.2.1.10公告：用于向公司內(nèi)外、國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。
5.2.2公文格式
公文一般由眉首(密級、緊急程度、文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人)，主體(標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注)，版記(主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和日期)三部分組成。
5.2.2.1密級和緊急程度
涉及國家機(jī)密和商業(yè)經(jīng)濟(jì)秘密的公文，標(biāo)明密級。涉及緊急事項(xiàng)的公文，標(biāo)明緊急程度。
5.2.2.2文頭
用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱;分為公司、部室、子公司三類文頭。
5.2.2.3發(fā)文字號
包括單位代字、年份、序號、形式為“代字[年份]序號”。公司文頭發(fā)文代字為“黨發(fā)，”，部門文頭發(fā)文代字為“A字”(A為部室代號，包括群眾組織);子公司文頭發(fā)文代字為“xxB發(fā)。年份用四位阿拉伯?dāng)?shù)字，序號為該代字流水號。聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦單位代字、序號。
5.2.2.4簽發(fā)人
上行文應(yīng)注明簽發(fā)人，簽發(fā)人一般應(yīng)為單位主要領(lǐng)導(dǎo)。
5.2.2.5標(biāo)題
準(zhǔn)確簡要概括公文主要內(nèi)容，并可表明公文種類。
5.2.2.6主送機(jī)關(guān)
公文的主要受理機(jī)關(guān)，用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
5.2.2.7附件
如有附件，標(biāo)明名稱。附件說明在正文下空1行、左空2行字進(jìn)行標(biāo)識。如：
附件：1.xxxxxxxxxxxx
2.xxxxxxxxxxxx(后面不加標(biāo)點(diǎn)符號)
5.2.2.8印章除會議紀(jì)要外，各文種均加蓋印章;印章應(yīng)與文頭相符。
5.2.2.9成文時間
以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
5.2.2.10附注
公文如有其他需要說明的事項(xiàng)，應(yīng)加附注，用括號括起位于成文時間下一行居左空2格加圓括號標(biāo)識;上行文應(yīng)在附注中注明聯(lián)系人姓名和電話。
5.2.2.11主題詞
按照《集團(tuán)公司公文主題詞表》標(biāo)注;同時結(jié)合企業(yè)實(shí)際，規(guī)定五種自由詞作為主題的補(bǔ)充，包括公文中關(guān)鍵的人名、單位(地)名、產(chǎn)品名、項(xiàng)目名、裝置(設(shè)備)名。主題詞不能超過5組。
5.2.2.12抄送單位
公文如需除主送機(jī)關(guān)外的其他機(jī)關(guān)知曉或執(zhí)行，應(yīng)注明抄送單位;抄送單位名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
5.2.2.13印發(fā)單位和日期
標(biāo)明主辦單位全稱或規(guī)范化簡稱以及印發(fā)時間。
5.2.2.14印刷和裝訂
公文采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙張雙面印制，左側(cè)裝訂。
5.2.3行文規(guī)則
5.2.3.1行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。
5.2.3.2公司機(jī)關(guān)各部門根據(jù)職權(quán)范圍，可以代表公司，以公司名義向分子公司行文;子公司及職能部室可在本單位范圍內(nèi)行文，不得對外正式行文。
5.2.3.3向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)主送一個上級機(jī)關(guān)，如需其他上級機(jī)關(guān)閱知，可以抄送;公司形成的請示、報(bào)告公文要將底稿和兩份文件交公司經(jīng)理(黨委)辦公室存檔，然后再將兩份文件送上級辦公室閱批。
5.2.3.4一般不得越級請示或報(bào)告;除生產(chǎn)事故、大型集體上訪、突發(fā)事件等緊急重大情況或逐級行文延誤時機(jī)將造成損失，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)指定可以越級行文外，均要逐級行文。因上述情況必須越級行文時，應(yīng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。
5.2.3.5 “請示”和“報(bào)告”在公文中不能并用;“請示”應(yīng)一文一事;報(bào)告中不得夾帶“請示”事項(xiàng)。
5.2.3.6除本《規(guī)定》規(guī)定的公文種類以外，工作要點(diǎn)、活動方案、計(jì)劃等文體都不能作為公文的獨(dú)立行文文種，必須以“通知”的形式印發(fā)。
5.2.4發(fā)文辦理
5.2.4.1發(fā)文辦理是指制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序。
5.2.4.2草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
a.符合國家的法律、法規(guī)和企業(yè)有關(guān)規(guī)定，遵循上級機(jī)關(guān)的指示精神，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖;
b.全面、客觀反映情況，提出的政策、措施切實(shí)可行;
c.觀點(diǎn)明確、條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，直述不曲，文字精練，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確;
d.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確;引用公文應(yīng)先引標(biāo)題后引發(fā)文字號;引用外文注明中文含義;日期寫明具體年、月、日;
e.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”;
f.根據(jù)行文目的和發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)選擇適當(dāng)?shù)奈姆N;
h.公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序號和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字;
i.應(yīng)使用國家法定計(jì)量單位;
J.文中使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名;
k.公文書寫稿紙要干凈耐用，書寫字跡整齊，必須使用藍(lán)黑鋼筆、炭素筆或毛筆書寫，不能用鉛筆、圓珠筆和彩筆書寫;用計(jì)算機(jī)打印的，排版要規(guī)范。
5.2.4.3行文前，應(yīng)填寫發(fā)文稿紙，標(biāo)明起草人，主送機(jī)關(guān)和公文標(biāo)題。
5.2.4.4擬制的公文，由起草單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。公文的簽發(fā)，凡以公司(子公司)名義報(bào)送上級機(jī)關(guān)或下發(fā)的涉及全局工作的重要公文，都要由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);涉及專項(xiàng)或某一系統(tǒng)工作的公文，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需要會簽的聯(lián)合行文，應(yīng)在會簽欄注明會簽部門;簽發(fā)或會簽應(yīng)署姓名和日期。
5.2.4.5審核、簽發(fā)或會簽公文，必須使用藍(lán)黑鋼筆、炭素筆或毛筆，注意不要在文稿左側(cè)裝訂線外書寫。
5.2.4.6公文不準(zhǔn)翻印，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，可以復(fù)印或翻印。
5.2.4.7擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的問題，主辦部門應(yīng)當(dāng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。
5.2.4.8公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)先經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人核稿、把關(guān)、簽字，然后由辦文單位(部門)送經(jīng)理(黨委)辦公室進(jìn)行審核，最后呈送公司(子公司)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)理(黨委)辦公室審核的重點(diǎn)是：
