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文件檔案管理制度
現(xiàn)如今，越來越多人會去使用制度，制度是指在特定社會范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會關(guān)系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實施機制三個部分構(gòu)成。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編精心整理的文件檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
文件檔案管理制度1
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。
2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復(fù)文件
4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關(guān)文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的`檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，否則一律不準借閱、抄錄、復(fù)印。
四、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
文件檔案管理制度2
一、檔案歸檔制度
�。ㄒ唬┪募牧系臍w檔要求：
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
（二）歸檔范圍及保管期限
(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
�。ㄈw檔時間：
1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
3.外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會計檔案，由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。
9.相關(guān)會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結(jié)束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12.公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。
2.本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。
3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責任。
4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
6.檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復(fù)制。
2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。
3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的.安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。
2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5.庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設(shè)施，及時做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9.對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷毀制度
1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責成有關(guān)部門修改、補充。
5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字
六、檔案保管統(tǒng)計制度
1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。
2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。
七、綜合檔案室主任職責
1.認真學習《檔案法》，深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
2.、努力學習業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。
3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格把關(guān)。
4.組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進行業(yè)務(wù)學習，交流檔案管理經(jīng)驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。
5.定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。
6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。
7.負責綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。
八、檔案工作人員崗位職責
1.認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。
2.負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
3.積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
6.負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
文件檔案管理制度3
為了更進一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、資料應(yīng)歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函件、會議紀要。公司各類證照。
2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。
3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、財務(wù)類:各種財務(wù)票證、票據(jù),財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料等。
5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4財務(wù)類; 5音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數(shù)進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術(shù)資料,財務(wù)資料等。
“AAA”機密級文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調(diào)閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》,并根據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監(jiān)事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務(wù)專項《文檔》由財務(wù)會計部負責保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負責保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級別進行調(diào)閱。調(diào)閱時須填寫《文檔調(diào)閱申請單》。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準方可調(diào)閱。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監(jiān)事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期項目合同、年度財務(wù)會計報表、年度統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料各種財務(wù)票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的'文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷毀
1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經(jīng)相應(yīng)批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可銷毀。
機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。
4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行。各關(guān)聯(lián)公司可參照執(zhí)行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。
文件檔案管理制度4
1.目的
為進一步規(guī)范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進行。根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本制度。
2.適用范圍
適用于本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責
