物業(yè)檔案管理制度[合集15篇]
在學(xué)習(xí)、工作、生活中，人們運(yùn)用到制度的場(chǎng)合不斷增多，制度一經(jīng)制定頒布，就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編收集整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
![物業(yè)檔案管理制度[合集15篇]](https://p.9136.com/00/l/d6c6b6c801_6136d9e1d9261.jpg)
物業(yè)檔案管理制度1
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類(lèi)物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。
3職責(zé)
3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。
3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的.保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。
3.4各部門(mén)主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號(hào)規(guī)則(見(jiàn)附件1)
7部門(mén)檔案內(nèi)容
7.1行政部:公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書(shū)、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設(shè)備、合同、證書(shū)、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車(chē)輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專(zhuān)人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開(kāi)啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內(nèi)資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無(wú)損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。
8.4資料借閱必須是部門(mén)主管以上人員,只能借閱本部門(mén)資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門(mén)資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。
8.8檔案管理員必須每月對(duì)資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關(guān)文檔
9.1《檔案編號(hào)規(guī)則》
10修訂及實(shí)施
10.1本規(guī)定由全公司各部門(mén)實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實(shí)行。
物業(yè)檔案管理制度2
1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件如何使用
(1)函:與不相隸屬機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等用'函'。
(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問(wèn)題,或者是有些工作或其他事項(xiàng)需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會(huì)議通知'、'任免通知'。
(4)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)等用'報(bào)告'。
(5)請(qǐng)示:請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)重要工作作出指示,答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用'請(qǐng)示'。
2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息
(1)可從上級(jí)公司傳閱的文件、資料中收集;
(2)從政府相關(guān)部門(mén)下發(fā)的文件資料中整理收集;
(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)刊中收集;
(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專(zhuān)業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;
(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)書(shū)籍的出版情況;
(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門(mén)的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);
(7)可從報(bào)刊、雜志等資料中收集。
3、檔案材料的'收集和清理的具體要求是什么
(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;
(2)及時(shí)做好催還、清退工作,檔案材料不得個(gè)人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案材料;
(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案,對(duì)各職能部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查,各職能部門(mén)分層管理本部門(mén)的檔案工作;
(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門(mén)的利用;
(6)必須按檔案分類(lèi)項(xiàng)目進(jìn)行檔案的整理和歸檔;
a、檔案材料的分類(lèi)方法主要有:部門(mén)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法、材料性質(zhì)分類(lèi)法、人物分類(lèi)法和時(shí)間分類(lèi)法。各部門(mén)應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類(lèi)方法。
b、檔案分類(lèi)項(xiàng)目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對(duì)歸類(lèi)界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類(lèi)目的密切程度進(jìn)行歸類(lèi)。
(7)檔案材料的卷宗的處理:
a、對(duì)無(wú)主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題;
b、所有歸檔材料均須編號(hào),并按序號(hào)進(jìn)行先后排列;
c、填寫(xiě)材料目錄表,其主要內(nèi)容有:順序號(hào)、發(fā)文部門(mén)、標(biāo)題、文號(hào)和日期;
(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長(zhǎng)期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點(diǎn)保存,并按類(lèi)上架進(jìn)柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查。
4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些
物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會(huì)議記錄;上下行文;政府文件;工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評(píng)比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項(xiàng)分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗(yàn)收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶(hù)/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表;財(cái)產(chǎn)和物資單據(jù);各類(lèi)經(jīng)營(yíng)證明、證件等。
物業(yè)檔案管理制度3
加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的'連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內(nèi)容：
1、工程檔案：從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類(lèi)設(shè)施設(shè)備資料等;
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;
3、財(cái)務(wù)檔案：逐年形成的財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;
4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車(chē)輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;
2、專(zhuān)人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任)，專(zhuān)室專(zhuān)柜，編目造冊(cè)，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;
3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;
4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。
物業(yè)檔案管理制度4
物業(yè)檔案資料的管理是物業(yè)管理工作中不可或缺的一部分�？茖W(xué)、規(guī)范的檔案管理能夠有效地為各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對(duì)金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)物業(yè)的特點(diǎn)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數(shù)據(jù)庫(kù)管理新方法，對(duì)小區(qū)檔案資料實(shí)行“科學(xué)化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》的規(guī)定，對(duì)物業(yè)檔案資料進(jìn)行有效的管理。
部門(mén)架構(gòu)
董事長(zhǎng)
物業(yè)經(jīng)理
檔案管理員
檔案資料建立和管理流程
收集：工程技術(shù)、維修、改造資料；智能化系統(tǒng)技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料、證件、購(gòu)/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動(dòng)書(shū)面、音像資料等。
整理分類(lèi)：技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料；管理規(guī)章及內(nèi)部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業(yè)主文件、通知、活動(dòng)記錄；財(cái)務(wù)帳表及分布方案。
