回訪中心管理制度

　　在我們平凡的日常里，制度的使用頻率呈上升趨勢(shì)，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編為大家收集的回訪中心管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。

回訪中心管理制度1

　　1接待來訪投訴工作

　　a.接待來訪投訴工作由前臺(tái)值班人員負(fù)責(zé),管理中心應(yīng)廣為宣傳接待投訴的辦公地點(diǎn)、電話,讓住戶投訴有門。

　　b.任何管理人員在遇到住戶來訪投訴時(shí),都應(yīng)給予熱情接待,主動(dòng)詢問,耐心、細(xì)致地做好解釋工作,當(dāng)住戶有不理解住宅區(qū)的管理規(guī)章制度時(shí),要曉之以更壞,動(dòng)之以情,讓住戶理解并支持管理中心的工作。

　　c.對(duì)住戶投訴、來訪中談到的問題,接待人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄,并在當(dāng)天調(diào)查、核實(shí),然后將處理結(jié)果匯報(bào)管理中心責(zé)任部門和經(jīng)理;不能解決的,要將問題和意見向有關(guān)部門和經(jīng)理匯報(bào),由經(jīng)理決定處理辦法。

　　d.當(dāng)住戶主動(dòng)前來提合理化建議時(shí),要詳細(xì)、認(rèn)真地做好記錄,并及時(shí)經(jīng)理匯報(bào),由經(jīng)理決定采取或制定整改計(jì)劃,并張榜公布整改措施和表彰'愛我小區(qū)'的戶名單,同時(shí)給住戶優(yōu)先評(píng)選'文明戶'。

　　e.責(zé)任部門在處理來訪、投訴時(shí),要熱誠(chéng)、主動(dòng)、及時(shí),要堅(jiān)持原則,突出服務(wù);不得推諉責(zé)任、為難住戶或乘機(jī)索取好處,在處理完畢后應(yīng)將回復(fù)住戶和管理中心主任,做到事事有著落、件件有回音。

　　f.全體管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),做好本職工作,為住戶提供滿意的服務(wù),盡量減少住戶的投訴、批評(píng)。將住戶的.不滿消解在投訴之前。

　　g.當(dāng)同行物業(yè)管理單位要求參觀時(shí),管理中心員工應(yīng)給予熱情接待,把住宅區(qū)情況做全面的介紹,通過互相學(xué)習(xí),共同提高小區(qū)管理水平。

　　2回訪工作

　　a.回訪要求:

　　1)把對(duì)住戶的回訪列入職責(zé)范圍,并落實(shí)到每年的工作計(jì)劃和總結(jié)評(píng)比中。

　　2)回訪時(shí),虛心聽取意見,誠(chéng)懇接受批評(píng),采納合理化建議,作好回訪記錄。

　　3)回訪中,對(duì)住戶的詢問、意見,如不能當(dāng)即答復(fù)的,應(yīng)告知預(yù)約回復(fù)時(shí)間。

　　4)回訪后對(duì)反饋的意見、要求、建議、投訴,及時(shí)逐條整理綜合、研究、妥善解決,重大問題向公司請(qǐng)示解決。回訪處理率達(dá)100%,有效投訴力爭(zhēng)在1%(發(fā)下)。

　　b.回訪時(shí)間及形式

　　1)每年登門回訪1-2次。

　　2)事務(wù)助理按區(qū)域范圍分工,每季回訪1次。

　　3)每季度召開一次住戶座談村,征求意見。

　　4)利用節(jié)日慶�；顒�(dòng)、社區(qū)文化活動(dòng)、居民x等形式廣泛聽取住戶意見反饋。

　　5)有針對(duì)性地對(duì)住戶發(fā)放'住戶調(diào)查問卷',作專題調(diào)查,聽取意見。

回訪中心管理制度2

　　1、定義

　　回訪:在項(xiàng)目管理中心經(jīng)過一段的服務(wù)過程或解決了某項(xiàng)報(bào)修、投訴問題之后、定期或逐項(xiàng)地就服務(wù)的質(zhì)量征求業(yè)戶意見,記錄、整理、改進(jìn)服務(wù)的過程,稱作回訪,它是整個(gè)服務(wù)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

　　2、職責(zé)

　　(1)客服部接待員:負(fù)責(zé)報(bào)修、投訴處理的逐項(xiàng)回訪、跟進(jìn)工作,并按規(guī)定及時(shí)將處理過程存在問題,上報(bào)客服部主管、項(xiàng)目經(jīng)理。

　　(2)客服部:負(fù)責(zé)根據(jù)報(bào)修、投訴處理情況,在報(bào)修、投訴處理完兩日之內(nèi)對(duì)投訴人進(jìn)行回訪,并就收集到的問題進(jìn)行記錄、分析、總結(jié),改進(jìn),上報(bào)客服部主管,并報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理。

　　(3)專項(xiàng)回訪:各部門對(duì)自己主管工作,對(duì)業(yè)戶進(jìn)行的隨機(jī)性回訪。

　　(4)客服部主管:負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目管理中心定期或不定期的綜合的回訪活動(dòng),特殊性的專題回訪也由客服部主管負(fù)責(zé)進(jìn)行。

　　(5)以上回訪活動(dòng)結(jié)束后,要組織有關(guān)人員記錄、分析,進(jìn)行回訪總結(jié),要有整改措施與步驟,并就問題的分析和意見寫成報(bào)告報(bào)公司。

　　3、工作程序

　　(1)項(xiàng)目管理中心定期的全面回訪

　�、�.住宅小區(qū)全面回訪每年進(jìn)行一至兩次,時(shí)間可根據(jù)具體實(shí)際情況安排。采取問卷形式(參見《顧客滿意度調(diào)查控制程序》)。