3.1公司的安全生產(chǎn)直接責任人負責安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。
3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)具有安全生產(chǎn)及檔案專業(yè)知識，集中統(tǒng)一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對各部門、車間的安全生產(chǎn)檔案工作進行監(jiān)督與指導(dǎo)。
3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責
(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動中形成的有保存價值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責任制和規(guī)章制度。
(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)忠于職守，認真執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和相關(guān)標準，協(xié)助各職能部門、車間對收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。
(4)公司辦公室負責收集公司領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動中形成的材料。
4.檔案的范圍、收集與移交
4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內(nèi)容：
1)基礎(chǔ)檔案
(1)企業(yè)基本情況；
(2)廠區(qū)平面布置圖；
(3)主要管理人員登記表；
(4)企業(yè)證照文書；
(5)危險化學品登記證；
(6)職業(yè)危害申報表及申報回執(zhí)單；
(7)應(yīng)急預(yù)案備案回執(zhí)單；
(8)重點部位、關(guān)鍵裝置和危險崗位一覽表；
(10)特種設(shè)備登記表；
(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復(fù)印件)。
2)組織機構(gòu)
(1)安全生產(chǎn)組織架構(gòu)圖；
(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知；
(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；
(4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關(guān)的內(nèi)容。
3)安全職責
各部門、各級人員安全生產(chǎn)職責
4)安全管理制度
安全標準化規(guī)定的安全管理制度。
5)安全操作規(guī)程
6)教育培訓(xùn)
(1)企業(yè)安全教育培訓(xùn)計劃；
(2)企業(yè)主要負責人、管理人員的安全教育培訓(xùn)記錄；
(3)員工三級教育培訓(xùn)卡；
(4)員工三級安全教育培訓(xùn)記錄；
(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓(xùn)記錄；
(6)復(fù)轉(zhuǎn)崗、“四新”安全教育培訓(xùn)記錄；
(7)日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)；
(8)應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄及總結(jié)，
(9)其他安全培訓(xùn)記錄。
7)安全檢查
(1)各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全檢查指令書、整改通知書等各類執(zhí)法文書；
(2)企業(yè)執(zhí)行各類執(zhí)法文書所采取的措施及上報主管部門的報告；
(3)安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(企業(yè)自檢部分)。
(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；
(6)各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；
(7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組織季度、年度安全檢查記錄；
(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；
(9)各項安全檢查的總結(jié)匯報材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；
(2)安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄；
(3)安全隱患整改方面的投入記錄；
(4)勞動防護用品方面的投入記錄；
(5)安全防護設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄；
(6)安全評價、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設(shè)的投入；
(7)其他與安全有關(guān)的投入。
9)“三同時”
(1)有關(guān)安全設(shè)施和勞動防護職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的文件、資料；
(2)“三同時”項目的'設(shè)計圖紙及相關(guān)資料；
(3)“三同時”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料；
(4)其他與“三同時”項目相關(guān)的文件、資料。
10)防護裝置(含職業(yè)衛(wèi)生設(shè)備、下同)
(1)各類安全防護設(shè)備的種類及型號等基本情況資料；
(2)各類安全防護設(shè)備運行維護保養(yǎng)情況記錄；
(3)應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量、型號及管理部門、狀況記錄；
(4)其他與安全防護設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄；
11)特種設(shè)備
(1)特種設(shè)備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術(shù)文件和資料；
(2)特種設(shè)備的定期檢驗記錄；
(3)特種設(shè)備的日常使用及維護保養(yǎng)記錄；
(4)特種設(shè)備安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養(yǎng)記錄；
(5)特種設(shè)備運行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運行狀況記錄。
(2)臨時用電申請及拆除記錄；
(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設(shè)施運行記錄；
(4)變配電室平面圖及供電系統(tǒng)圖。
13)工傷保險
(1)參加工傷保險員工的名單；
(2)企業(yè)為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)；
(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)；
(4)其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。
14)職業(yè)病防治
(1)本公司內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類；
(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況；
(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告；
(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
15)勞動防護用品
(1)各類勞動防護用品發(fā)放記錄；
(2)員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；
(3)其他與勞動防護用品有關(guān)的文件、材料。
16)事故調(diào)查處理
(1)事故調(diào)查收集各類證據(jù)；
(2)事故調(diào)查的相關(guān)會議記錄；
(3)工傷事故調(diào)查處理報告書(表)；
(4)按“四不放過”原則對事故進行處理的文件；
(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實情況記錄；
(2)消防安全管理組織機構(gòu)和各級消防安全責任人的崗位職責；
(3)消防設(shè)施、器材平面布置及應(yīng)急疏散平面圖；
(4)火險火災(zāi)應(yīng)急處置預(yù)案框圖及實施細則；
(5)義務(wù)消防隊人員名單及其消防裝備情況；
(6)建筑物或者場所施工、使用前的消防設(shè)計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
(7)消防設(shè)施、器材及防火材料的合格證明材料；
(8)消防設(shè)施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養(yǎng)記錄；
(9)有關(guān)電氣設(shè)備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；
(10)火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；
(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應(yīng)是企業(yè)開展安全生產(chǎn)標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規(guī)章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。
