檔案管理制度范本15篇[薦]
在不斷進步的時代，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編收集整理的檔案管理制度范本，僅供參考，大家一起來看看吧。
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檔案管理制度范本1
一、目的
為了規(guī)范企業(yè)的檔案管理工作，保障企業(yè)信息安全、提高企業(yè)管理效率和效益，制定本制度。
二、范圍
本制度適用于企業(yè)內部所有的檔案管理工作。
三、制度制定程序
制定、修訂本制度由本企業(yè)檔案管理部門提出，經全體管理人員討論，并報告公司領導審批通過。
四、制度內容
1.檔案定義
檔案是指公司及其下屬部門或個人所制作、接收、保管、利用和保存的各類書籍、文件、圖紙、照片、錄音、錄像、數(shù)據(jù)等材料的集合。
2.檔案分類管理
公司檔案應根據(jù)其性質、用途和價值等因素進行分類管理，明確保管責任及檔案的存放地址。
3.檔案備份管理
檔案管理部門應對重要檔案及檔案變更進行備份，并進行定期檢查和更新。
4.檔案保密管理
涉密檔案應向負責人進行審批，并實施嚴格的保密措施，遵守國家關于檔案保密的`相關法律法規(guī)。
5.檔案借閱管理
檔案管理部門對外借閱應進行認真審批，明確借閱內容及歸還期限，并維護借閱日志。
6.檔案銷毀管理
針對不合法不規(guī)范的檔案，應予以銷毀處理；涉及個人隱私或公司保密性的檔案，應經過管理員審批后再進行銷毀。
7.檔案使用管理
檔案管理部門應保證檔案的完整性、真實性和準確性，正確指導員工的檔案使用，并及時進行檔案核對、補全和整理工作。
8.檔案轉移管理
對于有需要轉移的檔案，應由確定負責人進行審批，明確傳送部門、檔案名稱、存入日期和接受單位，并記錄檔案流轉情況。
9.檔案保管管理
檔案管理部門應建立完整的檔案保管制度和檔案保管機房，對檔案進行定期檢查和保養(yǎng)，保證檔案安全。
10.檔案歸檔管理
檔案歸檔應注明檔案管理人員、檔案分級方式、歸檔日期和存儲地址，并對其進行編號和標注檔案名稱。
五、責任主體
檔案管理部門負責本制度的執(zhí)行，其他管理部門對其有配合義務。
六、執(zhí)行程序
依照本制度執(zhí)行檔案管理工作。
七、責任追究
對于違反本制度的行為應依法追究責任，要求其承擔相應的法律責任或內部紀律責任。
八、附則
本制度由公司檔案管理部門負責解釋。
本制度的制定、修改及解釋權歸公司所有。本制度自發(fā)布之日起生效。
檔案管理制度范本2
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規(guī)范”要求。
3.負責公司有關部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優(yōu)質服務。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網(wǎng)提供!
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的`檔案向檔案室移交。
4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網(wǎng)提供!
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
檔案管理制度范本3
一、制度目的
為規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，保證檔案的完整性、準確性和合法性，提高檔案利用率，保障企業(yè)的合法權益，制定本制度。本制度適用于企業(yè)各相關部門的檔案管理工作。
二、范圍
本制度適用于企業(yè)各業(yè)務部門和職能部門的檔案管理工作，包括企業(yè)文書檔案、財務檔案、人事檔案、技術檔案、市場檔案等。
三、制度制定程序
本制度由企業(yè)領導班子研究后通過，具體執(zhí)行和監(jiān)督由企業(yè)檔案管理部門負責。
四、制度內容
（一）檔案管理基本原則
1.檔案應當完整、準確、真實、合法，保障檔案資料的安全。
2.制定檔案管理規(guī)定應當符合法律法規(guī)的規(guī)定以及企業(yè)的實際情況。
3.檔案管理應當按照積極開放、有序保密的原則進行。
4.檔案管理應當做到分類管理、定期整理、定時清理。
5.檔案管理應當實行責任制，明確檔案負責人及其職責。
�。ǘn案管理責任主體
1、企業(yè)領導班子負責全面領導、監(jiān)督檔案管理工作。
2.企業(yè)檔案管理部門負責監(jiān)督各業(yè)務部門和職能部門的檔案管理工作，對檔案進行整理、歸納、保存、查詢和借閱。
3.各業(yè)務部門和職能部門應當按照要求對本部門的檔案進行管理，包括：編制檔案管理制度、定期整理、保護機密信息、維護檔案傳承等工作。
�。ㄈn案管理程序及操作規(guī)范
1.檔案的管理程序：建檔-收集-整理-歸類-登記-存儲-檢索-使用-銷毀。
2.檔案的'收集原則：完整收集、及時收集、合法收集、便于登記管理。
3.檔案的整理原則：規(guī)范命名、分類歸納、內容齊全、條理清晰。
4.檔案的登記原則：實名登記、指定責任人、完整登記。
5.檔案的存儲原則：分類存放、數(shù)字化存儲、安全存放、定期檢查。
6.檔案的檢索原則：規(guī)范檢索、及時反饋、保障信息安全。
7.檔案的使用原則：根據(jù)需要使用、安全保密、及時反饋。
8.檔案的銷毀原則：符合法律法規(guī)、定期清理、保障機密信息安全。
�。ㄋ模n案管理的責任追究
對于檔案管理中出現(xiàn)的失誤、疏漏等問題，應當及時、公正地追究相關責任人的責任，并做好記錄，嚴禁隱瞞。
五、法律依據(jù)
本制度制定的法律依據(jù)為《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國勞動合同法》、《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國勞動保障監(jiān)察條例》、《中華人民共和國行政管理法》等相關法律法規(guī)的規(guī)定。企業(yè)應當按照法律法規(guī)要求，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，保障企業(yè)和職工的合法權益。
六、附則
本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，有關條款可以根據(jù)需要進行修改和補充，修改和補充后的內容同樣具有法律效力。
檔案管理制度范本4
一、衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案資料應按上級文件、計劃總結、會議記錄、投訴舉報、轉交案件、宣傳培訓、年度報表、被監(jiān)督單位本底資料、行政相對人監(jiān)督檔案等項目進行分類，并裝訂成冊。
二、檔案分類及內容：
1、上級文件：上級衛(wèi)生行政部門和衛(wèi)生監(jiān)督機構下發(fā)的文件。
2、計劃總結：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管室年度工作計劃、總結、情況匯報、檢查安排、其他專項工作小結及圖片資料等。
3、會議記錄：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管室召開或參加各類工作會議應留有記錄。