歸檔：按照公司的《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》進(jìn)行建立，建立原始檔案資料庫(kù)及輸入電腦，建立電子檔案資料庫(kù)。
利用：按權(quán)限借用及網(wǎng)上查詢(xún)，借用時(shí)登記，使用后立即歸還。
檔案的建立與收集
1.設(shè)立金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)檔案資料管理室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。
2.堅(jiān)持來(lái)源廣、內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在物業(yè)管理的實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來(lái)源渠道。
3.辦理好物業(yè)整體接管移交時(shí)各類(lèi)原始檔案資料的移交和收集。
4.后期管理中，加強(qiáng)質(zhì)量記錄，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。
檔案資料的整理與分類(lèi)
整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行集中管理和科學(xué)分類(lèi)，做到條理清晰、分類(lèi)合理，便于使用、查找、檢索。
1.檔案資料的整理
1）各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理和移交，在積累過(guò)程中要做好原始文件的登記工作。
2）各職能部門(mén)應(yīng)將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計(jì)劃和管理標(biāo)準(zhǔn)，列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，并作為考核的依據(jù)。
3）應(yīng)充分利用原有資料作為整理的基礎(chǔ)。
4）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。
5）檔案的整理必須便于保管和利用。
6）收集后的所有信息，統(tǒng)一由金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)檔案管理員集中整理。
人力資源管理制度、內(nèi)部制度、財(cái)務(wù)管理制度、各部門(mén)管理制度、小區(qū)項(xiàng)目工程圖紙、物品驗(yàn)收及移交管理等是企業(yè)內(nèi)部的重要制度和文件，對(duì)于公司的管理和發(fā)展具有重要的意義。其中，檔案資料的歸檔管理是非常關(guān)鍵的一環(huán)。
歸檔范圍包括各部門(mén)和公務(wù)活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料、圖像、錄像等內(nèi)容，以及兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等內(nèi)容，還包括各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案，如會(huì)議檔案、聲像檔案、紀(jì)檢檔案、審計(jì)檔案等。財(cái)務(wù)資料則由財(cái)務(wù)部門(mén)歸檔管理。
歸檔要求包括：歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當(dāng)?shù)恼�；是傳真件的�?yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔；紙張及文件格式必須符合國(guó)家要求，字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書(shū)寫(xiě)，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)材料；每類(lèi)建設(shè)工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對(duì)其文件材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收；保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號(hào)；檔案題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限；文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；聲像檔案的歸檔要求更為嚴(yán)格。
歸檔時(shí)間方面，文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔；建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)歸檔；各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，在當(dāng)年上半年內(nèi)，要將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料交各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，由檔案部門(mén)歸檔。歸檔份數(shù)根據(jù)具體情況而定。
2、檔案管理員需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入化、智能檢索化以及利用光盤(pán)實(shí)現(xiàn)檔案的.全文存儲(chǔ)。此外，還需要對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，為不同的操作人員設(shè)置不同的授權(quán)代碼，以防止檔案資料的流失。同時(shí)，定期組織管理人員、使用人員及操作人員進(jìn)行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓(xùn)，并隨時(shí)監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。此外，還需要定期對(duì)系統(tǒng)使用人員進(jìn)行最新的安全技術(shù)培訓(xùn)，以實(shí)現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)操作和使用人員進(jìn)行控制，當(dāng)有授權(quán)的員工離職或改變工作崗位時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行安全系統(tǒng)的更新維護(hù)。通過(guò)定期將相關(guān)系統(tǒng)備份磁盤(pán)、配備良好的服務(wù)器電源保護(hù)等措施，確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。
3、檔案鑒定和銷(xiāo)毀是檔案管理中非常重要的環(huán)節(jié)。檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理、檔案資料管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負(fù)責(zé)。鑒定工作人員的任務(wù)包括負(fù)責(zé)制訂本單位檔案保管期限表，對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。確定保管期限原則包括對(duì)本單位有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映單位職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定時(shí)間內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，采用長(zhǎng)期或短期保存。鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。如果在鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，單位應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員和部門(mén)負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。銷(xiāo)毀檔案的程序包括列出需銷(xiāo)毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷(xiāo)毀報(bào)告，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)告由檔案室保存。檔案銷(xiāo)毀時(shí)，由單位派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽章。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的，將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
4、檔案管理人員的崗位責(zé)任制非常重要。檔案管理人員需要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，嚴(yán)守紀(jì)律，保守公司的秘密，按照規(guī)定管理好公司的檔案。他們還需要堅(jiān)持公司的組織原則，識(shí)大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻(xiàn)。此外，他們需要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風(fēng)，全心全意的服務(wù)精神。他們需要努力研究，鉆研業(yè)務(wù)，勤奮工作，善于思索，勇于開(kāi)拓，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案工作新領(lǐng)域。最后，他們需要有民主、團(tuán)結(jié)、互助、友愛(ài)、高效的精神風(fēng)范和工作作風(fēng)。
檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，其工作要求工作人員嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)事求是，堅(jiān)持真理、忠于歷史，維護(hù)檔案的完整和安全。
為了規(guī)范資料的歸存、借閱、復(fù)印和保密，檔案管理人員需要貫徹《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》，包括文件資料的收集管理、歸檔范圍、平時(shí)歸卷、立卷等方面。同時(shí)，他們還應(yīng)積極配合各部門(mén)工作的正常開(kāi)展，保證每一卷中都有卷內(nèi)目錄，并對(duì)公司檔案所有內(nèi)容進(jìn)行備份存檔。
為了保證檔案的安全，檔案管理人員應(yīng)與企業(yè)簽訂保密協(xié)議，并遵守保密守則。這包括不該說(shuō)的機(jī)密絕對(duì)不說(shuō)，不該問(wèn)的機(jī)密絕對(duì)不問(wèn)，不該看的機(jī)密絕對(duì)不看，不該記錄的機(jī)密絕對(duì)不記錄等。此外，他們還應(yīng)該避免在非保密本上記錄機(jī)密資料，在私人通信中涉及機(jī)密，以及在公共場(chǎng)所和家屬子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密。同時(shí)，他們還應(yīng)該避免在不利于保密的地方存放機(jī)密文件和資料，以及不在普通電話(huà)、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)。
物業(yè)檔案管理制度5
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個(gè)部門(mén)在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分,各部門(mén)都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門(mén)日常工作程序之中,切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案第一負(fù)責(zé)人。