(2)歸檔材料應(yīng)確保完整、準確、系統(tǒng)，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標準化管理活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時歸檔。
(5)本公司及各部門在安全生產(chǎn)管理過程中形成的材料應(yīng)隨時歸檔，對基礎(chǔ)建設(shè)、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與安全相關(guān)材料，可在項目結(jié)束后整理歸檔。
(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負責有關(guān)歸檔材料的審核。
(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)對各部門送交的各類安全生產(chǎn)檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續(xù)。接受電子安全生產(chǎn)檔案時，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。
(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)負責安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調(diào)，按國家有關(guān)法規(guī)做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據(jù)公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與危化品企業(yè)安全標準化《評審標準》一致，設(shè)立以下檔案類別，并根據(jù)其歸檔內(nèi)容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規(guī)和標準
(2)機構(gòu)和職責
(3)風險管理；
(4)管理制度；
(5)培訓(xùn)教育；
(6)生產(chǎn)設(shè)施及工藝安全
(7)作業(yè)安全
(8)職業(yè)健康
(9)危險化學品管理
(10)事故與應(yīng)急
(11)檢查與自評
2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號。
3)檔案保存，設(shè)專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時進行修補和復(fù)制。
4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長期(五年)、短期(一年)三種。
5)對保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案工作人員進行鑒定，對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，經(jīng)鑒定人員簽字后，報安全生產(chǎn)第一責任人審批。銷毀安全生產(chǎn)檔案時必須履行簽字手續(xù)，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀清冊長期保存。
6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調(diào)動工作時，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復(fù)制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責任人或安全生產(chǎn)直接責任人的批準。
(2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益。
(3)應(yīng)積極主動地接受安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對安全生產(chǎn)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。
文件檔案管理制度5
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監(jiān)督管理。
2、各部門負責本部門文件檔案的`管理，并負責監(jiān)督檢查和考核；
3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門備案。
四、內(nèi)容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：
�。�1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其它要求；
�。�2）上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等；
（3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；
（4）安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等；、
�。�5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
（6）供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；
�。�7）安全設(shè)施檢測、檢驗報告、記錄等；
（8）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告等；
2、立卷歸檔
（1）、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；
�。�2）、應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；
（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存；
�。�4）、各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明、編寫頁碼、標定卷內(nèi)文件資料目錄；
�。�5）、不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
�。�1）、檔案應(yīng)入架、科學排列，避免暴露和捆扎堆放；
（2）、應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；
（2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人；
�。�3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；
5、檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負解釋，自發(fā)布之日起實施。
文件檔案管理制度6
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門和責任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門設(shè)有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復(fù);
7.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。
2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對公司有長遠利用價值的`檔案應(yīng)永久保存;
�。�2）對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案備份規(guī)定
公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。
文件檔案管理制度7
1、目的
為加強與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件、記錄和檔案管理，規(guī)范并確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定《文件和檔案管理制度》。
2、工作職責
2.1 副總經(jīng)理負責批準、發(fā)布安全、環(huán)保、職業(yè)健康等有關(guān)管理體系文件。
2.2 綜合辦公室負責體系文件的審核、發(fā)放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計和利用等工作；負責有關(guān)上級來文的轉(zhuǎn)發(fā)。
2.3 安環(huán)部負責組織編制、修訂、評審與安全生產(chǎn)有關(guān)的各類文件，如安全管理制度、安全操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、事故應(yīng)急救援預(yù)案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等的收集、整理、匯總及發(fā)放。
2.4 職能部門負責職責范圍內(nèi)文件的編制、審核，對職責范圍內(nèi)記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規(guī)范性進行指導(dǎo)及監(jiān)督，負責保管職責范圍內(nèi)檔案的收集、保管和統(tǒng)計工作。
3、管理要求
3.1 文件的分類
方針、目標、管理方案；
管理手冊；
程序文件、管理制度；
操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書：
記錄；
應(yīng)急預(yù)案；
其他，包括法律、法規(guī)、國家標準或行業(yè)標準規(guī)范、各級政府主管部門及上級單位下發(fā)的文件、規(guī)定等。
3.2 文件的編號和標識
管理手冊、程序文件、管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等文件的編號由部公室負責，按管理體系要求統(tǒng)一進行編號控制。