4、投訴舉報：群眾投訴舉報的受理和查處結果記錄。
5、轉交案件：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管員向縣衛(wèi)生監(jiān)督所轉交案件的交接文字性材料以及處理結果。
6、宣傳培訓：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管開展衛(wèi)生法律法規(guī)宣傳活動的`計劃、總結、宣傳資料、工作記錄及圖片影像資料；衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管參加縣衛(wèi)生監(jiān)督所組織的培訓活動課件、學習筆記；衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管對衛(wèi)生監(jiān)督信息員開展培訓活動的培訓計劃、通知、課件、簽到冊、試卷及圖片資料。
7、年度報表：每年報送衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管工作信息匯總表的存檔。
8、被監(jiān)督單位本底資料：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管轄區(qū)單位名冊。
9、行政相對人監(jiān)督檔案：按照職業(yè)衛(wèi)生、公共場所衛(wèi)生、餐飲單位、供水單位和醫(yī)療機構進行劃分，并做到一戶一檔。每戶行政相對人監(jiān)督檔案中應包含：被監(jiān)管單位的名稱、地址、負責人、衛(wèi)生知識培訓、從業(yè)人員健康證持有情況和衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管現(xiàn)場檢查記錄、衛(wèi)生監(jiān)督意見書及存在的主要問題等。
檔案管理制度范本5
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內容等信息;措辭規(guī)范，表達無歧義。
4、 根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。
2、 公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發(fā);各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的`文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
(二) 文書管理制度
第一條 管理要點
1、 為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導作用。
2、 文書管理范圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據(jù)文書具體內容進行調整。
4、 根據(jù)文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規(guī)范
1、 根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、 按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、 行政辦公室發(fā)出的學習文書，需附上學習進度表;閱讀者需認真學習并簽名備注。
4、 按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。
6、 辦公室負責人為第一責任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、 違反以上規(guī)定者按照相關規(guī)定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。
第二條 制度規(guī)范
1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復、定稿等。
2、 所有歸檔文書材料經過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。
3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、 各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
檔案管理制度范本6
一、檔案分級管理
�。ㄒ唬┓旨壷贫龋�
檔案分為三級，分別為機密、秘密和一般。
�。ǘ┟芗墑澐郑�
根據(jù)檔案確定該檔案的密級，進行分類管理。
�。ㄈ┟芗壍臉俗R：
檔案密級、保密期限、機構和檔號等應明顯標示于檔案外包裝上，方便管理。
二、檔案的收集和整理
�。ㄒ唬n案收集：
檔案收集應按照規(guī)定的流程和程序進行，目的是確保檔案的真實性、泄露程度和保密性，同時摧毀重要文件之前，應交給有資格的專業(yè)人員確認，然后進行銷毀。
�。ǘn案整理：
檔案整理是經過認證的專業(yè)人員對檔案進行必要的整理工作，包括準確地標識出檔案編號，拍攝檔案圖片、對檔案進行整理、完善檔案，及時預防檔案遺漏或錯誤，確保檔案的真實性和完整性。
三、檔案的保管與利用
�。ㄒ唬n案保管：
檔案保管應按照規(guī)定的方式和程序進行，包括用鑰匙鎖住存放檔案的房間，設置密碼保證室內檔案的保密性。如果需要檔案借用時，必須經過檔案管理員確定，同時對借閱檔案人員的.身份證進行復印備案、對被借檔案出具出借單等。在檔案借閱過程中，應當確保檔案不被損壞或遺失。
�。ǘn案利用：
檔案利用應當堅持保密原則，并嚴格按照規(guī)定的流程和程序進行，以確保檔案利用的合法性和保密性。檔案利用中的任何修改、刪除或添加要求，必須由檔案管理員授權并進行相應的記錄和保存。
四、檔案的銷毀
�。ㄒ唬n案銷毀：
檔案銷毀應在嚴格保證檔案的真實性和安全性的情況下，按照相關程序進行。
�。ǘ╀N毀方式：
檔案銷毀方式包括機密級檔案交由安全有保密資質的第三方機構銷毀輕型法規(guī)規(guī)定的檔案殺毒軟件徹底刪除。
�。ㄈ╀N毀記錄：
對所有銷毀的檔案進行記錄并妥善保存銷毀文件。 五、責任追究
對于違反檔案管理制度的行為，根據(jù)情況可以采取口頭警示、書面警示、扣減獎金、解除勞動合同等相應的處罰措施。對于檔案遺失、損壞、泄露等事件，相關責任人應當承擔相應的責任，并對公司造成的經濟損失進行賠償。
六、其他事項
本制度未列出的相關事項，按照《檔案法》、有關行政法規(guī)及公司其他制度進行處理。對于本制度中可能存在較大漏洞的事項，公司應及時完善相關的制度。
檔案管理制度范本7
會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業(yè)資料。會計檔案是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證明，也是國家檔案的組成部分，更是單位重要檔案之一。為加強會計檔案管理工作，明確責任，使會計檔案管理有章可循，特制定如下管理制度。
一、會計檔案的立卷、歸卷制度
公司所屬會計人員必須對本單位的各種會計憑證、帳簿、報表、計劃、預算合同等會計資料定期收集，審查核對，整理立卷，編制目錄，裝訂成冊，并指定專人保管，防止丟失、損壞。
二、會計檔案的調閱制度