3、各部門(mén)都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門(mén)的檔案,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。
二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門(mén),根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對(duì)其他部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):
�、僦贫ü緳n案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)貫徹執(zhí)行情況;
�、趯�(duì)各部門(mén)的.檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強(qiáng)檔案管理意識(shí);
③組織培訓(xùn)各部門(mén)兼職檔案管理員;
�、茇�(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;
2、部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn),設(shè)立部門(mén)內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門(mén)的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn),其基本職責(zé):
�、儇瀼貓�(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門(mén)檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;
�、谪�(fù)責(zé)收集本部門(mén)內(nèi)的檔案材料,并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項(xiàng)工作提供服務(wù);
③在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)等。
2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門(mén)檔案,由部門(mén)兼職檔案管理員分別收集本部門(mén)和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料,在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交;
3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性,會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國(guó)家財(cái)政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類(lèi)歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無(wú)條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專(zhuān)用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏�、濕�?并應(yīng)有防火、防蟲(chóng)、防盜等措施。
3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題除及時(shí)報(bào)告本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補(bǔ)救措施,以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門(mén)應(yīng)建立登記制度,對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專(zhuān)人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接;
6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門(mén)留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時(shí)間;
8、部門(mén)撤消或變動(dòng),以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí),應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類(lèi)別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);
9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。
五、檔案的利用
1、積極開(kāi)展檔案的利用,各部門(mén)因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員,必須愛(ài)護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注,必須保證檔案的保密性,按時(shí)歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。
六、檔案的銷(xiāo)毀
1、任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、按規(guī)定需要銷(xiāo)毀的,凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單,并由專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
七、附則
1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。
2、各部門(mén)應(yīng)參照本規(guī)范制定部門(mén)內(nèi)實(shí)施細(xì)則,報(bào)總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。
4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。
八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定
1、針對(duì)地產(chǎn)公司開(kāi)發(fā)的新項(xiàng)目,在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專(zhuān)業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。
2、工程竣工驗(yàn)收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專(zhuān)人接收并簽字確認(rèn)。
3、服務(wù)中心成立后,項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項(xiàng)目資料:
相關(guān)部門(mén)分類(lèi)整理
列出清單
部門(mén)經(jīng)理審查簽字
項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類(lèi)、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯等實(shí)物:
3、檔案借閱
填借閱申請(qǐng)單
總辦審批
登記借閱
按時(shí)歸檔:
物業(yè)檔案管理制度6
一、背景介紹
隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和城市化的進(jìn)程，物業(yè)管理在城市生活中扮演著重要的角色。為了更好地管理和服務(wù)物業(yè)客戶(hù)，建立一套健全的物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度是必不可少的。
二、目的和意義
確保物業(yè)客戶(hù)信息的統(tǒng)一、完整和準(zhǔn)確；
2 、提高物業(yè)服務(wù)效率和水平；
3 、為物業(yè)決策提供可靠的數(shù)據(jù)參考；
4 、加強(qiáng)與物業(yè)客戶(hù)的溝通和合作。
三、檔案建立與管理
1 、檔案建立
�。�1）在客戶(hù)入住物業(yè)前，要求客戶(hù)提供個(gè)人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息，建立客戶(hù)檔案；
�。�2）對(duì)于企事業(yè)單位客戶(hù)，還應(yīng)建立組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記號(hào)等信息，并提供相關(guān)證明文件；
�。�3）對(duì)于租賃客戶(hù)，要求提供租賃合同、租金繳納證明等相關(guān)資料。
2 、檔案管理
�。�1）分類(lèi)管理：根據(jù)檔案類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，如個(gè)人住戶(hù)檔案、企事業(yè)單位客戶(hù)檔案、租賃客戶(hù)檔案等；
（2）檔案編號(hào)：為每個(gè)客戶(hù)檔案分配唯一的檔案編號(hào)，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)和記錄；
（3）檔案整理：定期對(duì)客戶(hù)檔案進(jìn)行整理和清理，確保檔案的完整和準(zhǔn)確；
�。�4）檔案存儲(chǔ)：建立專(zhuān)門(mén)的檔案室進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)檔案進(jìn)行保密、防火、防潮等處理；
�。�5）檔案查閱：保障客戶(hù)合法權(quán)益的前提下，提供方便快捷的檔案查閱服務(wù)。
四、檔案內(nèi)容和更新
1 、基本信息
�。�1）個(gè)人住戶(hù)檔案：包括客戶(hù)姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、住址等；
�。�2）企事業(yè)單位客戶(hù)檔案：包括單位名稱(chēng)、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記號(hào)、聯(lián)系方式、辦公地址等；
�。�3）租賃客戶(hù)檔案：包括租賃合同、租戶(hù)姓名、聯(lián)系方式、租金繳納證明等。
2 、動(dòng)態(tài)信息更新
（1）客戶(hù)遷入、遷出信息；
�。�2）客戶(hù)家庭成員變動(dòng)信息，如婚姻狀況、子女入學(xué)等；
�。�3）客戶(hù)單位經(jīng)營(yíng)情況、稅務(wù)信息等。
五、檔案保密與安全
1 、保密措施
�。�1）對(duì)客戶(hù)檔案中的個(gè)人隱私信息，如身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等進(jìn)行嚴(yán)格保密；
�。�2）嚴(yán)格限制檔案查閱權(quán)限，只允許授權(quán)人員進(jìn)行查閱和使用；
�。�3）加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取檔案信息。
2 、檔案安全措施
�。�1）檔案室要求嚴(yán)格控制出入口，防止非法人員進(jìn)入；
�。�2）檔案室配備專(zhuān)門(mén)的監(jiān)控設(shè)備，保證檔案安全；
（3）定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止檔案丟失或損壞。
六、檔案利用與管理
1 、信息查詢(xún)和報(bào)表
�。�1）客戶(hù)檔案應(yīng)提供方便快捷的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)功能，以滿(mǎn)足物業(yè)日常工作的需要；
