(薦)采購(gòu)管理制度
在生活中,我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。一般制度是怎么制定的呢?以下是小編整理的采購(gòu)管理制度,僅供參考,歡迎大家閱讀。
1.目的
闡述在采購(gòu)職能的執(zhí)行中應(yīng)遵循的原則、程序和慣例,指導(dǎo)執(zhí)行和參與采購(gòu)職能的部門(mén)和職員執(zhí)行采購(gòu)相關(guān)程序,推進(jìn)采購(gòu)職能按合理的流程正直、高效、實(shí)用的執(zhí)行,從而有效降低采購(gòu)成本,提高公司采購(gòu)效率,加強(qiáng)部門(mén)間配合,特制訂本制度。
2.范圍
(1)固定資產(chǎn)類:辦公家具、工作設(shè)備、電腦設(shè)備等固定資產(chǎn)類的采購(gòu)工程維護(hù)類:裝飾裝修工程、IT工程、設(shè)備的租賃及維修類的采購(gòu)。
。2)低值易耗類:辦公用品、活動(dòng)用品、禮品、圖書(shū)、期刊、技術(shù)圖書(shū)、生活用品等低值易耗品的采購(gòu)。
。3) 印刷類:內(nèi)刊、易拉寶、橫幅、名片等印刷類的采購(gòu)。
(4) 咨詢管理類及服務(wù)類產(chǎn)品:咨詢管理項(xiàng)目,工作軟件類的采購(gòu);
體檢、旅游、培訓(xùn)、拓展、保險(xiǎn)等服務(wù)產(chǎn)品的采購(gòu)。
(5) 項(xiàng)目成本類:藍(lán)圖打印,多媒體制作等。
說(shuō)明:工程建筑類材料采購(gòu)不在本采購(gòu)范疇內(nèi)。
二、采購(gòu)目標(biāo)
1.保證所需原料、供應(yīng)品、設(shè)備和服務(wù)的適時(shí)適量及時(shí)供應(yīng)。
2.為了公司運(yùn)作經(jīng)濟(jì)高效的進(jìn)行,在與需要的質(zhì)量、交貨期和服務(wù)水平一致的情況下,以最有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格采購(gòu)商品/服務(wù)。
3.引導(dǎo)采購(gòu)職能的發(fā)揮與公司利益、商業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)相一致。
三、采購(gòu)原則
1. 使用、定價(jià)、采辦、驗(yàn)收、結(jié)算分離原則
采購(gòu)過(guò)程的各相關(guān)環(huán)節(jié)人員,遵循使用、定價(jià)、采購(gòu)、驗(yàn)收、結(jié)算分離的原則,即使用部門(mén)申請(qǐng),使用部門(mén)及采購(gòu)部門(mén)分別詢價(jià)、定價(jià),財(cái)務(wù)對(duì)預(yù)算控制、法務(wù)對(duì)流程監(jiān)督,使用部門(mén)驗(yàn)收,采購(gòu)部門(mén)結(jié)算。
2. 詢價(jià)定價(jià)原則
物品采購(gòu)必須有三家以上的供應(yīng)商提供報(bào)價(jià),在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、長(zhǎng)期合作的客戶、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估,并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格。臨時(shí)性應(yīng)急購(gòu)買(mǎi)物品除外。
3. 一致性原則
采購(gòu)人員訂購(gòu)的物品必須與請(qǐng)購(gòu)單所列要求、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量一致,在市場(chǎng)條件不能滿足請(qǐng)購(gòu)部門(mén)要求或成本過(guò)高的情況下,采購(gòu)人員須及時(shí)反饋信息給使用部門(mén)更改請(qǐng)購(gòu)單或做參考。
4. 廉潔自律原則
。1)自覺(jué)維護(hù)公司利益,努力提高采購(gòu)物品的質(zhì)量,降低采購(gòu)成本。
。2)廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請(qǐng)。
。3)嚴(yán)格按照采購(gòu)制度和程序辦事。
5. 審計(jì)監(jiān)督原則
采購(gòu)人員要自覺(jué)接受公司有關(guān)部門(mén)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢,對(duì)采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的違反廉潔制度的行為,公司有權(quán)對(duì)相關(guān)人員依照公司規(guī)章制度等進(jìn)行處罰直至追求其法律責(zé)任。
四、供應(yīng)商管理
1. 各類型的采購(gòu)需有3家以上的供應(yīng)商詢價(jià),以作比價(jià)、議價(jià)依據(jù),并填寫(xiě)《采購(gòu)詢價(jià)記錄表》,總裁辦公室應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量及提供的服務(wù)等方面對(duì)其進(jìn)行考核及更新。
2. 建立公司供應(yīng)商庫(kù),供應(yīng)商的選擇應(yīng)從與公司有過(guò)合作經(jīng)歷的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商中選取。