文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務(wù)。持有文件人員因工作變動，應(yīng)將“受控 ”文件交回文件發(fā)放部門。文件持有人不得私自復(fù)制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉(zhuǎn)讓。
國家標準、行業(yè)標準、各級政府主管部門及上級單位下發(fā)的文件、規(guī)定等采用原名稱及原編號。
3.3文件的編制、審核和批準
安全體系文件由安環(huán)部組織編制、審核，職能部門負責編制、審核職責范圍內(nèi)的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業(yè)已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經(jīng)審核并確定發(fā)放范圍后，由企業(yè)主要負責人批準發(fā)布。
3.4文件的發(fā)放
安環(huán)部負責安全體系文件的相關(guān)登記、發(fā)放工作，并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相關(guān)文件的最新版本。
相關(guān)文件的發(fā)放范圍由相關(guān)職能部門提出，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要負責人批準后，由職能部門發(fā)放。
文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。企業(yè)建立局域網(wǎng)并實行無紙化部公的`，按照文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)程序?qū)嵤┪募氖瞻l(fā)。
政策性方面主要的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規(guī)與其他要求清單。
3.5文件的評審、修訂
企業(yè)規(guī)章制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等應(yīng)每年由原組織編制單位組織評審，對規(guī)章制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等的適用性、可操作性、合規(guī)性等進行評估。經(jīng)評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發(fā)布。文件評審組織部門應(yīng)保存文件評審和修訂的記錄。
對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，采取換頁的方式進行并標注修改次數(shù)。
文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現(xiàn)重大或多次修訂、機構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應(yīng)的換版標注。
所有文件的修訂方式由相關(guān)職能部門在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。
3.6文件的領(lǐng)用、借閱和復(fù)制
文件領(lǐng)用人應(yīng)在發(fā)放記錄中簽字。因破損需重新領(lǐng)用文件的，由文件使用部門向文件發(fā)放部門提出申請后，以舊換新。若發(fā)生文件遺失，由遺失單位提出申請，經(jīng)職能部門負責人審批同意后方可補發(fā)。
內(nèi)外部人員借閱與管理體系有關(guān)的文件時，應(yīng)填寫文件借閱復(fù)制記錄，由職能部門負責人批準；內(nèi)外部人員需復(fù)制管理體系文件時，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準。
3.7記錄的格式設(shè)計和填寫
各部門專用的記錄格式，由各部門組織設(shè)計編制并經(jīng)部門負責人審批后實施。
記錄表格樣式的設(shè)計應(yīng)能充分反映規(guī)定的活動，滿足程序及支持性文件的有關(guān)要求。一般應(yīng)包括：名稱、編號、日期、項目、數(shù)據(jù)、描述必要的結(jié)果、填寫部門、填寫人員、說明等。
記錄填寫要及時、準確、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關(guān)欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數(shù)據(jù)，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
3.8文件保管、作廢與銷毀
文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。
文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發(fā)放部門提出申請經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可作廢，作廢的文件應(yīng)及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。
對要銷毀的作廢文件，由原發(fā)放部門填寫文件記錄銷毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。
3.9檔案的分類
歸檔材料應(yīng)是在生產(chǎn)過程中形成的與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應(yīng)對下列主要安全生產(chǎn)資料實行檔案管理：
——主要安全生產(chǎn)文件、事故、事件記錄；
——風險評價信息；
——培訓(xùn)記錄；
——標準化系統(tǒng)評價報告；
——事故調(diào)查報告；
——檢查、整改記錄；
——職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護記錄；
——安全生產(chǎn)會議記錄；
——安全活動記錄；
——法定檢測記錄；
——關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；
——應(yīng)急演習信息；
——承包商和供應(yīng)商信息；
——維護和校驗記錄；
——技術(shù)圖紙等。
3.10檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應(yīng)確保完整、準確真實、系統(tǒng)規(guī)范，反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
歸檔材料應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定、標準和要求，進行整理、編目造冊。
具有重要保存價值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時歸檔。
3.11歸檔時間
各部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內(nèi)容歸檔。
3.12檔案保存期限
安全生產(chǎn)檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調(diào)動工作時，需完成安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。
3.13檔案的利用
借閱、復(fù)制有密級的安全生產(chǎn)檔案，必須按照國家有關(guān)保密的法律和法規(guī)部理。
檔案利用中，要處理好安全生產(chǎn)檔案保密和利用的關(guān)系，既要保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo)、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益。
4、相關(guān)記錄
《文件清單》JL-JS-AH-0101-20xx
《文件發(fā)放記錄》JL-JS-AH-0107-20xx
《文件銷毀記錄》JL-JS-AH-0109-20xx
《文件評審記錄》JL-JS-AH-0106-20xx
《文件修訂記錄》JL-JS-AH-0409
文件檔案管理制度8
一、目的
為加強與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件、記錄和檔案管理，規(guī)范并確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、檔案資料的管理。
三、工作職責
1、企業(yè)主要負責人負責批準、發(fā)布安全、環(huán)保、職業(yè)健康等有關(guān)管理體系文件。
2、綜合管理部負責體系文件的審核、發(fā)放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計和利用等工作；負責有關(guān)上級來文的轉(zhuǎn)發(fā)。
3、安全環(huán)保部負責組織編制、修訂、評審與安全生產(chǎn)有關(guān)的各類文件，如安全管理制度、安全操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、事故應(yīng)急救援預(yù)案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等的收集、整理、匯總及發(fā)放。
4、職能部門負責職責范圍內(nèi)文件的編制、審核，對職責范圍內(nèi)記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規(guī)范性進行指導(dǎo)及監(jiān)督，負責保管職責范圍內(nèi)檔案的收集、保管和統(tǒng)計工作。
四、管理要求
1、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的分類
（1）安全生產(chǎn)目標；
（2）機構(gòu)和職責；
（3）安全投入；
�。�4）法律法規(guī)和管理制度；
�。�5）培訓(xùn)教育；
�。�6）設(shè)備設(shè)施、工藝信息；
（7）作業(yè)安全；
（8）隱患排查；
�。�9）重大危險源監(jiān)控；
�。�10）職業(yè)健康；
�。�11）應(yīng)急救援；
�。�12）事故調(diào)查、報告和處理；
�。�13）績效評定和持續(xù)改進。