（2）定期生成客戶(hù)檔案報(bào)表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。
2 、客戶(hù)服務(wù)與管理
（1）根據(jù)客戶(hù)檔案提供個(gè)性化的服務(wù)和管理；
（2）定期與客戶(hù)進(jìn)行溝通和聯(lián)系，了解客戶(hù)需求和意見(jiàn)；
�。�3）在重要事項(xiàng)變化時(shí)及時(shí)更新客戶(hù)檔案。
七、改進(jìn)措施與建議
1 、不斷優(yōu)化客戶(hù)檔案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶(hù)檔案的電子化管理；
3 、定期組織員工培訓(xùn)，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。
綜上所述，物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度的建立和實(shí)施對(duì)于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)與客戶(hù)的溝通和合作具有重要意義。只有通過(guò)完善的檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶(hù)，提升物業(yè)管理水平。八、檔案管理流程
為了確保物業(yè)客戶(hù)檔案管理的規(guī)范和高效，需要建立一套完整的檔案管理流程。
1 、檔案建立流程
�。�1）接收客戶(hù)信息：物業(yè)管理人員應(yīng)在客戶(hù)入住物業(yè)前，要求客戶(hù)提供個(gè)人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息。
�。�2）檔案登記：將客戶(hù)提供的信息進(jìn)行歸檔，并為每個(gè)客戶(hù)分配唯一的檔案編號(hào)。
（3）信息核實(shí)：核實(shí)客戶(hù)提供的信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，確保檔案信息的可靠性。
�。�4）檔案歸類(lèi)：根據(jù)檔案類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，如個(gè)人住戶(hù)檔案、企事業(yè)單位客戶(hù)檔案、租賃客戶(hù)檔案等。
（5）檔案存儲(chǔ)：將客戶(hù)檔案存放在專(zhuān)門(mén)的檔案室中，做好防火、防潮、防盜等安全措施。
2 、檔案更新流程
�。�1）定期更新：根據(jù)客戶(hù)提供的個(gè)人住戶(hù)或單位信息的變更情況，對(duì)客戶(hù)檔案進(jìn)行定期更新。
�。�2）動(dòng)態(tài)信息更新：包括客戶(hù)遷入、遷出信息、家庭成員變動(dòng)信息等，及時(shí)更新到客戶(hù)檔案中。
�。�3）檔案查閱：對(duì)于需要查閱和使用客戶(hù)檔案的人員，需要經(jīng)過(guò)授權(quán)，并按照相關(guān)流程進(jìn)行查閱，避免檔案信息泄露。
3 、檔案整理和清理流程
�。�1）定期整理：定期對(duì)客戶(hù)檔案進(jìn)行整理和清理，刪除過(guò)期和無(wú)效的檔案信息，保持檔案的完整和準(zhǔn)確性。
�。�2）檔案裝訂：對(duì)于松散的檔案文件，進(jìn)行裝訂和整理，提高檔案的可讀性和保存性。
�。�3）檔案歸檔：將整理好的客戶(hù)檔案按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，確保每個(gè)檔案的存放位置和狀態(tài)清晰可見(jiàn)。
4 、檔案保密和安全流程
�。�1）保密措施：對(duì)客戶(hù)檔案中的個(gè)人隱私信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得泄露和濫用。
�。�2）權(quán)限控制：對(duì)于需要查閱和使用檔案的員工，進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全。
�。�3）檔案安全：加強(qiáng)檔案室的安全防護(hù)，限制非授權(quán)人員的.進(jìn)入，定期檢查檔案室的安全設(shè)施和防護(hù)措施。
九、檔案管理系統(tǒng)引入
為了提高檔案管理的效率和便利性，可以引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶(hù)檔案的電子化管理。
1 、電子檔案建立：建立客戶(hù)檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，并將所有客戶(hù)檔案中的信息進(jìn)行電子化處理，提高信息存儲(chǔ)和檢索的效率。 2 、檔案管理軟件：引入專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶(hù)檔案的全流程管理，包括檔案建立、檔案更新、檔案整理、檔案查閱等功能。
3 、檔案安全措施：對(duì)電子檔案進(jìn)行加密和備份，確保檔案信息的安全性和完整性，防止意外丟失和損毀。
4 、電子檔案查詢(xún)和報(bào)表：通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)，可以方便快捷地進(jìn)行客戶(hù)檔案的查詢(xún)和生成報(bào)表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。
十、員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理
為了提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量，需要進(jìn)行定期的員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理。
1 、培訓(xùn)內(nèi)容：包括檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理軟件的使用等方面的培訓(xùn)。
2 、質(zhì)量評(píng)估：定期評(píng)估檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行改進(jìn)。
3 、績(jī)效考核：將檔案管理人員的檔案管理質(zhì)量和工作效率納入績(jī)效考核體系，激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀表現(xiàn)的人員。
十一、總結(jié)和建議
物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度的建立和實(shí)施對(duì)于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)與客戶(hù)的溝通和合作具有重要意義。通過(guò)健全的檔案管理制度，可以確保物業(yè)客戶(hù)信息的統(tǒng)一、完整和準(zhǔn)確，提高物業(yè)服務(wù)效率和水平，提供可靠的數(shù)據(jù)參考，加強(qiáng)與物業(yè)客戶(hù)的溝通和合作。此外，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶(hù)檔案的電子化管理，可以進(jìn)一步提高檔案管理的效率和便利性。同時(shí)，通過(guò)員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理，可以提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)施檔案管理制度的過(guò)程中，還應(yīng)不斷優(yōu)化流程，提高工作效率，同時(shí)保障檔案的保密和安全性。
綜上所述，只有通過(guò)完善的物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶(hù)，提升物業(yè)管理水平。在未來(lái)的工作中，我們應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作方法，進(jìn)一步提高物業(yè)客戶(hù)檔案管理的水平和質(zhì)量。
物業(yè)檔案管理制度7
一.物業(yè)管理檔案建立與管理規(guī)定:
1.項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由管理處行政人事助理專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及用戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可,他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閱、復(fù)印專(zhuān)管部分檔案資料的,需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書(shū)面確認(rèn),如有違反的做泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管責(zé)任人將做適當(dāng)處分。
9.物業(yè)檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的',對(duì)物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的,管理處將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
物業(yè)檔案管理制度8
物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
第一章、總則
檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章、檔案分類(lèi)
一、綜合類(lèi)
�。ㄒ唬┕景l(fā)起人協(xié)議書(shū)、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報(bào)告、可行性報(bào)告，各種請(qǐng)示、申請(qǐng)報(bào)告、評(píng)審意見(jiàn)書(shū)、認(rèn)股書(shū)等；
�。ǘ┕揪幬奶�(hào)的全部文件；
�。ㄈ┕竟蓶|會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、專(zhuān)業(yè)委員會(huì)、總裁辦公會(huì)、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì)等會(huì)議文件；
（四）公司大型活動(dòng)策劃方案及有關(guān)資料，制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù)；
（五）公司的各種請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)部門(mén)的批復(fù)；
�。┘瘓F(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問(wèn)題的文件；
�。ㄆ撸┱骷�(jí)部門(mén)發(fā)送的文件；
�。ò耍┕绢I(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)錄，辦公會(huì)議記錄，黨委會(huì)議記錄及其它研究重大問(wèn)題的`會(huì)議記錄；
�。ň牛┙榻B信、信函存根、電報(bào)底稿；
（十）公司檔案的交接清冊(cè)和銷(xiāo)毀清冊(cè)；
�。ㄊ唬└髀毮懿块T(mén)、綜合類(lèi)檔案目錄。
二、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)
（一）各職能部門(mén)管理文件、重要資料目錄；
�。ǘ┕鞠逻_(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況；
�。ㄈ┕靖鞑拷�(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)；
（四）公司和業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)外簽訂的協(xié)議、合同；
（五）上級(jí)部門(mén)制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。