　�、�.可在現(xiàn)有的《顧客滿意程序調(diào)查表》的基礎(chǔ)上,依據(jù)每次調(diào)查重點(diǎn),對(duì)內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充,依據(jù)如下:

　�、�.基本服務(wù)意見的調(diào)查。

　�、�.根據(jù)本項(xiàng)目管理中心的`當(dāng)時(shí)情況,制定出側(cè)重調(diào)查的內(nèi)容,設(shè)計(jì)并提出調(diào)查問題。

　�、�.回訪表回收后,進(jìn)行分類、分析,找出問題。

　�、�.項(xiàng)目管理中心回訪就提出的問題召開有關(guān)會(huì)議,找出原因,定出整改措施,并逐件由客服部接待員立項(xiàng),跟進(jìn)落實(shí)。

　�、�.每次全面回訪后,項(xiàng)目管理中心要給公司提交一份完整的總結(jié)處理報(bào)告。

　　(2)特殊事件的回訪

　�、�.特殊事件處理完畢后,根據(jù)性質(zhì)的嚴(yán)重和處理的情況,在20天內(nèi)項(xiàng)目經(jīng)理要專門安排上門回訪,回訪內(nèi)容及人員依據(jù)實(shí)際情況而定。

　�、�.回訪后,如有未盡事宜,項(xiàng)目經(jīng)理要召開專門會(huì)研究,采取措施盡快處理和落實(shí)。處理過程要在《報(bào)修、投訴記錄表》和《回訪記錄表》上記錄。

　　③.以上回訪過程處理完畢后,根據(jù)事件的結(jié)果和程度,用書面的形式報(bào)告公司。

　　(3)項(xiàng)目管理中心各部門的回訪

　　①.項(xiàng)目管理中心客服部的回訪主要是根據(jù)業(yè)戶的報(bào)修、投訴處理和服務(wù)工作的改進(jìn)而隨機(jī)進(jìn)行的,主要是上門回訪或每年不少于業(yè)戶5%的抽樣書面回訪。

　�、�.客服部上門回訪由部門主管組織進(jìn)行,填好《回訪記錄表》,如書面回訪則由部門主管提出,項(xiàng)目管理中心統(tǒng)一發(fā)出問卷。

　　③.客服部的回訪內(nèi)容以本職能的服務(wù)項(xiàng)目為主,一般不涉及其他部門。

　　④.客服部回訪后,把收集的回訪意見整理好,調(diào)查分析,填寫《顧客滿意程序調(diào)查統(tǒng)計(jì)表》,逐條整改落實(shí),就回訪的意見和整改的措施用書面形式向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)。

　　⑤.項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)客服部的回訪工作要給予指導(dǎo),對(duì)整改措施的落實(shí)要嚴(yán)格要求,跟進(jìn)落實(shí)。

　　(4)報(bào)修、投訴處理的逐項(xiàng)回訪

　　①.報(bào)修、投訴處理的回訪主要是在報(bào)修、投訴處理銷項(xiàng)后而進(jìn)行的,一般是一項(xiàng)一訪,要在《報(bào)修投訴處理記錄表》和《回訪記錄》中記錄。

　�、�.報(bào)修、投訴處理的回訪主要是由客服部接待員用電話進(jìn)行。

　�、�.報(bào)修、投訴處理的回訪一般在投訴案銷項(xiàng)兩天或一周內(nèi)進(jìn)行,必要時(shí)客服部接待員可自己或通知其他相關(guān)部門人員到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行回訪并作記錄。

　�、�.客服部接待員要把回訪情況進(jìn)行記錄,填入《報(bào)修投訴處理記錄表》和《回訪記錄表》中,如無問題,一項(xiàng)投訴處理的質(zhì)量控制過程就算完成。如還存在問題,則要按有關(guān)規(guī)定繼續(xù)跟進(jìn)處理。

　�、�.客服部接待員每月都要將當(dāng)月回訪情況進(jìn)行匯總,上報(bào)部門主管,并由部門主管報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理,由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)此總結(jié)寫出評(píng)語并跟進(jìn)落實(shí)。

回訪中心管理制度3

　　維修回訪管理制度是企業(yè)服務(wù)質(zhì)量提升的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，旨在確保客戶滿意度，提高產(chǎn)品或服務(wù)的可靠性，并通過收集反饋改進(jìn)工作流程。該制度涵蓋了回訪的執(zhí)行、記錄、分析和改進(jìn)等多個(gè)層面。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 回訪時(shí)間設(shè)定：明確維修完成后的.回訪時(shí)間，如24小時(shí)內(nèi)或一周后，以確保客戶在使用初期就能得到關(guān)注。

　　2. 回訪方式：規(guī)定電話、郵件、短信等多種回訪方式，適應(yīng)不同客戶的需求。

　　3. 回訪內(nèi)容：包括詢問維修效果、客戶滿意度、問題解決情況及額外需求等。

　　4. 記錄管理：對(duì)每次回訪的詳細(xì)記錄進(jìn)行整理和存檔，便于后期分析。

　　5. 數(shù)據(jù)分析：對(duì)回訪結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，找出常見問題和改進(jìn)點(diǎn)。

　　6. 反饋處理：針對(duì)客戶反饋，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，并跟蹤執(zhí)行情況。

　　7. 員工培訓(xùn)：定期培訓(xùn)員工，提升其回訪技巧和服務(wù)意識(shí)。

　　8. 制度評(píng)估與優(yōu)化：定期評(píng)估回訪制度的有效性，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。

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