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文書(shū)檔案管理制度
在社會(huì)一步步向前發(fā)展的今天,越來(lái)越多人會(huì)去使用制度,制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么什么樣的制度才是有效的呢?下面是小編收集整理的文書(shū)檔案管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
文書(shū)檔案管理制度1
一、收文制度
1、凡公司收到的文件、函、電報(bào)均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記(函、電報(bào)直接分送有關(guān)部門(mén)),及時(shí)送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批,部門(mén)閱辦,并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時(shí)收回歸檔,送各部門(mén)的文件,由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管,閱后及時(shí)送還。
2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén)及時(shí)閱文,凡需收回的文件如數(shù)退回,不得積壓、丟失。
3、外出參加會(huì)議帶回的公文應(yīng)交文書(shū)登記,個(gè)人不得保存任何文件。
二、發(fā)文制度
1、凡以公司名義發(fā)出的公文,擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿,由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字,統(tǒng)一送秘書(shū)核稿,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)(屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā),屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)),由文書(shū)統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)交兩份給文書(shū)統(tǒng)一收集管理。
2、公司會(huì)簽外單位文件,經(jīng)相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)審核后會(huì)簽。外單位會(huì)簽公司的文稿,由相關(guān)部門(mén)起草,秘書(shū)核稿,公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,再送有關(guān)部門(mén)會(huì)簽。
3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書(shū)統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)。
三、檔案管理制度
。ㄒ唬w檔范圍
1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
2、重要會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
3、公司在發(fā)展過(guò)程中獲得的被國(guó)家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書(shū)材料等。
4、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料(即內(nèi)部文件),如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門(mén)管理職能性文件、部門(mén)崗位職責(zé)等。
5、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
6、公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)間的往來(lái)文件(即外部文件),包括請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的'批復(fù)、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件。
7、公司及各部門(mén)的年度工作計(jì)劃、總結(jié)。
8、本公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
9、信訪(fǎng)工作材料。
10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū),房屋買(mǎi)賣(mài)、租賃協(xié)議,資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。
11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
12、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
13、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評(píng)審材料。
。ǘw檔時(shí)間
1、各部門(mén)應(yīng)主動(dòng)在每年元月底將上年度具有保存價(jià)值的文件資料移送文書(shū)檔案室。任何部門(mén)或個(gè)人不能把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有,或者拒絕歸檔。
2、每年六月份之前,各部門(mén)向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門(mén)文書(shū)檔案,并辦理移交手續(xù)。
3、凡是有法律效用的文件材料,一生效就歸檔。
4、基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,三個(gè)月內(nèi)歸檔。
(三)歸檔要求
1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤(pán)、錄音帶、錄像帶,都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理,保持有機(jī)聯(lián)系。
2、歸檔的書(shū)面文件資料手寫(xiě)文稿,不得用圓珠筆、復(fù)寫(xiě)筆、彩色筆書(shū)寫(xiě),不得采用紅墨水書(shū)寫(xiě)。出現(xiàn)上述情況,文書(shū)應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。
。ㄋ模n案管理
1、檔案管理:依據(jù)檔案、來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類(lèi)別,案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管:公司設(shè)立專(zhuān)用文件庫(kù)保存檔案,定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況,對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
3、檔案的鑒定:從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、程序、名稱(chēng)鑒別、檔案價(jià)值,確定各類(lèi)檔案的保管期限,編制成表。
4、檔案的銷(xiāo)毀:文書(shū)檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種,超過(guò)保管期限的文書(shū)檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,編制銷(xiāo)毀清冊(cè),辦理銷(xiāo)毀手續(xù),方能銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀要有二人以上監(jiān)銷(xiāo),并在清冊(cè)上簽字。
。ㄎ澹n案利用
1、凡需調(diào)閱檔案,均須填寫(xiě)檔案借閱單,并在“檔案借閱登記簿”上登記,注明借閱檔案的名稱(chēng)、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。
2、檔案利用方式有:提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻(xiàn)索引資料。
3、借閱人員不準(zhǔn)隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句,不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能摘抄和復(fù)制。
4、依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī),做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。
文書(shū)檔案管理制度2
1、文書(shū)立卷
每年年初機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類(lèi)目,根據(jù)案卷類(lèi)目做好平時(shí)的文件收集、分類(lèi)工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上,將文件按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi)。
①分年度。將文件按其形成的年度分開(kāi)。
、诜旨(jí)別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)。對(duì)互相聯(lián)系緊密的文件,如上級(jí)的批復(fù)、下級(jí)的請(qǐng)示應(yīng)放在一起。
、鄯謾C(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門(mén)分開(kāi)。
④分問(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。
、莘制谙。根據(jù)《文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》,將文件按不同的保管期限分開(kāi)。
在文書(shū)分類(lèi)的基礎(chǔ)上,根據(jù)實(shí)際情況,靈活運(yùn)用文件各特征(問(wèn)題、作者、時(shí)間、地區(qū)、文件名稱(chēng)、文件往來(lái)機(jī)關(guān)),分別組合成若干個(gè)案卷。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題,簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來(lái)后,根據(jù)卷內(nèi)文件時(shí)間、重要程序、問(wèn)題、作者、地區(qū)、文件名稱(chēng)、文書(shū)往來(lái)機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫(xiě)卷內(nèi)文件的頁(yè)號(hào);填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物,裝訂案卷;填寫(xiě)案卷封面,包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁(yè)數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號(hào)等。
2、檔案管理
將檔案庫(kù)房的檔案柜、架科學(xué)排列編號(hào)。保持庫(kù)房?jī)?nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫(kù)房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施,避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲(chóng)、鼠等對(duì)檔案的危害。
3、檔案利用