調閱會計檔案，要嚴格辦理手續(xù)，本單位人員調閱會計檔案，要經過會計主管人員同意。外單位人員調閱要有正式介紹信，經會計主管人員和單位領導批準，并詳細登記調閱檔案名稱、日期、調閱人姓名、工作單位、調閱理由和歸還日期。調閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要復制應征得單位同意。
三、會計檔案的銷毀制度
會計檔案的保管期一般為，對保管期滿的會計檔案，按照檔案法的規(guī)定由財會部門和檔案部門共同鑒定，報經批準后進行處理。對需要銷毀的會計檔案，要填寫“會計檔案銷毀清冊”，銷毀時由單位領導指定檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章，“會計檔案銷毀清冊”要長期保存。
四、會計檔案的交接制度
1、會計人員工作調動或因故離職，必須與接替人員辦理交接手續(xù)，沒有辦理交接手續(xù)的，不得離職。離職前，必須將本人經管的.會計工作在規(guī)定期限內全部交接清楚，接替人員應認真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交未了事項。移交后，如發(fā)現(xiàn)原經管的會計業(yè)務有違反財務制度和法律規(guī)定等問題，由原移交人負責。
2、合并、撤銷單位的會計檔案，應根據(jù)不同情況分別移交給并入單位，由上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收代管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋章。
檔案管理制度范本8
第一章 總則
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理，保護企業(yè)利益，制定本制度。
第二條 本制度適用于公司內所有部門、員工及外部合作伙伴。
第三條 公司檔案管理制度嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國勞動合同法》等國家有關法律、法規(guī)及公司內部政策規(guī)定。
第四條 公司檔案管理系統(tǒng)涉及機密信息，所有管理人員應保密操作，并對操作人員進行培訓和監(jiān)督。
第五條 公司檔案管理流程包括檔案收集、整理、保存、歸檔、銷毀及匯報等過程，所有員工應按規(guī)定操作，不得私自處理檔案。
第六條 檔案管理小組應逐年評估公司檔案管理工作效果，對制度進行調整和改進。
第二章 檔案收集
第七條 公司所有部門負責收集本部門的相關檔案，保證檔案的真實性、完整性與準確性。
第八條 公司所有部門應對收集到的檔案進行初步分類和整理，保證信息的清晰明了。
第九條 公司所有部門應對文件、合同等文件進行編號，以便歸檔和查找。所有文件應標注日期、文件編號、起草人及審核人等信息。
第三章 檔案保存
第十條 公司所有部門應按照檔案保存期限進行歸檔，各類檔案保存期限如下：
1. 經濟合同：10年
2. 財務憑證：15年
3. 公司章程、規(guī)章制度等：永久保存
4. 職工檔案：在職員工保存至離職之后，離職員工保存至退休或死亡等原因終止勞動關系之后。
第十一條 歸檔前應將檔案進行層層審核，保證檔案的真實性、完整性與準確性。所有檔案應標注歸檔時間、檔案號、保存期限等信息。
第十二條 公司檔案保存應采用專門的.歸檔柜，柜內根據(jù)檔案編號進行分類。
第四章 檔案銷毀
第十三條 檔案銷毀應經過評估、審核、報批、執(zhí)行等程序，并由檔案管理員進行銷毀。
第十四條 歸檔時間已滿的檔案應進行銷毀。檔案銷毀時，應由公司檔案管理小組進行記錄，保留銷毀記錄30天。
第十五條 涉及機密信息的檔案應采用特殊的方式進行銷毀，確保安全。
第五章 檔案管理流程
第十六條 檔案管理小組由企業(yè)管理人員組成，負責公司檔案管理評估、監(jiān)督、調整、改進等工作。
第十七條 公司所有部門負責相關檔案的收集和整理，并交由檔案管理員進行歸檔和保存。
第十八條 檔案管理員應按照規(guī)定的操作程序進行檔案維護和更新，并定期報告檔案管理小組。
第六章 違規(guī)責任與處理
第十九條 對于違反本制度的行為和操作，公司將依據(jù)相關法律法規(guī)和公司制度予以嚴肅處理，情節(jié)嚴重的，將追究其法律責任。
第二十條 違規(guī)責任處理包括口頭警告、書面警告及解除勞動合同等措施。
第七章 附則
第二十一條 此制度解釋權歸公司所有。
第二十二條 本制度自頒布之日起生效，對此前已發(fā)生的檔案管理事項，適用本制度規(guī)定處理。
第二十三條 本制度由公司人力資源部負責審批和維護，任何人員不得擅自修改和丟失。
編制人：xx公司人力資源部
審批人：xx公司管理層
生效日期：xxxx年xx月xx日
檔案管理制度范本9
第一章 總則
第一條 目的和范圍
為規(guī)范公司檔案管理行為，確保公司檔案的安全、完整和保密性，制定本管理制度。
本管理制度適用于公司所有部門、員工檔案的管理。 第二條 制度制定程序
本管理制度制定和修改由公司管理層負責，并征求公司員工的意見和建議。經公司管理層審批通過后，由公司人事部負責公布和實施。
第二章 檔案管理的基本原則
第三條 文件分類制度
根據(jù)檔案的性質、用途、保存期限和密級，將檔案進行分類管理。檔案應嚴格按照文件分類制度存放和管理。
第四條 檔案保存期限制度
依據(jù)相關法律法規(guī)和公司內部政策規(guī)定，對各類檔案的保存期限進行嚴格規(guī)定，并定期進行鑒定和審查。
第五條 檔案的保密制度
對于涉及公司商業(yè)機密和個人隱私的檔案，嚴格采取保密措施，在必要情況下須得到相關部門的授權和許可方可查閱。
第六條 檔案查詢和使用制度
公司員工可以在相關部門申請查詢和使用自己的檔案。對于他人檔案的'查詢和使用，應根據(jù)檔案管理制度和相關法律法規(guī)規(guī)定進行，必要時取得授權和許可。
第七條 檔案鑒定制度
對于檔案的完整性、真實性和合法性進行鑒定，確保檔案信息的準確和可靠。
第八條 檔案借閱和歸還制度
公司員工可以在相關部門申請借閱檔案，必須在規(guī)定的時間內歸還。逾期未歸還的檔案，將進行追究責任。
第三章 檔案管理的具體內容
第九條 員工檔案的建立和管理
公司應建立和管理員工檔案，包括個人基本信息、工作經歷、培訓記錄、薪資福利等信息，保證員工檔案的信息真實、完整和保密性。
第十條 合同檔案的管理
公司應管理勞動合同檔案，包括勞動合同的簽約、變更、終止等相關法律文件和文件備案，并按照規(guī)定的期限進行鑒定和存儲。
第十一條 業(yè)務檔案的管理
公司應建立和管理業(yè)務檔案，包括公司重要業(yè)務交流文件、會議議題和會議紀要、公文收發(fā)，以及其他業(yè)務活動中的重要文件和記錄，保證業(yè)務活動的信息真實、完整和保密性。
第四章 責任追究
第十二條 違反管理制度的責任追究
對檔案管理制度的違反行為，應當立即進行整改，采取相應的糾正措施。對于違反檔案管理制度，造成經濟損失或損害公司的形象的，應當按照公司規(guī)定的程序進行追究責任。
第十三條 對不實信息的處理
對于檔案中存在不實信息的，責任人應當立即糾正，并對不實情況和原因進行說明，如果造成客觀損失的，應當承擔相應的責任。
第五章 附則
第十四條 相關法律法規(guī)和公司內部政策
本管理制度應符合相關法律法規(guī)和公司內部政策規(guī)定的要求，對于新發(fā)布的相關法律法規(guī)和公司內部政策規(guī)定，應當及時修改和完善本管理制度。