a.是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng);
b.是否符合黨的路線、方針和政策，是否符合國家法律、法規(guī)和企業(yè)的有關(guān)規(guī)定，是否符合上級有關(guān)精神和本單位實(shí)際;
c.是否符合行文規(guī)則，公文的諸要素如人名、地名、產(chǎn)品名、裝置名、單位部門名稱、時間、數(shù)字、引文和文字表述，密級，主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，文字、標(biāo)點(diǎn)符號及文種使用、公文格式是否符合本《規(guī)定》的規(guī)定;報(bào)批手續(xù)是否符合規(guī)定;核稿、會簽等手續(xù)是否齊備。文件中的數(shù)據(jù)、計(jì)量單位，由辦文單位領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。
5.2.4.9對不符合要求的文稿，可按以下方法處理。
a.文字質(zhì)量存在問題，如文字修改量不大，由經(jīng)理(黨委)辦公室負(fù)責(zé)修改;需要做重大修改的，由擬搞部門修改后再報(bào)審;
b.違反公文辦理程序的，由擬稿部門補(bǔ)辦;
公司發(fā)文管理制度 7
1.總則
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。
2.文件管理內(nèi)容主要包括：
上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
3.收文的管理
3.1公文的簽收
3.1.1凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機(jī)要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
3.1.2對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。
3.2公文的編號保管
3.2.1辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。
3.2.2本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。
3.3公文的閱批與分轉(zhuǎn)
3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。
3.3.2一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.3.3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
3.4文件的傳閱與催辦
3.4.1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.4.2閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.4.3閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
3.4.4文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書，切忌橫傳。
3.4.5辦公室機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
4.發(fā)文的管理
4.1發(fā)文的規(guī)定
4.1.1全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
4.2發(fā)文的范圍
4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
4.2.2公司下發(fā)文件主要用于：
�、俟脊疽�(guī)章制度;
②轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件;
�、酃脊倔w制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng);
�、芄脊拘缘�.重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
⑤發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào);
�、奁渌嘘P(guān)公司的重大事項(xiàng)。
4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于：
�、賹ι霞墮C(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定;
�、谕值軉挝宦�(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
4.2.4在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
4.2.6各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。
5.文件的立卷與歸檔
5.1文件的歸檔范圍
5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
�、偕霞墮C(jī)關(guān)來文，包括上級對公司報(bào)告、申請的批復(fù);
�、诠景l(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
③經(jīng)理辦公室、總務(wù)會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;
④公司一級組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等;
⑤有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果;
�、迏⒓由霞壵匍_的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報(bào)發(fā)言材料等;
�、呱霞墮C(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨公司日志和大事記;
�、夤鞠蛏霞壵埱笈鷱�(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
5.1.2業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
5.2立卷要求
5.2.1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
5.2.2立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
5.2.3要堅(jiān)持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.文件的銷毀
6.1對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
6.2經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書和正(副)主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司發(fā)文管理制度 8
第一條發(fā)文
1、公司各部門擬發(fā)稿（文）件，均須填制文件簽發(fā)單，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。
2、人事行政部需定專人對每份文件作好文號編制，及時準(zhǔn)確按要求發(fā)送至相關(guān)單位、部門，并認(rèn)真作好文件簽收工作。
3、外送文件，經(jīng)辦人須用公司標(biāo)準(zhǔn)信封封存，并送（郵）至相關(guān)單位或上級部門，力求準(zhǔn)確、無誤。
第二條打印
1、公司公文的打印工作由人事行政部負(fù)責(zé)。
2、公司各級部門所需打印的公文或其它文字資料，均由部門專人（文員）負(fù)責(zé)。
3、各類公文及資料的`校稿由提供公文或資料的部門（人員）負(fù)責(zé)。
4、公司各類公文、文件、通知，人事行政部須分類存檔一份。
第三條收文
1、凡外來文件或參會人員帶回的會議文件，任何部門或個人收到后均應(yīng)及時交至人事行政部，不得無故截留文件。
2、人事行政部收文后應(yīng)及時作好收文登記工作，并根據(jù)文件精神或要求，認(rèn)真填寫公文處理傳閱單，經(jīng)人事行政部主管閱后及時由專人將文件送至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處予以辦理。
第四條傳閱
1、人事行政部須及時準(zhǔn)確地將傳閱文件按文件處理要求送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處。
2、人事行政部在規(guī)定時間內(nèi)應(yīng)及時收回傳閱文件，不得有漏、損、銷情況發(fā)生。
3、文件閱示人須認(rèn)真閱文，并根據(jù)文件精神及公司要求布置好本部門或相關(guān)人員執(zhí)行文件所要求事項(xiàng)，并在文件傳閱單上簽閱意見。
4、人事行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批閱意見及文件精神，對執(zhí)行未果的部門應(yīng)督辦，直至將公司領(lǐng)導(dǎo)意見及指示落到實(shí)處，并將執(zhí)行情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