三、財(cái)務(wù)類(lèi)
（一）年度審計(jì)報(bào)告；
（二）年初預(yù)算報(bào)告；
�。ㄈ┴�(cái)務(wù)分析報(bào)告；
�。ㄋ模┴�(cái)務(wù)存檔資料、文件目錄。
四、人事類(lèi)
�。ㄒ唬┕绢I(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報(bào)及上級(jí)批復(fù)；
�。ǘ┕局袑痈刹康娜蚊�、部室人員編制及花名冊(cè)
�。ㄈ┞毠お�(jiǎng)懲情況記錄；
�。ㄋ模┞毠さ霓D(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；
�。ㄎ澹﹦趧�(dòng)工資報(bào)表（年報(bào)）；
（六）有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)基金和福利基金的開(kāi)支情況資料
五、行政類(lèi)
�。ㄒ唬┕潭ㄙY產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊(cè)報(bào)表和資料；
�。ǘ┗üこ痰纳陥�(bào)、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；
�。ㄈ┵�(gòu)買(mǎi)固定資產(chǎn)計(jì)劃、資料。
六、工程類(lèi)
接管物業(yè)的工程資料，在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。
備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門(mén)或二級(jí)公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類(lèi)大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
三、各職能部門(mén)和二級(jí)公司、控股公司管理的檔案報(bào)送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門(mén)窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲(chóng)、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施進(jìn)行處理。
六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對(duì)每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第四章、檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員，必須對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。
四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺(jué)辦理借閱手續(xù)，認(rèn)真填寫(xiě)檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實(shí)行部門(mén)立卷，各職能部門(mén)、二級(jí)公司、控股公司按照檔案分類(lèi)大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時(shí)間：各部門(mén)、二級(jí)公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級(jí)下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會(huì)計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部存檔。
三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規(guī)定各職能部門(mén)和二級(jí)公司、控股公司須認(rèn)真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。
二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門(mén)和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失的對(duì)直接責(zé)任者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。
物業(yè)檔案管理制度9
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復(fù)印專(zhuān)管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn),如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料,業(yè)主、用戶(hù)單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話(huà)、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶(hù)個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶(hù)及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專(zhuān)人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書(shū)因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權(quán)人士,方可代為執(zhí)行以上事務(wù)4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話(huà)、員工個(gè)人聯(lián)系電話(huà)、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類(lèi)物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時(shí)一周。
實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn),嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。
6.發(fā)布的各類(lèi)通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。
7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí),主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密,對(duì)于任何人士不正常的`打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主、業(yè)戶(hù)或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
三、物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:
1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗(yàn)收合格文件;3.)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶(hù)單元二次裝修圖則及審批手續(xù);2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;3、業(yè)戶(hù)資料:
1)入伙情況記錄;2)業(yè)主(租戶(hù))情況登記(包括名稱(chēng)、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶(hù)手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);
2)物業(yè)管理公司各類(lèi)管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3.)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類(lèi):
1)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備要有專(zhuān)門(mén)的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;2)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶(hù)維修保修單,維修后應(yīng)有回訪(fǎng)記錄;
6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類(lèi):
1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門(mén)水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告,清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;
5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;
6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄,煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;
7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類(lèi):
1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況3.)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議)
(八)依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別為公司、部門(mén)管理,專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。
公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過(guò)抽查,應(yīng)有部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求,及時(shí)分類(lèi)、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。
3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷(xiāo)毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。
確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后,立即歸入檔卷。
物業(yè)檔案管理制度10
一、總則
（一）為全面增強(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特?cái)M訂本制度。
�。ǘ┍局贫人傅臋n案資料是指企業(yè)及部下客戶(hù)服務(wù)部門(mén)建立以來(lái)，在經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的，擁有查閱、利用價(jià)值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書(shū)、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶(hù)資料以及音像、圖表等檔案資料。
（三）檔案資料工作的基來(lái)源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶(hù)服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。
二、人員裝備