第十五條 未盡事宜
本管理制度未涉及的事項，應當參照相關法律法規(guī)和公司內部政策規(guī)定辦理。對本管理制度所產生的問題，應當及時進行審議，及時進行完善和補充，保證其有效性和適用性。
檔案管理制度范本10
第一章 總則
為了規(guī)范公司檔案管理工作，加強文件、資料的歸檔、保管、查詢和利用管理，特制定本制度。
第二章 范圍
本制度適用于公司內所有文件、資料、檔案的管理。
第三章 目的
本制度的目的是為了保證公司檔案的完整、準確、及時、方便地提供給有關方面使用，維護公司的法定權益和利益。
第四章 內容
4.1 文件、資料的歸檔
公司接收、發(fā)出、自編、抄寫的各種文件、資料，應按照一定的排序方法，按時、按件、按類別分別檢索、標注檔案號、整理編目，經單位負責人簽署后存入檔案庫，并及時登記入檔案簿和目錄。
4.2 文件、資料的'保管
檔案庫保管檔案應有專人負責，起止日期明確、分類齊全、檔案號可辨別。同時，將電子檔案同步保存并做好安全備份工作。
4.3 文件、資料的查詢和利用
為了更好地利用檔案，發(fā)揮檔案的價值，減輕檔案管理人員的工作負擔，檔案庫應配有完整的檔案目錄，并對外開放目錄查詢、借閱和利用檔案的服務。
4.4 落實責任
各部門應有專人負責文件、資料的歸檔、保管、查詢和利用，建立檔案管理職責制度和日常工作考核制度，確保工作任務完成情況的公開、透明、有記錄、有證據(jù)。
第五章 責任主體
5.1 公司總經理負責檔案管理的最高領導工作。
5.2 檔案管理員：負責公司檔案庫的日常管理工作。
5.3 各部門主管人員：負責本部門文件、資料的歸檔、保管、查詢和利用工作。
第六章 執(zhí)行程序
6.1 檔案管理工作應按照《勞動法》、《勞動合同法》和公司相關規(guī)定執(zhí)行，嚴格按照檔案管理制度工作要求進行。
6.2 每年需進行一次檔案清理和鑒定工作，將已經失效或不合規(guī)的檔案嚴格按照有關規(guī)定予以銷毀或轉到檔案管理中心進行長期保管。
第七章 責任追究
7.1 檔案管理員未認真履行職責，導致檔案遺失、毀損或泄漏等不良后果的，按照責任人管理制度進行處理。
7.2 檔案保管者不認真履行職責，導致檔案受損、丟失及泄密等后果的，按法律法規(guī)、公司規(guī)定進行相應處理及賠償。
7.3 責任者涉嫌工作失職、瀆職或違紀違規(guī)的，將被依法追究相關法律責任。
第八章 附則
8.1 本制度解釋權歸本公司所有。
8.2 本制度自頒布之日起執(zhí)行，如有補充、修改或廢除，經有關部門批準后執(zhí)行。
檔案管理制度范本11
一、制度目的
為了規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，加強檔案保管管理和利用，確保檔案安全、真實、完整、準確，維護企業(yè)正常運營和員工合法權益。
二、適用范圍
本制度適用于本企業(yè)所有檔案類別的管理，包括但不限于員工檔案、業(yè)務檔案、財務檔案等。同時，適用于企業(yè)所有員工參與檔案管理的行為。
三、制度制定程序
本制度的'制定，需要參照中國的法律法規(guī)以及公司內部政策規(guī)定，經過管理層討論、修訂、審核和發(fā)布等程序。
四、制度內容
�。ㄒ唬n案管理范圍及目的
本公司所有檔案，都必須按照法律法規(guī)和公司政策規(guī)定進行管理，以保障檔案的真實、完整、準確和安全。檔案管理目的：為決策提供依據(jù)、保護權益、反映歷史真相、服務職工、傳承企業(yè)文化。
�。ǘn案管理原則
1、保障檔案安全，嚴格遵守機密規(guī)定；
2、檔案真實、完整、準確性；
3、按照規(guī)定期限保留檔案；
4、檔案管理應當做到及時、高效、科學、系統(tǒng)。
�。ㄈn案管理規(guī)定
1、員工檔案管理：所有員工入職前、入職后，要統(tǒng)一錄入電子檔案系統(tǒng)，同時備有紙質檔案，包括但不限于身份證復印件、學歷證書、勞動合同、離職證明等。
2、財務檔案管理：按照國家和公司財務管理要求，公司應當做好所有財務數(shù)據(jù)的備案、檔案保管和查詢工作。所有財務數(shù)據(jù)應當按照項目備案，確保財務數(shù)據(jù)不被篡改或遺漏。
3、業(yè)務檔案管理：公司各部門要做好業(yè)務檔案的管理和保管工作，確保業(yè)務檔案完整、準確、及時的保存并便于查閱。
4、檔案查詢和使用：公司內部員工可以查閱檔案，但必須符合公司和法律法規(guī)的規(guī)定，個人不得隨意查看他人檔案。公司領導或經過授權后，可以使用檔案進行決策、糾紛解決和業(yè)務開展等。
�。ㄋ模┴熑沃黧w和執(zhí)行程序
1、檔案管理負責人：指派一名專責檔案管理的負責人，負責制定、執(zhí)行檔案管理制度，負責檔案管理工作的組織和監(jiān)督。
2、每個部門均設有檔案管理人員，保管和管理本部門的檔案，同時每一份檔案都應有負責人明確管理。
3、公司每年對檔案工作進行檢查和評估，全面掌握檔案管理情況，及時進行調整和修繕。
（五）責任追究
1、檔案管理人員未按照制度規(guī)定進行檔案管理的，由領導部門進行批評和鼓勵教育，并要求其改正。
2、檔案管理人員有故意、玩忽職守等行為，造成嚴重后果的，將按照有關規(guī)定進行追究法律責任。
五、制度執(zhí)行與監(jiān)督
1、所有員工都必須嚴格按照制度進行操作和管理檔案。
2、強化后續(xù)督促和檢查，確保檔案管理制度有效、可行。
3、定期召開員工會議，將檔案管理制度的內容、執(zhí)行情況進行通報，提高員工的檔案管理意識。
4、定期收集大家的意見和建議，對制度進行完善和修訂。
檔案管理制度范本12
一、編寫規(guī)章制度的目的：
本制度的制定旨在規(guī)范公司檔案管理制度，保護公司檔案資料的完整性、秘密性和安全性，規(guī)范公司檔案管理工作的各項制度，確保檔案的管理工作符合國家法律法規(guī)及公司內部規(guī)定，提高公司工作效率和服務質量。
二、范圍：
本制度適用于公司全體員工、包括管理人員、技術人員、文員、實習生等。
三、制度制定程序：
1、相關人員調查研究和起草制度草案；
2.制度草案內部審閱、修改、完善；
3制度草案討論及制度頒布。
四、制度名稱：
《公司檔案管理制度》
五、制度范圍：
本制度適用于公司及其分支機構、辦事處，適用于公司所有檔案，包括紙質檔案和電子檔案。
六、制度目的：
為保護公司的檔案資料安全和機密性，規(guī)范管理公司的檔案工作，確保公司的檔案工作符合國家法律法規(guī)及公司內部規(guī)定。
七、制度內容：
1.檔案的管理：
�。�1）公司檔案的分類、整理、歸檔和借閱等管理工作；
�。�2）對公司檔案的密級及保密等級確定；
�。�3）資料的歸檔、銷毀、轉移等管理工作。 2.檔案的保護：
（1）建立檔案保護制度，對檔案資料進行備份和防護，防止丟失和泄露；
�。�2）對于檔案資料的電子存儲，要求采取措施保護其機密性和安全性。
3.檔案使用：
�。�1）制定檔案調閱申請制度，通過填寫申請書、經過審核后方可進行檔案調閱；
�。�2）為了保證檔案的機密性和安全性，未經批準，不得隨意進行調閱；
（3）對于調閱的'檔案資料，要簽署保密協(xié)議并登記備案。
4.檔案的檔案編纂：
�。�1）檔案編纂要客觀、真實、準確的記錄公司的發(fā)展歷程和經營情況；
�。�2）對于檔案資料的編纂，要審慎地進行審核和修訂，確保其真實性和完整性。
5.檔案的借閱：
�。�1）檔案借閱要求提前三個工作日通過申請機構申請，并經過領導審批后進行借閱，并及時歸還。對于特殊情況的請求，員工需提前向領導申請，經批準后方可進行調閱。