2、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編號和標識
安全標準化管理手冊、管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等文件的編號由安全保衛(wèi)科負責，按管理體系要求統(tǒng)一進行編號控制。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務(wù)。持有文件人員因工作變動，應(yīng)將“受控”文件交回文件發(fā)放部門。文件持有人不得私自復(fù)制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉(zhuǎn)讓。
國家標準、行業(yè)標準、各級政府主管部門及上級單位下發(fā)的文件、規(guī)定等采用原名稱及原編號。
3、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編制、審核和批準
安全相關(guān)管理體系文件由安全保衛(wèi)科組織編制、審核，職能部門負責編制、審核職責范圍內(nèi)的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業(yè)已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經(jīng)審核并確定發(fā)放范圍后，由企業(yè)主要負責人批準發(fā)布。
4、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放
行政辦公室負責安全生產(chǎn)相關(guān)文件的相關(guān)登記、發(fā)放工作，并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相關(guān)文件的最新版本。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放范圍由行政辦公室提出，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要負責人批準后，由xx發(fā)放。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。企業(yè)建立局域網(wǎng)并實行無紙化辦公的，按照文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)程序?qū)嵤┪募氖瞻l(fā)。
政策性方面主要的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規(guī)與其他要求清單。
5、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的評審、修訂
企業(yè)安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等應(yīng)每年由原組織編制單位組織評審，對安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等的適用性、可操作性、合規(guī)性等進行評估。經(jīng)評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發(fā)布。文件評審組織部門應(yīng)保存文件評審和修訂的記錄。
對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，采取換頁的方式進行并標注修改次數(shù)。安全生產(chǎn)相關(guān)文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現(xiàn)重大或多次修訂、機構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應(yīng)的換版標注。
所有安全生產(chǎn)相關(guān)文件的修訂方式由安全保衛(wèi)科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。
6、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的領(lǐng)用、借閱和復(fù)制
安全生產(chǎn)相關(guān)文件領(lǐng)用人應(yīng)在發(fā)放記錄中簽字。因破損需重新領(lǐng)用文件的，由文件使用部門向文件發(fā)放部門提出申請后，以舊換新。若發(fā)生文件遺失，由遺失單位提出申請，經(jīng)行政辦公室負責人審批同意后方可補發(fā)。
內(nèi)外部人員借閱與安全管理體系有關(guān)的文件時，應(yīng)填寫文件借閱復(fù)制記錄，由行政辦公室負責人批準；內(nèi)外部人員需復(fù)制安全管理體系文件時，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準。
7、安全生產(chǎn)相關(guān)記錄的格式設(shè)計和填寫
各部門專用的記錄格式，由各部門組織設(shè)計編制并經(jīng)部門負責人審批后交安全保衛(wèi)部備案。
記錄表格樣式的設(shè)計應(yīng)能充分反映規(guī)定的`活動，滿足支持性文件的有關(guān)要求。一般應(yīng)包括：名稱、編號、日期、項目、數(shù)據(jù)、描述必要的結(jié)果、填寫部門、填寫人員、說明等。
安全生產(chǎn)相關(guān)記錄填寫要及時、準確、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關(guān)欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數(shù)據(jù)，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
8、安全生產(chǎn)相關(guān)文件保管、作廢與銷毀
安全生產(chǎn)相關(guān)文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的安全生產(chǎn)相關(guān)文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。
受控的安全生產(chǎn)相關(guān)文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發(fā)放部門提出申請經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可作廢，作廢的文件應(yīng)及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。
對要銷毀的作廢文件，由原發(fā)放部門填寫文件記錄銷毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。
9、安全生產(chǎn)檔案的分類
歸檔材料應(yīng)是在生產(chǎn)過程中形成的與安全生產(chǎn)有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應(yīng)對下列主要安全生產(chǎn)資料實行檔案管理：
（1）安全生產(chǎn)目標；
（2）機構(gòu)和職責；
�。�3）安全投入；
�。�4）法律法規(guī)和管理制度；
�。�5）培訓(xùn)教育；
�。�6）設(shè)備設(shè)施、工藝信息；
�。�7）作業(yè)安全；
�。�8）隱患排查；
�。�9）重大危險源監(jiān)控；
�。�10）職業(yè)健康；
�。�11）應(yīng)急救援；
�。�12）事故調(diào)查、報告和處理；
（13）績效評定和持續(xù)改進。
10、安全生產(chǎn)檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應(yīng)確保完整、準確真實、系統(tǒng)規(guī)范，反映企業(yè)安全生產(chǎn)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
歸檔材料應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定、標準和要求，進行整理、編目造冊。
具有重要保存價值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時歸檔。
11、安全生產(chǎn)歸檔時間
各部門在安全生產(chǎn)活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內(nèi)容歸檔。
12、安全生產(chǎn)檔案保存期限
安全生產(chǎn)檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調(diào)動工作時，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。
13、安全生產(chǎn)檔案的利用
借閱、復(fù)制有密級的安全生產(chǎn)檔案，必須按照國家有關(guān)保密的法律和法規(guī)辦理。
安全生產(chǎn)檔案利用中，要處理好安全生產(chǎn)檔案保密和利用的關(guān)系，既要保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo)、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益。
14、相關(guān)記錄
文件清單
文件發(fā)放記錄
文件回收記錄
文件銷毀記錄
文件評審記錄
文件修訂記錄
文件借閱、復(fù)制記錄
文件檔案管理制度9
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的`文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環(huán)保部負責制定本制度,并負責綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理,并負責監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集,安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設(shè)施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明,編寫頁碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價值,不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理,單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應(yīng)入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負責解釋,自發(fā)布之日起實施。