（四）企業(yè)檔案采納分級(jí)管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶(hù)服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶(hù)服務(wù)中心均需建立獨(dú)立的檔案室。
�。ㄎ澹┪飿I(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專(zhuān)責(zé)人員，部下的各客戶(hù)服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。
三、檔案資料的采集和整理
�。┪飿I(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。
1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。
2.文件、公文、工作計(jì)劃、上司來(lái)文以及國(guó)家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門(mén)等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密
關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。
3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過(guò)和辦理過(guò)程記錄及有關(guān)資料。
4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門(mén)對(duì)企業(yè)進(jìn)行檢查的書(shū)
面及取證資料以及企業(yè)固定財(cái)產(chǎn)有關(guān)資料。
5.人事檔案資料。
6.實(shí)物、聲像類(lèi)檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交
企業(yè)檔案管理部門(mén)，自行保留時(shí)要注意保護(hù)完好性。
7.榮譽(yù)類(lèi)檔案等其余各樣檔案資料。
（七）各客戶(hù)服務(wù)中心管理自己樓盤(pán)、業(yè)主和經(jīng)營(yíng)有關(guān)的檔案和
資料，主要包含以下內(nèi)容。
1.客戶(hù)服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。
2.小區(qū)基本狀況資料。
（1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。
�。�2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿(mǎn)狀況、接收文件。
（3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書(shū)、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報(bào)告、圖紙會(huì)審記錄、完工查收證明書(shū)、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。
3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書(shū)、住戶(hù)家庭狀況登記表、房子交接單、住戶(hù)入住合約、身份證明資料以及裝飾申請(qǐng)表等，業(yè)戶(hù)資料一定妥當(dāng)保留并實(shí)時(shí)更新。
4.平時(shí)管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。
�。�1）人事管理有關(guān)資料�？蛻�(hù)服務(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱(chēng)等文件。
�。�2）各部門(mén)平時(shí)的值班記錄，各樣來(lái)往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書(shū)資料。
（3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺(tái)賬和設(shè)備資料等。
（4）物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。各客戶(hù)服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。
�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書(shū)、公證書(shū)、證明、報(bào)告、分戶(hù)圖等。
（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。
（7）各客戶(hù)服務(wù)中心或個(gè)人參加各樣活動(dòng)的資料。
5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。
四、檔案資料的移交和歸檔
�。ò耍┵Y料移交前管理。
1.各客戶(hù)服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。
2.各客戶(hù)服務(wù)中心一定將檔案資料分類(lèi)寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿(mǎn)。
3.各客戶(hù)服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類(lèi)寄存。
�。ň牛n案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。
1.資料移交前，各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類(lèi)整理好，并填寫(xiě)檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。
2.進(jìn)行移交時(shí)，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對(duì)移交的資料，確立無(wú)誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門(mén)公章。
3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶(hù)服務(wù)中心交接人各保存一份。
4.對(duì)換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。
�。ㄊw檔。主要有以下要求。
1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶(hù)服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時(shí)、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。
2.將需要?dú)w檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類(lèi)擺列，并加蓋檔號(hào)章、裝盒，編制檔案目錄。
3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的.文件原則上一律為原件，必需時(shí)復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。
4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊備完好。
5.實(shí)物類(lèi)、聲像類(lèi)檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。
�。ㄊ唬w檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計(jì)匯總各客戶(hù)服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對(duì)各客戶(hù)服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。
五、檔案資料的借閱和使用
在進(jìn)行檔案資料借閱使用時(shí)，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級(jí)資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。
（十三）檔案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。
1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時(shí)送還，并實(shí)時(shí)辦理清戶(hù)手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問(wèn)責(zé)辦理，在借閱時(shí)期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。
2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無(wú)損，不得在檔案資料上涂改、畫(huà)線(xiàn)、標(biāo)記等。
3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對(duì)。
4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。
�。ㄊ模┮⒁獗Ｗo(hù)業(yè)主和住戶(hù)的個(gè)人信息，業(yè)主個(gè)人信息檔案在有關(guān)客戶(hù)服務(wù)中心的檔案庫(kù)中，如需調(diào)用含有業(yè)主個(gè)人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶(hù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷(xiāo)毀狀況。
六、檔案資料管理和判定
�。ㄊ澹┪飿I(yè)企業(yè)及各客戶(hù)服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫(kù)房等，一定保證有相對(duì)獨(dú)立的空間，并能保證資料的安全與齊備。
1.庫(kù)房要相對(duì)獨(dú)立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫等功能，庫(kù)房?jī)?nèi)和庫(kù)房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險(xiǎn)物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。
2.庫(kù)房?jī)?nèi)全力按分類(lèi)設(shè)置，檔案資料按類(lèi)型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶(hù)垂直，防止陽(yáng)光直射，將全部檔案架一致編號(hào)，編制檔案資
料寄存地點(diǎn)索引。
（十七）檔案資料統(tǒng)計(jì)，詳細(xì)要求以下
1.物業(yè)企業(yè)及各客戶(hù)服務(wù)中心要在每年12月31日前對(duì)檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶(hù)服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)給客戶(hù)服務(wù)部負(fù)責(zé)人。
3.統(tǒng)計(jì)工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實(shí)質(zhì)。
�。ㄊ耍n案資料的判定，包含以下要求
1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷(xiāo)毀。
2.經(jīng)判定后仍沒(méi)法確立其保留價(jià)值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。
3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時(shí)，需附帶工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷(xiāo)毀。