�。�2）檔案借閱時，需要填寫借閱單，并登記借閱日期、借閱人、借閱目的等信息。
�。�3）借閱期限以一個月為限，逾期不歸還的，將責令其歸還，并根據(jù)相關規(guī)定予以相應處罰。
八、責任主體：
1.公司領導是指定制度執(zhí)行的主要責任人；
2.部門負責人是公司檔案管理責任實施的具體責任人； 3.部門員工是公司檔案管理執(zhí)行者。 九、執(zhí)行程序：
1.公司領導應當對檔案管理工作負總責，并指定專人負責檔案管理；
2.各部門應當配備相應的檔案管理人員，并建立檔案管理制度和檔案管理流程；
3.公司內部要定期對檔案管理工作進行抽查，對違反檔案管理制度的行為給予相應的處罰。
十、責任追究：
對于違反本制度規(guī)定的人員，將按公司內部規(guī)定和國家法律法規(guī)進行相應的處理。
以上就是公司檔案管理制度的制定規(guī)范，公司將嚴格按照制度執(zhí)行，確保檔案工作的安全性和順利完善的開展。
檔案管理制度范本13
一、制度目的
為了規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，加強對企業(yè)信息的保護、損毀和使用，保證企業(yè)檔案的真實性、完整性、可靠性，增強企業(yè)的內部管理。
二、適用范圍
本制度適用于企業(yè)內部所有部門的檔案管理工作，其中包括紙質檔案管理和電子檔案管理。
三、制度制定程序
1、下發(fā)任務：公司領導層下發(fā)制定檔案管理制度的任務。
2.成立編寫小組：公司指定專門負責制定此制度的編寫小組。
3.征求意見：編寫小組應當根據(jù)企業(yè)實際情況，征求相關部門和人員的意見和建議。
4.審核：經企業(yè)主管部門審核后，報批文號并施行。 四、相關法律法規(guī)及公司內部政策規(guī)定
1.國務院辦公廳《關于進一步規(guī)范國家檔案管理工作的指導意見》
2.國家檔案局《檔案管理規(guī)定》
3.國務院辦公廳《關于進一步加強信息公開工作的通知》
4.《勞動合同法》
5.《勞動法》
6.《勞動保障監(jiān)察條例》
7.《行政管理法》
五、制度內容
1.名稱：檔案管理制度
2.范圍：適用于企業(yè)內部所有部門的檔案管理工作。
3.目的：
�。�1）規(guī)范企業(yè)檔案管理工作；
�。�2）加強對企業(yè)信息的保護、損毀和使用；
�。�3）保證企業(yè)檔案的真實性、完整性、可靠性；
�。�4）增強企業(yè)的`內部管理。
4.主要內容
�。�1）企業(yè)檔案的分類管理：設置檔案分類目錄，對企業(yè)檔案進行分類管理。
�。�2）企業(yè)檔案的管理程序：對紙質檔案進行存儲、保護、利用和銷毀等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理。
�。�3）電子檔案管理：規(guī)范企業(yè)內部電子檔案的管理工作。
�。�4）檔案借閱：管理企業(yè)內部檔案借閱的程序和流程。
�。�5）檔案安全管理：規(guī)范企業(yè)內部檔案安全管理，對企業(yè)檔案進行保密措施。
�。�6）檔案銷毀：對企業(yè)內部檔案銷毀進行規(guī)范管理。
5.責任主體
�。�1）企業(yè)領導：要加強對檔案的管理和監(jiān)督，確保企業(yè)檔案的真實性、完整性、可靠性。
�。�2）檔案保管員：負責企業(yè)檔案的存儲、保護、利用和銷毀等工作。
�。�3）員工：應當遵守本制度的各項規(guī)定，積極參與企業(yè)檔案管理工作。
6.執(zhí)行程序
�。�1）企業(yè)內部檔案的存儲、保護、利用和銷毀等工作應當按照相關管理制度進行操作。
�。�2）企業(yè)檔案借閱應當經過授權，并按照相關流程進行。
�。�3）企業(yè)檔案的銷毀應當按照規(guī)定程序進行，并由企業(yè)領導人簽字確認。
7.責任追究
�。�1）對違反檔案管理制度的員工，應當依據(jù)相關規(guī)定進行處罰。
�。�2）檔案保管員因管理不當造成檔案損失的，應當承擔相應的責任。
�。�3）對企業(yè)領導因管理不當造成檔案損失的，應當依據(jù)相關規(guī)定進行處罰。
此制度為本企業(yè)檔案管理制度，如需修改或添加，請經公司領導批準后實行。
檔案管理制度范本14
為加強校研究生會辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統(tǒng)性與完整性，現(xiàn)結合實際情況，特制定本制度。
一、立卷、歸檔
第一條 各部門平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。
第二條 各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監(jiān)督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。
第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。
第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。
第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。
2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。
4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。
5、保管期限分為永久、長期、短期三種。
(1)永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。
(2)長期保存。凡是在相當長時間內部門需要查考的`文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
(3)短期保存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為15年以下。
第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發(fā)件與原件，應組合在一起。
2、會議文件應單獨組合。
3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。
第七條 檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第八條 文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
第九條 歸檔時間。部門應于活動后一周內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。
第十條 歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：
1、歸檔文件齊全、完整。
2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。
第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室,電網(wǎng)檔案盒。
二、檔案的管理和利用
第十二條 辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。