3. 對(duì)于長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商,需每年做一次供應(yīng)商評(píng)估,評(píng)估其產(chǎn)品價(jià)格、服務(wù)是否在同行業(yè)中最優(yōu)化。經(jīng)過(guò)評(píng)估不合格的供應(yīng)商應(yīng)從供應(yīng)商庫(kù)中撤下,并選擇最適合公司的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系。
4. 對(duì)于長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商,應(yīng)當(dāng)留存一份其公司三證及相關(guān)資質(zhì)文件蓋章件至總裁辦公室。
五、采購(gòu)申請(qǐng)流程
1.標(biāo)準(zhǔn)流程
(1)標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)范圍
以下類別金額在1000元以內(nèi)的,視作標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu):
A.固定資產(chǎn)類:辦公家具、工作設(shè)備、電腦設(shè)備等固定資產(chǎn)類的采購(gòu)。
B.低值易耗類:辦公用品、活動(dòng)用品、禮品、圖書(shū)、期刊、技術(shù)圖書(shū)、生活用品等低值易耗品的采購(gòu)。
C.印刷類:內(nèi)刊、易拉寶、橫幅、名片等印刷類的采購(gòu)(需要報(bào)品牌管理中心總監(jiān)審批)。
D.咨詢管理類及服務(wù)類產(chǎn)品:咨詢管理項(xiàng)目,工作軟件類的采購(gòu);體檢、旅游、培訓(xùn)、拓展、保險(xiǎn)等服務(wù)產(chǎn)品的采購(gòu)。
E.項(xiàng)目成本類:藍(lán)圖打印,多媒體制作等。
。2)申請(qǐng)流程
A.由申請(qǐng)部門(mén)秘書(shū)/助理填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》,部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后交公司采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)!恫少(gòu)申請(qǐng)單》要求注明名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途等,若涉及技術(shù)指標(biāo)的,須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。
B.申請(qǐng)部門(mén)必須對(duì)所需要購(gòu)買(mǎi)的物品進(jìn)行詢價(jià),提供三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià),如涉及到具體資質(zhì)、特殊采購(gòu)要求的需要附有相關(guān)文件復(fù)印件與申請(qǐng)部門(mén)確認(rèn),總裁辦公室和財(cái)務(wù)管理中心有權(quán)對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行核查。
C.所有采購(gòu)物品都需要經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批,如采購(gòu)屬于標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)范圍,可只簽批到財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人;如涉及到特殊物品的采購(gòu),或非標(biāo)準(zhǔn)流程的采購(gòu)還需分別審批到集團(tuán)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人/常務(wù)副總裁/總裁(參照非標(biāo)準(zhǔn)流程)。
D.簽訂采購(gòu)合同的均須由法務(wù)審核,并報(bào)財(cái)務(wù)管理中心備案。
E.申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收、簽領(lǐng),費(fèi)用分?jǐn)傊辽暾?qǐng)部門(mén)。
六、二次采購(gòu)申請(qǐng)
如采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)生數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格等變動(dòng),必須進(jìn)行二次采購(gòu)申請(qǐng),并將第一次的申請(qǐng)單作為附件提交審核。
七、采購(gòu)招標(biāo)
根據(jù)公司政策和中華人民共和國(guó)相關(guān)法律法規(guī)之規(guī)定,公司招標(biāo)采購(gòu)分為2類:
A類:根據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》和各地方法律法規(guī)之規(guī)定必須進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)的。
1.大型基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)等關(guān)系社會(huì)公共利益、公眾安全的項(xiàng)目。
2.全部或者部分使用國(guó)有資金投資或者國(guó)家融資的項(xiàng)目。
3.使用國(guó)際組織或者外國(guó)政府貸款、援助資金的項(xiàng)目。
B類:除A類之外,采購(gòu)金額在10萬(wàn)以上的采購(gòu)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行招標(biāo),具體由申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核是否招標(biāo),簽批部門(mén)負(fù)責(zé)人同時(shí)有權(quán)建議是否進(jìn)行招標(biāo)。