文件檔案管理制度10
一、目的
加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術(shù)語和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活
動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的'收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導(dǎo)部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負責本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
文件檔案管理制度11
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內(nèi)容
3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風險評價信息；培訓(xùn)記錄；標準化系統(tǒng)評價報告；事故調(diào)查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護記錄；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習信息；承包商和供應(yīng)商信息；維護和校驗記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評價報告等。
3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時間：
�。�1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。
�。�2）凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
�。�3）外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。
�。�4）工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。
�。�5）每年形成的財務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。
（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
�。�7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
�。�8）聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。
�。�9）相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。
�。�10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。
（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
�。�12）公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
（13）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的`文件材料隨時歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
�。�1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。
（2）本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽字。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。
�。�4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。
�。�5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
�。�1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
�。�2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應(yīng)及時關(guān)鎖。
�。�3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責任。
（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
�。�5）查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
�。�6）檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
�。�7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點、登記。
2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
�。�2）行政部管理：
1）行政部未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。
2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
�。�1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
�。�2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
�。�3）從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責成有關(guān)部門修改、補充。
�。�5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經(jīng)理審批。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
�。�1）認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。
（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
�。�3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
�。�4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
�。�5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
�。�6）負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
文件檔案管理制度12
一、文件材料歸檔
1、歸檔范圍
凡是公司及各分公司、小區(qū)經(jīng)營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應(yīng)定期歸檔保存在公司檔案室。
2、歸檔時間
對公司規(guī)定應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
�。�1）文書文檔(包括統(tǒng)計檔案以及業(yè)務(wù)部門形成的檔案)。
�。�2）會計檔案先在財務(wù)部門保存一年后移交檔案室。
�。�3）設(shè)備檔案在設(shè)備安裝后一周內(nèi)歸檔。
�。�4）特種載體檔案，隨時歸檔。
（5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。
3、歸檔要求
�。�1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)。
（2）歸檔的文件材料必須按其規(guī)律組成案卷。
�。�3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。
（4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。
（5）歸檔的材料原則上應(yīng)裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的，由經(jīng)辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的`資料后裝訂成冊。
二、檔案借閱
1、借閱檔案必須履行登記手續(xù)。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后并辦理借出手續(xù)，歸還時對所借檔案應(yīng)予以檢查核對，并注銷。
2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。
3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)書面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。
4、借閱者要愛護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。
5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內(nèi)容。
6、摘抄、復(fù)制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。
7、對借出的檔案，管理人員應(yīng)及時催還。
三、檔案保密
1、認真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護檔案的安全，做好公司的保密的工作。