第十三條 經鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。
第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。
第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。
第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查,檔案盒，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規(guī)定處理。
第十七條 辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
第十八條 平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時請求補發(fā)或取得復印件,干部檔案盒，以便存檔和查閱。
第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。
檔案管理制度范本15
第四章管理要求
第一節(jié)一般規(guī)定
第二十三條機關檔案包括：
(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案; (二)機關履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案;
(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;
(四)業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案; (五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案; (六)其他檔案。前款(一)(二)(三)項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。
第二十四條機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關系、名稱發(fā)生變化但工作性質和主要業(yè)務范圍未變化的，維持原全宗不變。機關應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規(guī)范》(DA/T12)執(zhí)行。
第二十五條機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規(guī)定。
第二節(jié)形成與收集
第二十六條機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業(yè)務系統(tǒng)應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。歸檔文件材料應當真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內容完整。
第二十七條機關文書或業(yè)務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人征集的、與機關有關文件材料等。
第二十八條機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關內部機構或工作職能發(fā)生變化時應當及時修訂，經重新審查同意后施行。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統(tǒng)反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定。機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審查同意后施行。
第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規(guī)范》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821)和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50)規(guī)定。其他門類檔案收集范圍按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。
第三十條電子文件應當連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應當符合《數(shù)字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T63)等規(guī)定。
第三節(jié)整理與歸檔
第三十一條機關應當按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協(xié)調呼應，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。機關檔案分類方案一般采用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。
第三十二條機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理�？萍紮n案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執(zhí)行。
第三十三條機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規(guī)則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22)和《數(shù)字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調呼應。機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業(yè)務數(shù)據(jù)(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設置一級門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門類代碼。專業(yè)檔案按照相關規(guī)定設置二級門類代碼。
第三十四條機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。機關檔案應當按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)進行著錄。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調對應。
第三十五條機關檔案經文書或業(yè)務部門整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;采用辦公自動化或其他業(yè)務系統(tǒng)的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。機關檔案實現(xiàn)隨辦隨歸的，還應當按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。