準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等,并積極開(kāi)展檔案史料的'編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件,需經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn);對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記,然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時(shí)間。借閱檔案,應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記薄《檔案利用效果登記表》,以便存查。對(duì)借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫(kù)。
4、檔案統(tǒng)計(jì)
建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào),及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門(mén)。
5、檔案鑒定
根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,制定檔案保管期限表,由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員組成鑒定小組,定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件,對(duì)歸檔文件確定其保管期限。對(duì)保管期限已經(jīng)滿(mǎn)10年的檔案,移交市檔案館保存。對(duì)會(huì)議形成的資料、市政協(xié)大事記、常委會(huì)議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
文書(shū)檔案管理制度3
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、 文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。
3、 制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě),統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳,寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無(wú)歧義。
4、 根據(jù)文件屬性、類(lèi)別,對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),根據(jù)編號(hào)定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無(wú)誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門(mén)校對(duì),校對(duì)無(wú)誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的.文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理,定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。
6、 各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對(duì)有密級(jí)程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門(mén)、名稱(chēng)等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。
9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀,需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)
1、 內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
3、 借閱流程:提出申請(qǐng),辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
(二) 文書(shū)管理制度
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、 文書(shū)管理范圍包括:一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(shū)(學(xué)習(xí)資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào))、宣傳資料、各類(lèi)應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料。
3、 除通知外,一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式,但必須標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書(shū)具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。
4、 根據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理,定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規(guī)范
1、 根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排,起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū),張貼公示學(xué)習(xí)。
2、 按照文書(shū)管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》,所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。
3、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書(shū),需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。
4、 按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對(duì)照編號(hào)列出整理清單。
5、 根據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性,對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀;須上級(jí)審批同意,方可銷(xiāo)毀。
6、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,若發(fā)現(xiàn)文書(shū)丟失,辦公室人員必須查明原因,如實(shí)向主管部門(mén)報(bào)告,若未查明原因,則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。
7、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。
第三條 流程設(shè)計(jì)
起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè),及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯、傳遞文書(shū)資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。
2、 檔案管理范圍:公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。
3、 根據(jù)文書(shū)整理和文件整理編號(hào),對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。
第二條 制度規(guī)范
1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復(fù)、定稿等。
2、 所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理,根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書(shū)材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。
3、 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對(duì)照編目,列出清單。
4、 各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過(guò)后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。
第三條 流程設(shè)計(jì)
根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退
文書(shū)檔案管理制度4
一、醫(yī)院所有文件、信函、簡(jiǎn)報(bào)及其它資料等,統(tǒng)一由辦公室專(zhuān)人實(shí)行歸檔規(guī)范管理。
二、醫(yī)院收文程序是:各科室在接收到相關(guān)文件(含外出開(kāi)會(huì))時(shí)必須先交辦公室,由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào),呈送醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)閱批,不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后,統(tǒng)一由辦公室保存,相關(guān)科室保存復(fù)印件。
三、醫(yī)院發(fā)文程序是:各承辦科室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)起草文件,文件起草后,按報(bào)批程序報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、院長(zhǎng)簽發(fā)。擬文科室必須按照領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿認(rèn)真校對(duì)后交辦公室把關(guān),并統(tǒng)一編號(hào),統(tǒng)一印制。凡未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或院長(zhǎng)簽發(fā)的文件,辦公室不予編號(hào);文件印制必須規(guī)范、清晰、整潔,蓋章后,要連同簽發(fā)稿、附件等一式三份入檔保存。
四、擬文科室要注重提高公文質(zhì)量,格式規(guī)范,字跡工整,確保公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。各科室的文件要妥善保管,不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過(guò)程中形成的廢頁(yè)、廢件應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)科室及時(shí)銷(xiāo)毀。
五、辦公室要對(duì)所有文件、檔案及各種資料在年底時(shí)分類(lèi)登記、整理裝訂、入檔保存。外出開(kāi)會(huì)或從上級(jí)機(jī)關(guān)帶回的.文件,及時(shí)交辦公室專(zhuān)人進(jìn)行登記入檔保存。未經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)允許,各股室不得擅自復(fù)印、摘印涉密文件和資料。
六、外單位查閱檔案資料時(shí),須說(shuō)明查閱的范圍及用途,經(jīng)院長(zhǎng)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時(shí),要通過(guò)辦公室查閱,閱后及時(shí)歸檔。
七、嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。各種秘密文件、檔案、統(tǒng)計(jì)資料、編制信息、會(huì)議記錄等,都由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理,保守秘密。需銷(xiāo)毀的文件資料,要進(jìn)行清理登記,通過(guò)一定方式徹底銷(xiāo)毀。
八、對(duì)違反保密紀(jì)律,丟失文件檔案造成失密、泄密的人員,給予批評(píng)教育。情節(jié)嚴(yán)重的,建議給予黨紀(jì)、政紀(jì)處分,故意泄密造成嚴(yán)重后果的,要追究其法律責(zé)任。
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