1.經(jīng)判定后贊同銷(xiāo)毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷(xiāo)售。
2.銷(xiāo)毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷(xiāo)人，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷(xiāo)毀的檔案資料。銷(xiāo)毀完成須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上署名。
3.檔案資料管理員應(yīng)實(shí)時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。
七、獎(jiǎng)罰
�。ǘ┢髽I(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門(mén)和個(gè)人賜予相應(yīng)表彰或獎(jiǎng)賞等。
�。ǘ唬╆P(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對(duì)檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。
（二十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫(xiě)、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。
八、附則
�。ǘ┍竟芾碇贫扔善髽I(yè)客戶(hù)服務(wù)部訂正，自覺(jué)布之日起實(shí)行。
物業(yè)檔案管理制度11
1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容
業(yè)主入伙資料
業(yè)戶(hù)家庭資料
業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話(huà)
包括:正常情況下的聯(lián)系電話(huà)和緊急情況下的聯(lián)系電話(huà),如家庭電話(huà)、單位電話(huà)、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等。
業(yè)戶(hù)室內(nèi)裝修管理資料
包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過(guò)程情況記錄、管線(xiàn)變動(dòng)情況等。
業(yè)戶(hù)日常維修資料
包括:維修、維修回訪(fǎng)等記錄情況。
業(yè)戶(hù)反饋資料
包括:服務(wù)質(zhì)量回訪(fǎng)記錄、業(yè)戶(hù)投訴及處理記錄、業(yè)戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)、統(tǒng)計(jì)記錄等。
2、物業(yè)檔案管理的具體措施
業(yè)戶(hù)檔案資料是在業(yè)戶(hù)入伙以后逐步建立起來(lái)的,其內(nèi)容包括業(yè)戶(hù)的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
(1)業(yè)戶(hù)檔案的收集
物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)業(yè)戶(hù)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來(lái)源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶(hù)一戶(hù)一檔。
(2)業(yè)戶(hù)權(quán)籍資料管理
從業(yè)戶(hù)入伙開(kāi)始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶(hù)權(quán)籍狀況,為業(yè)戶(hù)需求提供服務(wù)。
(3)業(yè)戶(hù)檔案的整理
各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來(lái)源進(jìn)行分類(lèi),做到條理清晰、便于查閱。
(4)業(yè)戶(hù)檔案的歸檔
xxx華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的`業(yè)戶(hù)資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類(lèi)有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
(5)檔案的利用
為業(yè)戶(hù)服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶(hù)管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
(6)業(yè)戶(hù)檔案的管理
業(yè)戶(hù)檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶(hù)檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。
物業(yè)檔案管理制度12
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引，檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復(fù)印專(zhuān)管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶(hù)單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話(huà)、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶(hù)個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶(hù)及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書(shū)因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)
4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話(huà)、員工個(gè)人聯(lián)系電話(huà)、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5.公司制定的各類(lèi)物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。
6.發(fā)布的各類(lèi)通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過(guò)時(shí)收回。
7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的.法律意識(shí)，主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶(hù)或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
三、物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:
1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);
2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗(yàn)收合格文件;
3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶(hù)單元二次裝修圖則及審批手續(xù);
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;
3、業(yè)戶(hù)資料:
1)入伙情況記錄;
2)業(yè)主(租戶(hù))情況登記(包括名稱(chēng)、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶(hù)手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);
2)物業(yè)管理公司各類(lèi)管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類(lèi):
1)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備要有專(zhuān)門(mén)的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;
2)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶(hù)維修保修單，維修后應(yīng)有回訪(fǎng)記錄;
6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類(lèi):
1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;
2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門(mén)水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;
5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;
6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;
7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類(lèi):
1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;
2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況
3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議)
x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
x保安值班記錄
x設(shè)備值班與巡檢記錄
x管理工作計(jì)劃與報(bào)告
x工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告
x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函
x用戶(hù)報(bào)修與投訴處理記錄
x承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄
物業(yè)檔案管理制度13
1、目的
使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、適用范圍
公司所有檔案的管理。
3、公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部重要文件；公司對(duì)外往來(lái)的各類(lèi)公文；公司內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，以便查找；財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)：由綜合文員負(fù)責(zé)從報(bào)刊雜志及政府來(lái)文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類(lèi)文件夾，并每季度核對(duì)或動(dòng)議更改文件。
3.3重要資料：由綜合文員負(fù)責(zé)收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類(lèi)文件夾。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1內(nèi)部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類(lèi)文件。