第四節(jié)保管與保護
第三十七條機關應當根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。機關應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突發(fā)事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。
第三十八條機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。
第三十九條檔案工作人員應當監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調節(jié);定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲霉等。
第四十條機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數(shù)量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。
第四十一條檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復制備份，做出修復說明。
第四十二條機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。
第五節(jié)鑒定與銷毀
第四十三條機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協(xié)調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業(yè)務部門有關人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。鑒定結束后，應當形成鑒定工作報告。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注;對確無保存價值的檔案，應當按規(guī)定予以銷毀。
第四十四條經鑒定可以銷毀的檔案，應當按照以下程序銷毀。
(一)機關檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀時間等內容，按檔案工作協(xié)調機制報請審核批準;(二)機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業(yè)務部門經辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見;(三)機關檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在檔案銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應當永久保存。
第四十五條檔案銷毀應當在指定場所進行。電子檔案和檔案數(shù)字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數(shù)字復制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數(shù)字復制件元數(shù)據(jù)，并在管理過程元數(shù)據(jù)、審計日志中自動記錄銷毀活動。涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。
第六節(jié)利用與開發(fā)
第四十六條機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據(jù)檔案的密級、內容和利用方式，規(guī)定不同的利用權限、范圍和審批手續(xù)。機關保管的.檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批準。利用檔案應當履行查閱手續(xù)，進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監(jiān)督。
第四十七條機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規(guī)定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。
第四十八條機關應當積極推進檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價值。全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。
第四十九條機關應當積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發(fā)的力度和深度。
第七節(jié)統(tǒng)計與移交
第五十條機關應當建立完善統(tǒng)計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務社會化服務等情況定期統(tǒng)計并建立完備的臺賬。統(tǒng)計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統(tǒng)計分析。
第五十一條機關應當編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。
第五十二條機關應當按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復制件應當與檔案原件一并移交。機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。
第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應的紙質文件或縮微膠片同步移交。電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。電子檔案移交后，機關繼續(xù)留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。
第五十四條機關撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進行。
(一)撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)撤銷機關的業(yè)務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(三)一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案應當移交給合并后的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(四)機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。
第五章信息化建設
第五十五條機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規(guī)劃。機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協(xié)調配合，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。