公司發(fā)文管理制度 9
一、公司行文是企業(yè)請示、報(bào)告、商洽工作、向下傳達(dá)決定、批復(fù)處理問題、指導(dǎo)工作的重要形式。
二、公司行文要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時，并實(shí)行統(tǒng)一管理。
三、公司行文的`程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、分發(fā)、登記、歸檔、銷毀。
四、行文與打印管理
1、公司行文由業(yè)務(wù)承辦人起草，在發(fā)文稿申請表中須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負(fù)責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級；部門負(fù)責(zé)人審定，總經(jīng)理簽字同意后打印發(fā)文。
2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)的文稿交行政部統(tǒng)一編號打印，由起草人校對(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))修正后，及時送交給有關(guān)部門和人員，或由行政部發(fā)出。
3、打印人員不得截留文件，或?qū)⒋蛴�、�?fù)印、傳真等行文中的有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理規(guī)定中須保密的事項(xiàng)透露給他人。
五、發(fā)文管理
1、公司發(fā)文由行政部統(tǒng)一編號、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。
2、部門和個人收文應(yīng)在行政部發(fā)文登記冊中簽名。
3、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請示、報(bào)告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。
4、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。
六、收文管理
1、公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴�、分文、記錄、傳送、歸檔。
2、公司收文由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。
3、急件或涉及商業(yè)機(jī)密的傳真應(yīng)由專人處理。
七、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。
公司發(fā)文管理制度 10
1.目的
為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)時效，明確公文承辦要求，實(shí)施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于集團(tuán)總公司、子公司。
3.職責(zé)范圍
3.1集團(tuán)總裁辦
3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。
3.1.2負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門和各子公司的文件處理工作。
3.1.3負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施。
3.2集團(tuán)其它各部門、子公司
3.2.1不得以集團(tuán)名義自行對外正式行文。
3.2.2負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行
4.公文處理原則
4.1公文處理原則
4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的.工作。
4.1.2公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。
5.公文的種類
5.1公文的定義
5.1.1公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。
5.1.2常用的公文種類
常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等。
(一)決定、決議：對重要事項(xiàng)重大行為做出安排，用“決定”;經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。
(二)意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。 (三)通知：用于傳達(dá)上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)。
(四)通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。
(五)報(bào)告、請示：向上級部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議用“報(bào)告”;向上級部門請示指示、批準(zhǔn)用“請示”。
(六)規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。
(七)函：是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門提出請求的公文。
(八)會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。
6.公文格式和行文規(guī)則
6.1公文格式和行文規(guī)則
6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸
(1).公文用紙幅面尺寸
公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。
(2).公文頁邊與版心尺寸
公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)。
6.1.2公文中圖文的顏色
除紅頭文件外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色。
6.1.3排版規(guī)格與印制裝訂要求
(1).排版規(guī)格
正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。
(2).制版要求
版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。
(3).印刷要求
單面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實(shí)、均勻;字面不花、不白、無斷劃。
(4).裝訂要求
公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。
6.2公文中各要素標(biāo)識規(guī)則
組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
6.2.1眉首
(1).公文份數(shù)序號
公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。
(2).秘密等級和保密期限
密級公文應(yīng)分別標(biāo)明“密級”字樣，用3號黑體字，頂格;密級分為ABC三個等級。密級程度應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。如需標(biāo)識和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行。
(3).緊急程度
如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。
(4).發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識
由公司全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成，即“湖南九州集團(tuán)有限公司(文件)”或“九州集團(tuán)”;對一些特定的公文可做相應(yīng)的改變，如通知即可寫為“湖南九州集團(tuán)有限公司(通知)”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
(5).發(fā)文字號
發(fā)文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。
�、谌绨l(fā)文單位為總裁辦，則具體格式為：
發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
(6).簽發(fā)人
公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名，特殊情況手簽簽發(fā)人姓名。
如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。
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