3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。
3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。
3.4.4重要通知及通報(bào)：公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會(huì)議紀(jì)要：總經(jīng)理辦公例會(huì)、部門(mén)經(jīng)理例會(huì)和以公司名義組織的專(zhuān)題會(huì)。
3.4.6以公司名義簽定的各類(lèi)合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等。
3.4.7各部門(mén)呈報(bào)的工作計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果，并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對(duì)外往來(lái)的各類(lèi)公文：主要包括政府部門(mén)往來(lái)文、上級(jí)公司往來(lái)文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文、外來(lái)商函及復(fù)函等，由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復(fù)�。何飿I(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。
4、各部門(mén)文檔資料管理
4.1各部門(mén)文件分類(lèi)及編制要求：
4.1.1各類(lèi)文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。
4.1.2通常情況下，文件標(biāo)題定為三號(hào)黑體字，文件編號(hào)為小四號(hào)黑體字，文件內(nèi)容為小四號(hào)宋體字。
4.1.3公司各部門(mén)（含職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及臨時(shí)成立的工作小組等）常用文件類(lèi)別：
�。�1）人事類(lèi)：包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報(bào)、通知等。
�。�2）行政類(lèi)：包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報(bào)、通知、活動(dòng)計(jì)劃。
�。�3）通知類(lèi)：內(nèi)部各類(lèi)通知。
�。�4）培訓(xùn)類(lèi)：培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案、考核及效果評(píng)估等。
�。�5）會(huì)議類(lèi)：部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議、業(yè)委會(huì)會(huì)議等。
�。�6）合同、協(xié)議類(lèi)：部門(mén)簽定的合同（租賃合同、買(mǎi)賣(mài)合同等）。
�。�7）對(duì)外文件類(lèi)：
①對(duì)政府部門(mén)、上級(jí)單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等；
�、趯�(duì)客戶(hù)發(fā)文等：
�、燮渌�(lèi)：如電話(huà)表、名單、啟示等。
4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料：
4.2.1發(fā)展商提供的.資料：
�。�1）產(chǎn)權(quán)資料；
�。�2）技術(shù)資料（含圖紙）；
�。�3）交接手續(xù)及清單等。
4.2.2文檔收集及整理：各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。
4.3各類(lèi)文件更改要求：
各類(lèi)文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時(shí)在新文件上注明'以此文件為準(zhǔn)'。
4.4各類(lèi)文件發(fā)放要求：
4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級(jí)別，通常應(yīng)包括以下幾類(lèi)：
�。�1）部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員閱；
�。�2）主管級(jí)以上人員閱；
�。�3）內(nèi)部傳閱；
�。�4）張?zhí)?/p>
4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。
4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同（協(xié)議書(shū)）、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作，禁止外來(lái)人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理：
4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲(chǔ)存及管理工作，各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類(lèi)別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類(lèi)保存各類(lèi)文件，重要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書(shū)、重要會(huì)議紀(jì)要等）須加密，且以光盤(pán)備份，并指定專(zhuān)人保管，管理情況須在部門(mén)經(jīng)理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報(bào)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書(shū)及經(jīng)客戶(hù)確認(rèn)的文件，除以電腦文檔儲(chǔ)存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專(zhuān)柜，核對(duì)件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異�；虮槐I、丟失等情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
物業(yè)檔案管理制度14
1.客戶(hù)檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。
2.客戶(hù)資料按單元號(hào)一戶(hù)一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶(hù)檔案文件柜內(nèi)。
3.每個(gè)客戶(hù)檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門(mén)鎖、電話(huà)、車(chē)位、水牌、客戶(hù)加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶(hù)的資料須及時(shí)裝訂另存。
4.每個(gè)客戶(hù)檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶(hù)檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶(hù)的公司名稱(chēng)吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶(hù)檔案，對(duì)已裝訂好的退租客戶(hù)資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7.客戶(hù)檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶(hù)檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶(hù)檔案管理系統(tǒng)，將客戶(hù)各類(lèi)資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度
一。制度內(nèi)容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的.客戶(hù)信息系統(tǒng)，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二。管理目標(biāo)
客戶(hù)檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三。適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。
一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：
1. 收集客戶(hù)單位資料
2. 客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3. 客戶(hù)裝修工程文件
4. 客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶(hù)資料補(bǔ)充
6. 客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8. 客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9. 客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10. 客戶(hù)維修記錄
11. 客戶(hù)投訴記錄
12. 客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四。注意事項(xiàng)
1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調(diào)與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；
3. 做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；
4. 接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴；
5. 接聽(tīng)客戶(hù)工程報(bào)修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。
物業(yè)檔案管理制度15
(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統(tǒng)一管理。
(2)設(shè)備維修檔案按強(qiáng)電、弱電、機(jī)管、電梯、空調(diào)、裝修、用戶(hù)單元內(nèi)設(shè)施分類(lèi)。
(3)用戶(hù)單元維修檔案用標(biāo)簽按不同檔案分開(kāi)，其他檔案按類(lèi)別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。
(4)文員根據(jù)返回工程部的維修單每天填寫(xiě)維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的'“維修管理”項(xiàng)目。
(5)文員每天核對(duì)發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。
(6)文員每月對(duì)維修檔案記錄、維修單等進(jìn)行整理，并分類(lèi)歸檔。
(7)維修檔案為評(píng)估大廈設(shè)備運(yùn)行情況和用戶(hù)室內(nèi)設(shè)備狀況的根據(jù)，應(yīng)妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項(xiàng)目保存期至少為兩年。過(guò)期檔案由工程部經(jīng)理、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷(xiāo)毀。
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