第五十六條機關應當開展數(shù)字檔案室建設，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設按照《數(shù)字檔案室建設指南》執(zhí)行。
第五十七條機關應當建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，有序開展檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化應當符合真實性管理要求，數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應當收集齊全，數(shù)字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。
第五十八條紙質檔案數(shù)字化按照《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31)執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62)執(zhí)行。其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關規(guī)定執(zhí)行。機關應當積極實施紙質檔案數(shù)字復制件的全文識別，將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用。
第五十九條機關應當開展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，數(shù)據(jù)庫質量符合《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等標準規(guī)范要求。各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應當與相應數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)相應元數(shù)據(jù)庫融合管理。
第六十條機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。
第六十一條機關配備的網(wǎng)絡基礎設施、系統(tǒng)硬件、基礎軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。機關檔案部門應當配置獨立的專業(yè)服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。機關在電子政務云或自建私有云上建設電子檔案管理系統(tǒng)的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。
第六十二條機關辦公自動化系統(tǒng)和其他業(yè)務系統(tǒng)應當嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔。電子檔案管理系統(tǒng)應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應當參照《數(shù)字檔案室建設指南》、《數(shù)字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執(zhí)行。電子檔案管理系統(tǒng)等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應當與電子政務云管理機構明確安全管理責任。
第六十三條電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數(shù)據(jù)應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。
第六十四條機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統(tǒng)。在線存儲系統(tǒng)應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。
第六十五條機關應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。機關應當根據(jù)需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)。
第六十六條機關應當統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密的工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規(guī)定。
第六章獎勵與處罰
第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯(lián)合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。
(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的; (二)檔案保管、保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的; (三)檔案利用、開發(fā)取得突出效果的;
(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的; (五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的; (六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。
第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節(jié)嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。
(一)機關未統(tǒng)一管理機關檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的; (二)機關未按規(guī)定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;
(三)將機關應當歸檔的文件材料據(jù)為己有，拒絕移交機關檔案部門的;
(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;
(五)拒不按照國家規(guī)定向國家綜合檔案館移交檔案的;
(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第七章附則
第六十九條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。事業(yè)單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執(zhí)行。
第七十條本規(guī)定自xx年1月1日起施行。
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