八、樣品提供和確認(rèn)
1.對(duì)于采購(gòu)產(chǎn)品難以長(zhǎng)久控制質(zhì)量的,需進(jìn)行樣品提供和確認(rèn)的,需確定送樣周期,由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)追蹤,收到樣品后第一時(shí)間送交使用部門(mén)進(jìn)行確認(rèn),必要時(shí)需會(huì)同財(cái)務(wù)等相關(guān)部門(mén)人員予以確認(rèn)。
2.對(duì)于需要保存樣品的,采購(gòu)部門(mén)需做封樣處理,以便日后做收貨比較。
九、合同簽訂
1.長(zhǎng)期固定的供應(yīng)商應(yīng)和公司簽訂長(zhǎng)期供貨合同。
2.供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后,由采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂合同。
3.采購(gòu)合同樣本及正本必須經(jīng)過(guò)法務(wù)審核通過(guò)后方可進(jìn)行合同簽訂環(huán)節(jié)。
4.采購(gòu)合同正本一律由財(cái)務(wù)管理中心歸檔管理。
十、進(jìn)度控制
1.為確保準(zhǔn)時(shí)交貨,采購(gòu)人員應(yīng)提前采用電話、傳真等方式與供貨商聯(lián)系,確保物品能及時(shí)供應(yīng)。
2.如果采購(gòu)物品無(wú)法在預(yù)定時(shí)間內(nèi)交貨的,采購(gòu)人員須提前通知使用部門(mén),尋求解決方法,并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期,并知會(huì)使用部門(mén)。
十一、對(duì)賬付款
1.工程類需提供結(jié)算單、竣工驗(yàn)收單。
2.咨詢管理、軟件類需提供服務(wù)驗(yàn)收單。
采購(gòu)物品/服務(wù)需要申請(qǐng)付款時(shí),需向財(cái)務(wù)提供《采購(gòu)申請(qǐng)單》(或維修單租賃單)、《采購(gòu)詢價(jià)記錄表》采購(gòu)合同或者訂單復(fù)印件、發(fā)票。凡在付款過(guò)程中,不具備以上條件的,財(cái)務(wù)管理中心應(yīng)拒絕付款。
3.對(duì)于分階段付款的采購(gòu)申請(qǐng),申請(qǐng)部門(mén)對(duì)該項(xiàng)申請(qǐng)付款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行跟蹤。
十二、采購(gòu)驗(yàn)收
1.采購(gòu)物品(物資)送達(dá)公司后,由使用部門(mén)負(fù)責(zé)檢驗(yàn)、簽收,并開(kāi)具《采購(gòu)入庫(kù)簽收單》給采購(gòu)部門(mén)保存。在接受貨物前,應(yīng)當(dāng)仔細(xì)檢查外包裝的缺陷狀況或?qū)θ毕萏幚淼淖C據(jù)等,驗(yàn)收不合格的,應(yīng)當(dāng)拒收或2日內(nèi)辦理退換貨手續(xù)。
2.對(duì)于工程類、管理咨詢類、服務(wù)類產(chǎn)品需階段性驗(yàn)收。
3公司辦公用品的采購(gòu)申請(qǐng)由各部門(mén)提出,電子檔申請(qǐng)表及紙質(zhì)版經(jīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交到前臺(tái)匯總后統(tǒng)一采購(gòu)。
4.辦公用品到貨后,由前臺(tái)統(tǒng)一驗(yàn)收并登記《采購(gòu)入庫(kù)簽收單》,驗(yàn)收合格并登記好后,由前臺(tái)通知各部門(mén)領(lǐng)用辦公用品,并由前臺(tái)登記《采購(gòu)出庫(kù)簽收單》。
十三、重點(diǎn)說(shuō)明:
1. 各審核環(huán)節(jié)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)岢霎愖h者,應(yīng)于2個(gè)工作日內(nèi)將意見(jiàn)反饋給采購(gòu)申請(qǐng)部門(mén)。
2. 專業(yè)材料或用品,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)會(huì)同使用部門(mén)共同詢價(jià)或議價(jià)。
3. 財(cái)務(wù)人員審核時(shí),認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)的,可直接與供應(yīng)商議價(jià)。
4. 相關(guān)審核審批人員審批時(shí),可視需要再行議價(jià)或要求采購(gòu)部門(mén)進(jìn)一步議價(jià)。
5. 公司各有關(guān)部門(mén)均有義務(wù)協(xié)助提供價(jià)格信息,以協(xié)助采購(gòu)部門(mén)比價(jià)參考。
6. 已核定的物料采購(gòu)單價(jià)如需上漲或降低,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)附上書(shū)面原因說(shuō)明。
7. 屬于下列情況者,無(wú)須進(jìn)行比價(jià)、議價(jià):獨(dú)家代理、獨(dú)家制造、專賣(mài)品、原廠零配件無(wú)代用品。但仍需留下報(bào)價(jià)記錄及情況說(shuō)明。
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