2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規(guī)定處理。
3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內(nèi)容。
4、檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。
5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規(guī)定辦理。
6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續(xù)，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。
文件檔案管理制度13
（一）目的
建立主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，并加強對安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產(chǎn)服務(wù),規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規(guī)定。
�。ǘ┻m用范圍
本制度適用于公司的文件、檔案管理。
�。ㄈ┮�(guī)范性引用文件
《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》
《中華人民共和國檔案法》
�。ㄋ模┞氊�
1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。
2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。
�。ㄎ澹┕芾硪�
1.檔案管理范圍
1.1公司對涉及主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢查的安全生產(chǎn)資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實施檔案管理。
1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。
2.保管事項
2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風干燥。
2.2重要的文件檔案，要按時歸檔，存放在公司檔案室。
2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。
2.4保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標志。
2.5檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關(guān)人員不得進入檔案室。
2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應(yīng)科學、規(guī)范，便于查找。
3.歸檔時間
3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔。
3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一經(jīng)識別就立即歸檔。
3.4凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。
4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案，技術(shù)人員登記后方可查閱，其它人員須部門負責人批準，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；如查閱財務(wù)數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù)，原件不外借，確因工作需要，須經(jīng)主管部門批準，予以復(fù)制。
5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同(協(xié)議)，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準同意，任何人不得查閱、借閱。
5.4專業(yè)工具書，一律實行先歸檔保存，再辦理借閱手續(xù)，如長期使用的，部門內(nèi)部應(yīng)自備一本。
5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)的批準同意。
5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月，可以續(xù)借，到期由檔案室人員負責催討，如須長期使用的部門內(nèi)部則復(fù)印予以備份，并保證文件內(nèi)容不得外泄。
5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護公司財產(chǎn)，使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生，違者嚴肅處理。
6.保密事項
6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內(nèi)容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
6.2對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管，并進行登記管理，不得亂扔亂放
6.3保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴格按照批準的份數(shù)，不得擅自多印留存。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級進行管理，復(fù)制中形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。
6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。
6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙，要進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，送往有關(guān)地點監(jiān)督銷毀，確保保密安全。
6.6對夠不上密級又不宜公開的.檔案，可劃為“內(nèi)部”。
6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準，未經(jīng)批準不得復(fù)制和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。
6.10定期檢查檔案保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案人員應(yīng)嚴格遵守保密紀律，防止泄密事件發(fā)生，對造成泄密事件的責任者，要視情節(jié)嚴肅處理。
7.修改、補充事項
7.1修改、補充科技檔案，必須填寫修改、補充申請單，并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可修改，任何個人或部門不得擅自改動。
7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進行監(jiān)督和檢查。
8.銷毀
8.1檔案室對已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別登記，由專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續(xù)存，分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)進行初審。
8.2匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應(yīng)該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。
8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經(jīng)理審核批準。
8.4銷毀時要進行監(jiān)銷。
經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，不準出賣或做其它用；銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上注明"已銷毀"字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人要簽名蓋章，以示負責。經(jīng)審查不準銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并再銷毀清單上詳細注明。
8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。
對已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門提出申請，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負責人審核簽批，對審批同意銷毀的材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門銷毀，并在銷毀記錄上簽字。
文件檔案管理制度14
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等
9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的`各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
文件檔案管理制度15
一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的'保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領(lǐng)導(dǎo)批準，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
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